AUTOMATISATION DE L’ENVOI DE VOTRE COURRIER : MODE D’EMPLOI
Si aujourd’hui les flux se numérisent de plus en plus, de nombreuses entreprises envoient encore du courrier classique au quotidien. Par exemple, les sociétés de recouvrement, les écoles, les notaires et cabinets d’avocats expédient chaque jour des documents par la poste. Comme vous pouvez l’imaginer, la préparation de cette correspondance demande énormément de temps et d’argent.
Cependant, les entreprises tendent à se concentrer de plus en plus sur les nouvelles technologies de communication et sur l’optimisation de leurs processus. Nous vous proposons donc une alternative afin de traiter efficacement et rapidement vos courriers sortants. Cette solution alternative ou complémentaire s’appelle EasyPrint. EasyPrint permet d’automatiser en un seul flux le traitement de vos courriers sortants.
Les machines d’envoi de courrier sont pratiques, mais pas optimales
Au fil des ans, des avancées majeures ont été réalisées dans le traitement et l’automatisation du courrier. Le traitement manuel a été remplacé par toutes sortes de machines pour l’envoi de courrier : trieuses, découpeuses, machines de mise sous pli ou encore les célèbres machines à affranchir. Toutes ces machines très pratiques permettent de faire gagner du temps à l’opérateur mais elles ne prennent malheureusement pas en charge le processus intégral de traitement du courrier. En effet, des opérateurs restent indispensables pour commander les machines et assurer le suivi du courrier d’un processus à l’autre. Il en résulte une perte de temps importante pour des tâches qui n’ont pas une forte valeur ajoutée pour votre entreprise.
De plus, cette automatisation partielle de l’envoi du courrier représente un budget important. En effet, l’entreprise doit elle-même louer ou acheter une machine à affranchir ainsi qu’une machine de mise sous pli et les entretenir, sans oublier l’achat du papier, des enveloppes, de l’encre, etc.
Automatisation de l’envoi de votre courrier par un partenaire expérimenté
Pour éviter ces frais élevés et la perte d’un temps précieux, vous pouvez toujours confier l’expédition de votre courrier à un partenaire expérimenté, qui a recours à des technologies innovantes pour automatiser l’envoi de votre courrier. Chez EasyPost, nous avons mis au point EasyPrint, une solution globale pour l’envoi de votre courrier. Il vous suffit de nous transmettre numériquement les documents à envoyer ainsi que la mise en page souhaitée du document et de l’enveloppe. Nous traitons le tout dans un environnement numérique sécurisé et nous chargeons du processus d’expédition du courrier. Nous utilisons en outre une méthode de travail in-line afin de garantir la confidentialité de vos données. Il n’y a pas la moindre intervention humaine au niveau de la chaine de production, si ce n’est pour gérer les stocks de papier et d’enveloppes mis à disposition des machines.
Nous imprimons tous les documents et les glissons dans des enveloppes qui sont ensuite affranchies. Une fois le pli reconstitué, nous confions votre courrier à notre partenaire, La Poste, qui se charge de la distribution.
Vous épargnez beaucoup de temps et d’argent et n’avez plus de frais d’impression et d’achat pour le papier et les enveloppes. Et ce n’est pas tout : étant donné les grandes quantités de courrier à traiter, vous bénéficiez d’un tarif avantageux pour l’impression et l’expédition de vos missives. Vos collaborateurs peuvent également se concentrer pleinement sur leurs missions principales car votre courrier est envoyé en quelques clics. Pas de frais élevés, de perte de temps ou de risques d’erreurs, mais un envoi automatisé efficace de votre courrier.
Vous aimeriez en savoir plus sur la façon dont EasyPrint, la solution globale d’EasyPost, peut automatiser l’envoi de votre courrier ? Contactez-nous vite ! Nos collaborateurs se feront un plaisir de vous donner toutes les informations utiles.
