LES MACHINES À AFFRANCHIR : BEAUCOUP DE COÛTS, PEU DE RÉSULTATS
Les sociétés envoient encore souvent du courrier traditionnel de nature très variée, notamment des factures, rappels de paiement ou fiches de paie. Le traitement de ce flux sortant est long et fastidieux. La machine à affranchir constitue déjà une grande évolution et un premier pas vers l’automatisation, cependant, nous sommes encore bien loin de l’automatisation complète puisqu’il faut nécessairement un opérateur pour faire fonctionner la machine et affranchir les enveloppes. Vous n’êtes ainsi jamais à l’abri d’une interruption dans le traitement de votre courrier sortant… Nous sommes par conséquent encore loin de la solution idéale pour garantir le traitement et l’envoi de votre courrier sortant en temps et en heure.
Comment fonctionne une machine à affranchir
Pour commencer, vous devez vous rendre chez un distributeur agréé pour louer une machine à affranchir et la faire immatriculer. Vous devrez ensuite attendre 4 à 6 semaines pour la recevoir et pour que toutes les connexions Lan ou Modem fonctionnent. Au moment où vous souhaitez préparer votre courrier en vue de son expédition, indiquez dans la machine à affranchir quel type de courrier est prêt à l’envoi (courrier recommandé avec AR, courrier urgent national ou international, envoi non urgent, etc.), de manière à ce que la machine indique le tarif adéquat. Vous devez alors peser votre envoi et la machine déterminera sur base de toutes ces informations le prix de l’affranchissement. Ensuite, trois options s’offrent à vous : vous pouvez effectuer un dépôt en boîte aux lettres, aller jusqu’au bureau de poste avant la fermeture du guichet pour y déposer vos courriers, ou attendre que La Poste passe dans vos locaux pour faire l’enlèvement de votre courrier.
Perte d’un temps précieux
Vous pouvez donc imaginer que la préparation de votre courrier sortant prend beaucoup de temps, et ce même à l’aide d’une machine à affranchir. Il s’agit d’un processus plus rapide que de coller des timbres manuellement, mais il faut tout de même encore allouer du temps de travail au traitement et à l’affranchissement de ces envois postaux, notamment pour faire fonctionner la machine et y glisser les enveloppes. Le temps dont les employés ont besoin pour préparer et affranchir le courrier est toujours au détriment d’autres tâches plus importantes, et les empêche de se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise.
De plus, l’entreprise est totalement dépendante de la machine à affranchir pour envoyer le courrier. En cas de problème technique avec la machine, vous ne pouvez donc ni affranchir votre courrier ni l’envoyer. Prenons un exemple fréquent : la machine doit se connecter au serveur postal entre le 1er et le 7 de chaque mois. Si, pour un souci de connexion, la machine n’arrive pas télécharger l’affranchissement M-1, elle se bloque, et il n’est plus possible d’affranchir le courrier. Vous devez impérativement attendre une assistance technique et les courriers importants tels que les factures et les rappels ne peuvent donc pas être envoyés à temps.
Un coût élevé
Le plus gros inconvénient lorsque vous utilisez une machine à affranchir pour traiter votre courrier est le coût élevé associé à l’appareil. Louer une machine à affranchir coûte cher, et le prix de la location augmente même chaque année. En plus de la location, vous devez également compter le coût de l’achat de cartouches d’encre et d’étiquettes pour le bon fonctionnement de la machine. Les cartouches ont en outre une durée de vie limitée : même si elles ne sont pas vides, à partir d’un moment, la machine se bloque et ne se débloque que lorsque vous avez changé la cartouche. Beaucoup d’entreprises cherchent donc à rationaliser ce poste à dépense.
Il faut en outre encore ajouter le coût « humain », car l’un de vos opérateurs consacre du temps au traitement et à l’envoi des courriers à l’aide de la machine. Tout ce temps consacré au traitement de votre courrier vous coûte également.
Par ailleurs, une machine à affranchir fonctionne avec des tarifs postaux standard, qui ne tiennent pas compte du volume de votre courrier sortant. En outre, à volume constant, votre budget d’affranchissement ne cesse d’augmenter chaque année puisqu’il suit la forte hausse du prix des timbres. La machine doit dès lors être mise à jour chaque année au mois de janvier. C’est une obligation, sans quoi vous risquez de voir votre courrier refusé par La Poste. Cette mise à jour est malheureusement payante. La plupart du temps, vous devez effectuer une mise à jour par an, mais il se peut qu’il y ait plusieurs mises à jour sur la même année, comme ce fût le cas en 2016 (en janvier et en juin). Dans ce cas, l’entreprise doit s’acquitter de deux mises à jour payantes.
La location d’une machine à affranchir peut sembler être un bon investissement à première vue, mais elle représente des coûts très élevés et fait énormément gonfler le budget « courrier » de l’entreprise. L’externalisation complète du traitement et de l’affranchissement du courrier est une alternative intéressante. Plus de coûts cachés et une décharge totale du traitement de votre courrier, pour que vos employés puissent se concentrer à 100 % sur leurs activités principales, permettant ainsi à l’entreprise de bénéficier d’une belle augmentation de la productivité.
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