QUELS SONT LES INCONVÉNIENTS D’UNE MACHINE DE MISE SOUS PLI?
Les entreprises qui expédient leur courrier (factures, documents officiels, originaux, mises en demeure et mailings par exemple) de manière traditionnelle disposent en général d’un service courrier équipé à cet effet. On y retrouve toutes sortes de machines, et très souvent une machine de mise sous pli. Si cet équipement permet d’automatiser et d’accélérer quelque peu le processus de la mise sous pli des documents, il présente également de nombreux inconvénients. Dans ce blog, nous allons répertorier les différents inconvénients de l’utilisation d’une machine de mise sous pli et vous expliquer comment éviter les pièges.
RISQUE D’ERREURS ET DE PANNES
La machine de mise sous pli peut être très pratique pour traiter le courrier de votre entreprise, mais elle présente un risque d’erreur accru. Elle est toujours commandée par un travailleur, qui est notamment responsable de son paramétrage. Une erreur au niveau de l’impression ou du chargement est vite arrivée et peut avoir des conséquences graves pour le contenu des enveloppes et le fonctionnement de la machine.
De plus, un dysfonctionnement ou une panne de la machine de mise sous pli ne sont jamais exclus, ce qui risque de perturber ou de ralentir le flux du traitement quotidien de votre courrier. Il en résulte un impact direct sur l’expédition puisque les lettres ne peuvent être envoyées à temps.
AUGMENTATION DES COÛTS
Il va sans dire que l’utilisation d’une machine de mise sous pli entraîne de nombreux coûts. Vous devez non seulement assumer l’achat ou la location de la machine, mais l’entretien (avec contrat annuel) et les réparations nécessaires font également gonfler le coût du traitement de votre courrier. Vous avez en outre besoin d’enveloppes particulières et devez traiter manuellement les courriers dont le format ne peut être pris en charge par la machine, ce qui entraîne un coût supplémentaire. Une fois les documents mis sous pli, vous devez encore les passer dans la machine à affranchir, que vous louez, sans oublier l’achat de cartouches très onéreuses.
PERTE D’HEURES DE TRAVAIL PRÉCIEUSES
Malheureusement, les machines de mise sous pli ne sont pas entièrement automatisées et doivent être commandées par un travailleur. La machine permet d’éviter un maximum d’interventions humaines, mais il reste indispensable d’investir dans le système pour que tout fonctionne correctement. Bon nombre de machines sont semi-automatisées. Il est donc nécessaire de passer la machine en manuel lorsqu’il y a des plis à faire avec un nombre de pages variable, la machine ne pouvant savoir combien de pages il faut mettre dans l’enveloppe. Il est alors nécessaire de rester face à la machine et cela implique une grosse perte de temps.
La solution ? La sous-traitance du traitement de votre courrier à un partenaire postal expérimenté. Non seulement vous évitez les inconvénients cités ci-dessus, mais vous payez également un montant mensuel fixe, en profitant de différents avantages sur le plan financier et organisationnel. Vous ne devez plus vous soucier du traitement de votre courrier et pouvez vous concentrer sur votre activité principale.
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