LE COURIER SORTANT TRAITÉ PLUS EFFICACEMENT EN 5 ÉTAPES
La numérisation s’impose de plus en plus dans notre quotidien, et nombreuses sont les entreprises qui investissent dans des solutions de communication numérique afin d’être en conformité avec la législation ou d’optimiser les échanges avec leurs clients par exemple. Certaines entreprises, cependant, continuent d’envoyer leur courrier de la manière classique. Le traitement de cette montagne de documents officiels, factures, relances et lettres de mise en demeure leur coûte malheureusement énormément de temps et d’argent. Il y a quelques années, le Centre for Economics and Business Research Ltd (Cebr) a publié un rapport selon lequel les entreprises pourraient économiser en moyenne 5 400 millions d’euros en sous-traitant certaines tâches d’impression. Il en va de même pour l’impression du courrier sortant.
L’externalisation des tâches liées au courrier de votre entreprise permet de traiter celui-ci plus efficacement et de façon plus avantageuse. Chez EasyPost, nous avons mis au point, par exemple, EasyPrint, une solution de traitement du courrier efficace, par laquelle vous sous-traitez quelques tâches comme l’impression de votre courrier. Dans ce blog, nous passons en revue les 5 étapes du processus de traitement du courrier.
1. Vérifiez l’exactitude des informations d’expédition
Cela paraît logique, mais cette étape est essentielle pour traiter efficacement votre courrier sortant. En effet, les documents risquent de ne pas arriver chez le bon destinataire ou d’être renvoyés si les informations d’expédition sont incorrectes. Étant donné qu’il s’agit, dans la plupart des cas, de documents sensibles, il est essentiel de faire en sorte qu’un maximum de plis soient distribués correctement par La Poste. Il est dès lors très important que votre fichier clients soit mis à jour en permanence.
2. Sélectionnez les documents exacts et choisissez une mise en page appropriée
L’étape suivante du processus de traitement du courrier consiste à sélectionner les documents exacts à envoyer. Vient ensuite la mise en page de vos documents et enveloppes. Vous avez toujours la possibilité d’apporter des modifications à votre identité graphique. Le cas échéant, vous devez uniquement fournir le résultat final à votre partenaire d’externalisation.
3. L’entreprise postale externe reçoit le courrier sortant
Après avoir sélectionné les documents à expédier ainsi que leur mise en page, vous les envoyez par le biais d’un système numérique à votre partenaire pour la gestion du courrier. Celui-ci reçoit toujours votre courrier sortant dans un environnement sécurisé en HTTPS://. Le processus est intégralement in-line et aucun collaborateur n’a accès au contenu de votre courrier sortant, puisqu’il n’y a aucune intervention humaine sur la chaine de production, sauf pour charger le papier et les enveloppes.
4. Traitement du courrier sortant par votre partenaire d’externalisation
L’entreprise postale commence à traiter votre courrier sortant dès sa réception. Les documents sont imprimés avec soin dans un seul flux et glissés dans une enveloppe qui est ensuite affranchie.
5. Le courrier est transmis au fournisseur en vue de sa distribution
Pour terminer, votre courrier sortant est transmis à La Poste, qui en assure la distribution au destinataire.
L’externalisation de ces étapes vous permet de gagner du temps et de l’argent. En effet, vous n’avez plus besoin de collaborateurs pour traiter le courrier de l’entreprise et vos coûts d’impression sont considérablement réduits. Par ailleurs, vous ne devez plus acheter, louer ou entretenir vous-même une machine à affranchir, vous procurer des enveloppes, etc. Une méthode de traitement du courrier efficace comme celle-ci vous permet en outre de profiter de tarifs d’impression et d’expédition intéressants chez votre partenaire postal.
Vous souhaitez en savoir plus sur la façon de traiter plus efficacement votre courrier sortant avec une solution comme EasyPrint ? Ou vous êtes à la recherche d’un partenaire postal expérimenté pour traiter et expédier le courrier de votre entreprise ? Contactez-nous vite ! Nos consultants se feront un plaisir d’examiner avec vous les différentes options permettant de traiter le plus efficacement possible votre courrier sortant.
