TRAITEMENT EFFICACE DU COURRIER : MACHINE À AFFRANCHIR OU EXTERNALISER
De nombreuses entreprises utilisent une machine à affranchir pour traiter leur courrier quotidien. Mais une machine à affranchir est-elle le moyen le plus efficace de le traiter ? Et comment le traitement du courrier externe peut-il offrir une valeur ajoutée ? Nous sommes heureux de vous l’expliquer dans ce blog.
MACHINE À AFFRANCHIR : PLUS RAPIDE OU TRAVAIL FASTIDIEUX ?
Malgré la numérisation des flux, de nombreuses entreprises utilisent encore le courrier traditionnel, par exemple pour envoyer des factures, des publipostages et des rappels. Pour traiter cette quantité de courrier et afin de gagner en efficacité, ces entreprises utilisent une machine à affranchir. Cette machine permet de préparer le courrier plus rapidement que le traitement manuel du courrier et de l’affranchir automatiquement en fonction du volume et du poids. Mais elle présente également des inconvénients. Par exemple, un employé est toujours nécessaire pour faire fonctionner la machine ou pour préparer, passer et récupérer les enveloppes. Ce sont des tâches fastidieuses et chronophages qui empêchent vos employés de se concentrer sur leurs tâches principales. Est-ce vraiment la façon la plus efficace de travailler ?
Externaliser le traitement du courrier peut être une solution. Vos employés doivent seulement préparer le courrier au quotidien. La société postale externe viendra ensuite l’enlever à une heure convenue au préalable. La société postale prendra en charge l’intégralité du processus de traitement du courrier et le transmettra à La Poste pour la distribution. Vos employés peuvent ainsi se concentrer sur le cœur de métier de votre entreprise et votre courrier est traité et livré de manière professionnelle. On pourrait difficilement être plus efficace.
ÉCONOMISER DE LA BONNE FAÇON
La machine à affranchir peut affranchir et traiter de gros volumes de courrier, mais il y a bien sûr aussi des frais. Une machine n’est pas une option bon marché, beaucoup de coûts y sont liés. Vous devez par exemple prévoir un budget pour la location annuelle, qui comprend également l’entretien de la machine. Il est également nécessaire d’acheter des cartouches d’encre et des étiquettes. Si vous faites le calcul, en additionnant tous ces frais, vous finirez par obtenir une somme considérable.
Le traitement du courrier par un prestataire externe peut réduire considérablement ces coûts, ce qui vous permettra d’allouer ce budget à l’activité principale de votre entreprise. Un partenaire externe peut en outre traiter et affranchir votre courrier professionnel à un taux beaucoup plus avantageux. En effet, il collecte le courrier de différentes sociétés et peut donc gérer des remises sur un bien plus grand volume.
TRAITEMENT DU COURRIER SANS SOUCIS
Il va donc sans dire qu’externaliser le traitement du courrier vous permet de libérer beaucoup de temps et de vous épargner beaucoup de tracas au quotidien. Si vous optez pour une solution d’externalisation, votre courrier sera traité professionnellement et à un bon prix. Mais certaines entreprises, telles qu’EasyPost, vont encore plus loin et proposent un service de gestion et d’envoi de courrier « hybride ».
Cela signifie que vous pouvez envoyer votre courrier via votre PC depuis n’importe quel lieu et à n’importe quel moment. Votre courrier sera donc transmis sous forme numérique à votre partenaire postal pour qu’il se charge de l’impression et du traitement, avant de le remettre à La Poste, sous format papier cette fois.
EasyPost est en outre à la pointe de ce qui se fait en matière de traitement des courriers. Les équipes d’EasyPost sont constamment à l’affût de nouveautés, ce qui leur permet de toujours fournir un service personnalisé de qualité.
Une machine à affranchir est en effet un outil pratique pour traiter le courrier de votre entreprise, mais il existe beaucoup plus efficace et moins coûteux. Le traitement du courrier en externe vous offre la possibilité de mieux aligner vos efforts et vos dépenses sur votre activité principale afin de faire évoluer votre entreprise sans compromettre la qualité du traitement de votre courrier.
