QUAND EST-IL INTÉRESSANT D’EXTERNALISER LE TRAITEMENT DU COURRIER?

Malgré la numérisation en cours et le passage aux bureaux sans papier, la plupart des entreprises envoient encore beaucoup de courrier traditionnel. Pensez simplement à envoyer des factures, des publipostages, des lettres d’information, des documents officiels et des rappels. De plus, il ne faut pas sous-estimer les envois de colis. Traiter tout ce courrier entrant et sortant nécessite beaucoup de temps, d’argent et de main-d’œuvre.

QUELS SONT LES AVANTAGES?

Si votre entreprise doit traiter quotidiennement une grande quantité de courrier, l’externalisation du traitement de votre courrier peut être une bonne solution. Une entreprise de traitement de courrier expérimentée prend en charge l’allégement complet du courrier de votre entreprise, de la collecte jusqu’à l’envoi de ces derniers. Vous pouvez ainsi vous concentrer en toute sécurité sur les aspects fondamentaux de votre entreprise.

Bien entendu, il peut également être intéressant de confier votre courrier sortant pour d’autres raisons. Dans cet article, nous expliquons certaines situations dans lesquelles une décharge complète du traitement de votre courrier peut être bénéfique pour votre activité.

Fluctuations dans la quantité de courrier
Pour la plupart des entreprises la quantité de courrier à envoyer n’est pas une constante. Parfois vous recevez une énorme quantité de courrier à traiter et a un autre moment, il n’y a presque rien. Ces changements de volume sont souvent liés à des moments spécifiques de la semaine ou du mois, par exemple lors de l’envoi de factures et de bulletins de salaire à la fin du mois. Pour les publipostages, les tracts et les brochures, les fluctuations peuvent à leur tour être liées aux saisons ou aux tendances cycliques du marché. Prenons, par exemple, les collections d’hiver et d’été ou le début de l’année scolaire.

Pour de nombreuses entreprises, la gestion de ces changements constants dans les volumes de courrier constitue un défi. Il doit toujours y avoir suffisamment de personnel et vous devez disposer du matériel nécessaire pour pouvoir traiter le courrier à temps. La sous-traitance devient alors une option envisageable. Une entreprise de traitement du courrier professionnelle dispose des ressources nécessaires pour gérer les pics de traitement, car votre courrier sortant entre dans un processus d’une plus grande ampleur.

Optimiser le traitement du courrier et l’adapter à vos besoins
Dans de nombreuses entreprises, l’envoi de factures, de dossiers, de lettres et de colis ne se passe pas très bien. Le processus de traitement, à savoir le tri, la mise sous pli, l’affranchissement et finalement l’envoi, prend souvent trop de temps et le risque d’erreur est particulièrement élevé. Dans la plupart des cas, en plus d’être responsables du traitement du courrier, les employés ont d’autres tâches et ne sont pas motivés pour optimiser le processus de traitement du courrier.

Soulager votre traitement du courrier par un expert dans le domaine vous garantit un traitement du courrier plus rapide et plus efficace. Après tout, une telle entreprise dispose non seulement du savoir-faire et des ressources nécessaires, mais examine également le traitement de votre courrier en cours pour voir où se trouvent les points nécessitant une amélioration. Après une évaluation approfondie, le partenaire de votre choix recherche la solution qui répond le mieux aux besoins de votre organisation.

Vous pouvez également compter sur l’expertise de votre service de courrier externe pour votre avenir numérique. Ils sont toujours à l’affût des dernières avancées en matière de traitement du courrier. Pensez, par exemple, à l’arrivée du courrier recommandé numérique ou des processus qui préparent le courrier pour son expédition, mais sont également responsables de ce service de A-Z. De la livraison numérique jusqu’à la livraison physique pour votre client ou partenaire.

Gérer les dépenses plus efficacement en tenant compte de la croissance de l’entreprise
Faire des économies sans sacrifier l’efficacité et la croissance de l’entreprises. C’est un problème auquel de nombreuses entreprises s’attaquent actuellement. De ce fait, on prend de plus en plus conscience que l’exécution de toutes les tâches en interne n’est pas la meilleure façon de travailler. Cela coûterait beaucoup d’argent qu’il serait préférable d’investir ailleurs dans l’entreprise. Après tout, vous devez recruter et former le personnel nécessaire, ainsi que l’achat du matériel et des ressources adéquates (machines à affranchir, plieuses, enveloppes, etc.).

La sous-traitance des tâches de votre entreprise, telles que l’allégement du traitement de votre courrier, peut alors être une solution appropriée. Vous n’avez pas besoin de fournir de machines ni de matériel et vous pouvez recruter des personnes pour des tâches directement liées à votre organisation. Une entreprise de traitement du courrier externe peut vous proposer des tarifs plus avantageux pour un traitement du courrier plus rapide et plus efficace, les clients combinés de votre partenaire assurant un volume plus important. Cela réduit les coûts généraux de traitement et les coûts d’expédition de tous leurs clients. Ainsi, vous économisez non seulement sur les ressources, mais également sur votre facture.

Améliorer la productivité
Nous venons de le mentionner, les entreprises réfléchissent de plus en plus sur leur fonctionnement et la possibilité d’augmenter leur productivité (et leurs rendements). Le temps, c’est de l’argent, il est donc préférable d’utiliser ce temps le plus efficacement possible. C’est en partie pour cette raison que l’externalisation d’activités de support telles que le traitement du courrier gagne en popularité. Non seulement à cause des coûts positifs décrits ci-dessus, mais aussi pour mieux se concentrer sur le cœur de métier. Moins le nombre d’employés chargés du traitement et de la distribution du courrier est important, plus l’attention peut être portée sur les questions qui contribuent directement à la croissance des affaires et à des rendements plus élevés. Tout cela alors que votre courrier professionnel est traité et envoyé de manière optimale.

Faire des affaires, c’est investir, mais ce n’est qu’en investissant de la bonne manière que votre entreprise pourra devenir une véritable réussite. Externaliser le traitement de votre courrier peut être un premier pas dans la bonne direction.

Vous souhaitez savoir comment EasyPost peut vous aider à optimiser le traitement de votre courrier ? Contactez-nous rapidement !