QU’EST-CE QUE LE TRAITEMENT EXTERNE DU COURRIER POUR LES ENTREPRISES?
Contrairement à ce que vous pourriez peut-être penser, de nombreuses entreprises traitent encore le courrier de façon traditionnelle à l’ère du numérique. En effet, toutes les formes de communication ne se prêtent pas à un envoi par e-mail. Prenons l’exemple des factures, mises en demeure et documents officiels d’un employeur ou des mailings directs qui ne peuvent s’égarer parmi toutes sortes d’autres e-mails.
Ceci dit, le traitement de tout ce courrier sortant n’est pas une mince affaire. Vos collaborateurs doivent collecter, trier, affranchir et expédier la correspondance. Ce processus chronophage pourrait être plus efficace, et le traitement externe du courrier offre la solution idéale à cet effet. Dans ce blog, nous vous expliquons avec plaisir en quoi celui-ci consiste exactement et quels avantages vous pouvez en retirer.
Le traitement externe du courrier pour les entreprises
En réalité, le traitement externe du courrier pour les entreprises n’est rien de plus que la sous-traitance du courrier sortant à un partenaire externe. Vous avez le choix entre différentes formes. Par exemple, vous pouvez opter pour un enlèvement du courrier de votre entreprise. Dans ce cas, il vous suffit de rassembler votre courrier sortant et de le préparer dans des sacs postaux spéciaux en vue de leur enlèvement par votre partenaire postal. Vous ne devez donc plus le trier, l’affranchir et l’expédier étant donné que l’entreprise de traitement du courrier s’en charge.
En fonction des services que propose votre partenaire postal, vous pouvez également sous-traiter l’intégralité du traitement de votre courrier. Dans de nombreux cas, ce processus est numérique, et le temps que vous devez consacrer à la gestion de votre courrier sortant est dès lors minime. Vous envoyez tout le courrier sortant à votre partenaire postal externe via une plateforme numérique. Celui-ci se charge de l’impression, de la mise sous enveloppe et de l’affranchissement. Pour terminer, votre partenaire postal transmet tout le courrier traité au distributeur en vue de sa livraison.
Quels sont les avantages du traitement externe du courrier pour les entreprises ?
Maintenant que vous savez exactement en quoi consiste le traitement externe du courrier pour les entreprises, il est évidemment également intéressant de connaître les avantages que votre entreprise peut en retirer concrètement. Nous avons déjà évoqué le premier avantage – le gain de temps –, mais nous aimerions vous en dire plus à ce sujet. Voici dès lors un bref récapitulatif de tous les avantages :
- Optimisation du temps et du personnel
Le traitement externe du courrier vous offre la possibilité de planifier plus efficacement le temps précieux de votre personnel. Celui-ci ne doit plus s’occuper des différentes procédures liées au traitement du courrier et peut se consacrer pleinement à l’exécution des tâches qui lui incombent. Il en résulte un impact sur la productivité de votre entreprise. Par ailleurs, ce traitement externe peut être considéré comme un investissement indirect dans la croissance de votre entreprise.
- Réduction des dépenses
Le traitement externe du courrier pour les entreprises offre non seulement un gain de temps mais a également un impact considérable sur les dépenses. En effet, le traitement du courrier en interne représente un coût important. En plus de faire l’acquisition du matériel nécessaire, dont une affranchisseuse, des enveloppes et de l’encre, vous devez entretenir les machines et prévoir le crédit d’affranchissement nécessaire. Par ailleurs, vous affranchissez le courrier sortant à des tarifs standard qui ne tiennent pas compte de réductions sur le volume.
Si vous confiez le traitement de votre courrier à un partenaire externe, vous bénéficiez de meilleurs tarifs et réduisez vos dépenses car celui-ci s’en charge. Vous réglez uniquement la facture mensuelle pour l’envoi du courrier à des tarifs d’affranchissement et d’expédition intéressants.
- Assistance professionnelle pour le courrier de votre entreprise
Dernier avantage majeur du traitement externe du courrier pour les entreprises : la possibilité d’une assistance professionnelle pour le traitement de votre courrier. Vous avez des souhaits spécifiques concernant le courrier sortant ou êtes à la recherche de solutions créatives pour le traitement de votre courrier ? Un partenaire postal externe peut s’avérer idéal à cet effet. Il dispose en effet de l’expertise nécessaire et recherchera toujours avec vous la solution de traitement du courrier la plus efficace pour votre entreprise.
Vous souhaitez en savoir plus sur les différentes possibilités de traitement externe du courrier pour votre entreprise ? Contactez-nous vite ! Nos consultants se feront un plaisir de vous conseiller la solution la plus adéquate pour le courrier sortant de votre entreprise.
