LES AVANTAGES DU TRAITEMENT EXTERNE DU COURRIER

Si vous pensez qu’aujourd’hui, à l’ère du numérique, le courrier d’entreprise traditionnel sur papier fait partie du passé, vous faites erreur. Aujourd’hui encore, de nombreuses entreprises envoient chaque jour des documents importants par courrier à des clients, collaborateurs et autres destinataires.

Pour préparer ce courrier chaque jour, des entreprises ont investi pendant des années dans un service courrier interne bien équipé. En effet, le traitement du courrier englobe de nombreuses tâches, telles que l’impression, le pliage, la mise sous pli et l’affranchissement de tous les documents à expédier. S’il était exécuté manuellement, ce processus durerait des heures – les statistiques nous montrent qu’en une heure, une personne peut réaliser en moyenne 100 plis à la main sur une feuille.

Un service courrier interne n’est cependant pas la manière la plus efficace de traiter et d’envoyer le courrier de votre entreprise. Il coûte de l’argent et nécessite beaucoup de temps, d’organisation et de place (il faut bien souvent un local pour y entreposer les machines si celles-ci ne se trouvent pas derrière le comptoir de l’accueil), alors que ces ressources pourraient être utilisées plus judicieusement pour les tâches principales de votre entreprise. La solution est pourtant simple : le traitement externe du courrier, qui consiste à sous-traiter le service courrier à un expert en la matière. Dans ce blog, nous avons le plaisir de vous présenter les avantages du traitement externe du courrier pour votre entreprise.

SIMPLIFICATION DE L’ENVOI DE VOTRE COURRIER

En confiant le traitement de votre courrier à un partenaire postal externe expérimenté, vous optez pour une solution plus simple pour l’envoi de vos missives. Votre partenaire d’externalisation vient enlever votre courrier non affranchi afin de l’expédier. Il vous suffit de rassembler celui-ci dans les sacs postaux prévus à cet effet, que vous préparez à l’heure convenue en vue de leur enlèvement. Votre partenaire postal externe se charge du reste du traitement du courrier : il l’affranchit et le fait parvenir au distributeur qui effectuera la livraison.

Certaines entreprises postales, comme EasyPost, offrent toutefois un service complet, qui couvre l’intégralité des tâches liées au traitement de votre courrier quotidien. Votre intervention se limite alors à faire parvenir votre courrier par voie numérique à votre partenaire externe. Celui-ci imprimera ensuite les documents, les mettra sous pli, affranchira les enveloppes et déposera le courrier à La Poste en vue de sa distribution.

Ces deux solutions simplifient considérablement les tâches à effectuer pour le traitement de votre courrier, en veillant à toujours conserver la même qualité, voire en l’améliorant puisque l’entreprise bénéficie du savoir-faire en la matière du prestataire postal.

MEILLEURE GESTION DES DÉPENSES DE VOTRE ENTREPRISE

Bien qu’il constitue une solution pratique pour de nombreuses entreprises, un service courrier interne doté de l’équipement nécessaire pour le traitement du courrier coûte très cher. En effet, vous assumez non seulement l’achat et le leasing des différentes machines, mais aussi leur entretien et l’achat d’autres fournitures (encre, enveloppes, papier…). Par ailleurs, vous devez toujours disposer du personnel adéquat pour commander les machines de mise sous pli et machines à affranchir. Toutes ces dépenses représentent un solide budget.

Si vous optez pour le traitement externe du courrier, ces investissements ne sont plus nécessaires. Vous ne payez que pour le volume de courrier que vous envoyez, et tout le courrier de votre entreprise est affranchi à des tarifs plus intéressants que les tarifs classiques obtenus en travaillant avec une machine à affranchir. En effet, nous obtenons des réductions accordées en raison du volume de courrier que nous traitons puisque nous rassemblons le courrier de nos clients avant de l’envoyer. Vous pouvez dès lors conserver votre budget pour les processus et investissements qui sont davantage en lien avec votre activité principale.

AUGMENTATION DE LA PRODUCTIVITÉ ET DE L’EFFICACITÉ

Comme vous n’avez plus à gérer un service courrier quand vous avez recours au traitement externe du courrier, vos collaborateurs ont tout le temps de se consacrer aux tâches essentielles de votre entreprise. Il en résulte un impact positif non seulement sur la productivité de votre personnel, mais aussi sur les résultats de votre entreprise à moyen et long terme.

EXPERTISE ET INNOVATION

Le principal avantage de la sous-traitance de votre courrier à un partenaire postal externe est que vous profitez de ses compétences et de son expertise. Le volume du courrier de votre entreprise est fluctuant ou vous avez des demandes spécifiques quant au traitement de votre courrier au quotidien ? Votre partenaire postal externe trouvera certainement une solution adéquate.

En outre, une entreprise professionnelle de traitement du courrier est toujours au courant des dernières innovations dans le secteur postal. Vous avez dès lors la garantie que le traitement de votre courrier sera toujours à la page.

Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement externe du courrier et la façon dont EasyPost peut vous être utile pour le traitement du courrier de votre entreprise au quotidien ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nos consultants examineront avec vous les différentes possibilités pour un traitement optimal de votre courrier.