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Tarifs postaux EasyPost

Tarifs postaux : changements majeurs sur le coût du timbre et les délais d’acheminement du courrier

27 octobre 2022/dans blog /par Charles Boland

Tous les ans, les tarifs postaux augmentent. En 2023, des modifications plus profondes sont prévues sur l’offre courrier : hausse du prix du timbre, disparition de la lettre prioritaire et création de la lettre performance.

EasyPost vous explique cette évolution afin que votre entreprise effectue les meilleurs choix. Pour tout conseil personnalisé sur les tarifs poste, contactez nos experts.

 

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Contactez-nous sans engagement

 

Tarifs postaux 2023 : la lettre prioritaire disparaît

Boudée par les professionnels qui lui préfèrent un affranchissement moins coûteux, la lettre prioritaire disparaît des tarifs postaux en 2023.

Le timbre rouge permettait jusqu’alors d’envoyer du courrier en France métropolitaine dans un délai de 24 heures. Peu rentable et peu écologique, ce service d’expédition est abandonné par La Poste.

Une solution de remplacement est prévue pour les particuliers, mais aucun équivalent n’est mis en place pour les entreprises. EasyPost peut vous aider à trouver des alternatives pour vos plis urgents. Contactez nos conseillers pour des informations sur les tarifs postaux adaptés à votre situation.

Nouveaux tarifs postaux 2023 : création de la lettre performance

La lettre performance en J+2 est la grande nouveauté des tarifs postaux 2023. Créé pour vos envois importants, ce nouveau timbre permet un acheminement en J+2.

Il coûtera jusqu’à 76% plus cher que la lettre verte qui passe en J+3. La tarification à 20 g disparaît et est désormais incluse dans la catégorie de 0 à 50 g. La lettre performance admet des plis ne dépassant pas les 2 000 g et les 3 cm d’épaisseur.

Notre tableau récapitulatif vous explique tout sur cette nouveauté du tarif poste 2023.

tarifs lettre performance

Hausse des tarifs postaux 2023 pour les entreprises et les collectivités

L’évolution des tarifs postaux 2023 s’applique également à la lettre verte, à l’écopli et aux recommandés. Les prix augmentent et les délais indicatifs d’acheminement s’allongent.

Afin de limiter l’impact des tarifs poste 2023, choisissez les solutions EasyPost. Nous livrons quotidiennement de grandes quantités de courrier à La Poste, ce qui nous permet de vous proposer les offres les plus compétitives du marché.

Consultez nos experts pour mieux comprendre les conséquences des nouveaux tarifs postaux sur votre budget et réaliser des économies.

 

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Lettre verte 2023 : jusqu’à 6% de hausse !

Le tarif de la lettre verte augmente. Vous trouverez ci-dessous les nouveaux tarifs lettre verte 2023 :

Tarifs lettre verte

 

À ces modifications s’ajoute une évolution du temps d’acheminement. Alors que la lettre verte permettait d’envoyer du courrier en J+2, elle passe en J+3 à partir du 1er janvier 2023.

Autre ajustement, le poids maximum autorisé descend à 2 000 g, au lieu de 3 000 g en 2022.

Tarifs postaux 2023 : l’écopli augmente de 7%

En 2023, les tarifs postaux prévoient une hausse de 7% sur le tarif de l’écopli. Ce type d’affranchissement économique permet d’envoyer des lettres jusqu’à 3 cm d’épaisseur, pour un poids maximum de 250 g en 4 jours ouvrés.

Ce tableau récapitulatif vous aidera à effectuer un prévisionnel de vos dépenses :

Tarifs écopli

Tarif poste pour les recommandés en 2023

Les tarifs poste augmentent également pour les recommandés.

La hausse des prix s’accompagne d’un changement dans les délais indicatifs d’acheminement. Les recommandés seront dorénavant remis en J+3 (délai indicatif).

EasyPost vous accompagne dans l’évolution des tarifs poste

Face à ces changements majeurs, les experts d’EasyPost se tiennent à votre disposition pour évaluer l’impact des tarifs postaux 2023 sur votre entreprise.

Diminuez vos coûts en nous confiant votre correspondance. Vous bénéficierez de réductions sur les tarifs poste et gagnerez un temps précieux.

