QUELS SONT LES INCONVÉNIENTS D’UNE MACHINE DE MISE SOUS PLI?
Les entreprises qui expédient leur courrier (factures, documents officiels, mises en demeure et mailings directs par exemple) de manière traditionnelle disposent d’un service courrier équipé à cet effet. Toutes sortes de machines, dont une machine de mise sous pli, sont nécessaires pour traiter une telle montagne de courrier au quotidien. Si cet équipement accélère quelque peu le processus manuel de traitement du courrier, il présente également de nombreux points négatifs. Dans ce blog, nous répertorions les différents inconvénients d’une machine de mise sous pli et vous expliquons comment éviter ces pièges.
Risque d’erreurs et de pannes
La machine de mise sous pli peut être très pratique pour traiter le courrier de votre entreprise, mais elle présente un risque d’erreur accru. Elle est toujours commandée par un travailleur, qui est responsable du paramétrage et du remplissage corrects de la machine. Une erreur humaine est vite arrivée et peut avoir des conséquences graves pour le fonctionnement de la machine.
De plus, un dysfonctionnement ou une panne de l’équipement de mise sous pli ne sont jamais exclus, ce qui risque de perturber ou ralentir le flux du traitement quotidien de votre courrier. Il en résulte un impact direct sur l’expédition parce que les lettres ne peuvent être envoyées à temps.
Augmentation des coûts
Il va sans dire que l’utilisation d’une machine de mise sous pli entraîne de nombreux coûts. Non seulement vous assumez l’achat de la machine, mais l’entretien et les réparations nécessaires font également gonfler le coût du traitement de votre courrier. Ajoutons que toutes les machines de mise sous pli ne permettent pas de plier les lettres, ce qui vous impose d’acheter une plieuse ou de prévoir la main-d’œuvre nécessaire pour plier manuellement tout le courrier sortant. Pour terminer, vous avez besoin des enveloppes nécessaires, ce qui entraîne un coût supplémentaire. Si vous faites le compte de tous ces suppléments, la mise sous pli de votre courrier quotidien représente au final une coquette somme.
Par ailleurs, nous attirons également votre attention sur le fait qu’une fois que vous avez inséré toutes les lettres dans les enveloppes, vous devez encore affranchir celles-ci au moyen d’une affranchisseuse : une tâche qui engloutit à nouveau une part importante de votre budget alloué au courrier.
Perte d’heures de travail précieuses
Malheureusement, les machines de mise sous pli ne sont pas entièrement automatiques et doivent être commandées par un travailleur. Le paramétrage correct de la machine, le contrôle en vue d’éviter des pannes éventuelles ainsi que l’insertion et l’évacuation du courrier requièrent beaucoup de temps. La perte d’un temps de travail précieux peut avoir un impact négatif sur l’efficacité et, par conséquent, sur la croissance de votre entreprise.
La solution ? La sous-traitance du traitement de votre courrier à un partenaire postal expérimenté. Non seulement vous évitez les inconvénients ci-dessus, mais vous payez également un montant mensuel fixe, en profitant de différents avantages sur le plan financier et organisationnel. Vous ne devez plus vous soucier du traitement de votre courrier et pouvez vous concentrer sur votre activité principale.
Envie de savoir en quoi la sous-traitance du traitement de votre courrier peut être utile pour votre entreprise ? Prenez vite contact avec Easypost ! Nous examinerons ensemble les différentes possibilités pour une expédition efficace et sans souci du courrier quotidien de votre entreprise.
