L'externalisation du traitement de courrier pour votre entreprise

Malgré les évolutions sur le marché et l’émergence de nouvelles technologies numériques, de nombreuses entreprises continuent d’envoyer du courrier « physique » selon la méthode classique. Tous les jours, elles envoient d’innombrables documents et colis à des clients, travailleurs et autres destinataires. Cette communication est généralement indispensable ou porte sur des informations sensibles. En d’autres termes, ces documents ne se prêtent pas à une transmission par courrier électronique.

Le traitement quotidien d’une telle quantité de courrier est un travail chronophage, qui n’est pas toujours exécuté efficacement. La sous-traitance du traitement de votre courrier à un expert dans ce domaine peut dès lors s’avérer être la solution idéale. Vous n’êtes pas totalement convaincu ? Ce blog vous présente les différentes raisons pour lesquelles votre entreprise a tout intérêt à confier le traitement de son courrier à un spécialiste externe.

HAUSSE OU FLUCTUATION DU VOLUME DE COURRIER SORTANT

Une hausse ou une fluctuation du volume de courrier sortant au quotidien constitue une bonne raison de confier son traitement à un partenaire professionnel. Si votre entreprise réalise de bons résultats et continue d’évoluer avec succès, il y a de fortes chances que votre courrier sortant connaisse la même évolution. Conséquence ? Votre service courrier ne parviendra plus à gérer la quantité de courrier à traiter. Il comptera trop ou trop peu d’employés en fonction des fluctuations de volume. C’est le cas, par exemple, des secteurs soumis à certaines tendances saisonnières, qui connaissent bien ce problème. Ils se retrouvent parfois avec des difficultés à traiter et à faire partir à temps les courriers sortants.

Dans ce cas, la sous-traitance du traitement de votre courrier offre la solution parfaite. Vous ne devez pas réaliser d’investissements supplémentaires étant donné que votre partenaire postal se charge de l’intégralité du processus de traitement du courrier.

MARGE D’ERREUR PLUS FAIBLE LORS DE L’AFFRANCHISSEMENT

Par ailleurs, le risque d’erreurs lors du processus de traitement manuel du courrier dans votre entreprise est très élevé. Le traitement de gros volumes de courrier par vos travailleurs, du tri à l’affranchissement, dans un délai serré, entraîne une marge d’erreur élevée.

Si votre courrier est traité par un partenaire postal expérimenté, cette marge diminue de manière significative, et vous pouvez même oublier définitivement les erreurs de traitement, car l’automatisation permet de les supprimer. En effet, une entreprise professionnelle de traitement du courrier se charge de traiter chaque document ou colis et de le transmettre au destinataire le plus efficacement et le plus rapidement possible.

PRIORITÉ AUX ACTIVITÉS CLÉS DE VOTRE ENTREPRISE

La mise en place d’un service courrier interne nécessite non seulement l’infrastructure et l’équipement adéquats, mais également le personnel nécessaire. Certains de vos collaborateurs doivent en effet s’occuper du traitement du courrier, une tâche qui apporte très peu de valeur ajoutée à votre entreprise.

La sous-traitance du traitement du courrier sortant peut constituer, dans ce cas aussi, la solution idéale. Vous ne devez plus investir dans du personnel de soutien, et pouvez utiliser vos ressources pour exécuter les activités clés de votre entreprise, tandis que votre partenaire postal met ses propres ressources à votre service.

L’EXPERTISE AU SERVICE D’UN TRAITEMENT EFFICACE DU COURRIER

Étant donné que le traitement du courrier ne fait pas partie de votre activité principale, vous n’avez pas la possibilité d’être en permanence au courant des dernières nouveautés et avancées technologiques dans ce secteur. Vous traitez le courrier manuellement, comme vous l’avez toujours fait, mais c’est loin d’être la manière la plus efficace de procéder. Peut-être votre personnel affecté au traitement du courrier est-il régulièrement confronté à certains problèmes que vous n’arrivez pas à résoudre ?

Dans ce cas, le recours à une entreprise postale professionnelle, qui se charge du traitement du courrier sortant à votre place, peut s’avérer judicieux. En effet, ce partenaire dispose d’une grande expertise et de larges connaissances pour résoudre rapidement n’importe quel problème lié au traitement de votre courrier. Par ailleurs, il suit de près les innovations dans le secteur postal et investit même dans ces innovations. Vous pouvez donc confier le courrier de votre entreprise, l’esprit serein, à un expert en la matière.

TARIFS PLUS AVANTAGEUX

En règle générale, le traitement manuel du courrier par votre service interne est réalisé avec une machine à affranchir. Malheureusement, ce type de machine coûte très cher quand on compte le prix de la location et de l’entretien. En outre, la machine affranchit toujours à des tarifs standard, sans tenir compte du volume de courrier quotidien. Peut-être faites-vous déjà traiter votre courrier par La Poste, ce qui entraîne des frais élevés.

La sous-traitance du traitement du courrier à un partenaire postal externe offre de nombreux avantages sur le plan financier. Non seulement votre courrier est affranchi à des tarifs avantageux en raison du volume à traiter quotidiennement mais en outre, avec certains services comme EasyPost, vous êtes également exonéré des frais de traitement.

UN CONTRÔLE ACCRU DU BUDGET

Pour terminer, nous tenons à ajouter que la sous-traitance du traitement de votre courrier sortant vous permet de mieux contrôler vos dépenses postales mensuelles et d’avoir une meilleure vue d’ensemble de celles-ci. En effet, votre partenaire postal vous transmet chaque mois une facture détaillée de tout le courrier traité et des dépenses y afférentes. Vous avez également la possibilité d’opter pour une subdivision de vos factures par centres de coûts afin d’obtenir la ventilation des dépenses entre les différents départements de votre entreprise. Cette façon de procéder est non seulement pratique pour garder une vue d’ensemble claire de vos budgets, mais est aussi un bon outil pour votre comptabilité.

La sous-traitance du traitement du courrier peut dès lors offrir de nombreux avantages aux entreprises et améliorer l’efficacité de leur fonctionnement interne.

Si vous désirez en savoir plus sur la sous-traitance du traitement du courrier et les possibilités disponibles, contactez EasyPost sans plus tarder. Nos consultants vous présenteront avec plaisir les solutions potentielles pour le courrier sortant de votre entreprise.