Nos collègues se chargent de l’enlèvement de votre courrier non affranchi, de vos colis et de vos recommandés à l’adresse et à l’heure de votre choix. On asssure le traitement et l’affranchissement à votre place, pour une gestion de votre correspondance en toute sérénité.

À la fin du mois, vous recevez votre facture détaillée avec le récapitulatif de vos envois par type de timbre, par tranches de poids et par prix.

Vous ne payez que ce que vous avez effectivement envoyé !

Vous souhaitez connaître le montant des économies réalisées ? Remplissez le formulaire de contact et nos experts se feront un plaisir de vous aider.

 

Contactez-nous sans engagement
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2022/10/Fysieke-post-min_LR.jpg 800 1200 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2022-10-27 11:11:042022-10-27 12:19:08Tarifs postaux : changements majeurs sur le coût du timbre et les délais d’acheminement du courrier
avantages-traitement-courrier-externe

LES AVANTAGES DU TRAITEMENT EXTERNE DU COURRIER

11 juin 2020/dans blog /par Charles Boland

Si vous pensez qu’aujourd’hui, à l’ère du numérique, le courrier d’entreprise traditionnel sur papier fait partie du passé, vous faites erreur. Aujourd’hui encore, de nombreuses entreprises envoient chaque jour des documents importants par courrier à des clients, collaborateurs et autres destinataires.

Pour préparer ce courrier chaque jour, des entreprises ont investi pendant des années dans un service courrier interne bien équipé. En effet, le traitement du courrier englobe de nombreuses tâches, telles que l’impression, le pliage, la mise sous pli et l’affranchissement de tous les documents à expédier. S’il était exécuté manuellement, ce processus durerait des heures – les statistiques nous montrent qu’en une heure, une personne peut réaliser en moyenne 100 plis à la main sur une feuille.

Un service courrier interne n’est cependant pas la manière la plus efficace de traiter et d’envoyer le courrier de votre entreprise. Il coûte de l’argent et nécessite beaucoup de temps, d’organisation et de place (il faut bien souvent un local pour y entreposer les machines si celles-ci ne se trouvent pas derrière le comptoir de l’accueil), alors que ces ressources pourraient être utilisées plus judicieusement pour les tâches principales de votre entreprise. La solution est pourtant simple : le traitement externe du courrier, qui consiste à sous-traiter le service courrier à un expert en la matière. Dans ce blog, nous avons le plaisir de vous présenter les avantages du traitement externe du courrier pour votre entreprise.

SIMPLIFICATION DE L’ENVOI DE VOTRE COURRIER

En confiant le traitement de votre courrier à un partenaire postal externe expérimenté, vous optez pour une solution plus simple pour l’envoi de vos missives. Votre partenaire d’externalisation vient enlever votre courrier non affranchi afin de l’expédier. Il vous suffit de rassembler celui-ci dans les sacs postaux prévus à cet effet, que vous préparez à l’heure convenue en vue de leur enlèvement. Votre partenaire postal externe se charge du reste du traitement du courrier : il l’affranchit et le fait parvenir au distributeur qui effectuera la livraison.

Certaines entreprises postales, comme EasyPost, offrent toutefois un service complet, qui couvre l’intégralité des tâches liées au traitement de votre courrier quotidien. Votre intervention se limite alors à faire parvenir votre courrier par voie numérique à votre partenaire externe. Celui-ci imprimera ensuite les documents, les mettra sous pli, affranchira les enveloppes et déposera le courrier à La Poste en vue de sa distribution.

Ces deux solutions simplifient considérablement les tâches à effectuer pour le traitement de votre courrier, en veillant à toujours conserver la même qualité, voire en l’améliorant puisque l’entreprise bénéficie du savoir-faire en la matière du prestataire postal.

MEILLEURE GESTION DES DÉPENSES DE VOTRE ENTREPRISE

Bien qu’il constitue une solution pratique pour de nombreuses entreprises, un service courrier interne doté de l’équipement nécessaire pour le traitement du courrier coûte très cher. En effet, vous assumez non seulement l’achat et le leasing des différentes machines, mais aussi leur entretien et l’achat d’autres fournitures (encre, enveloppes, papier…). Par ailleurs, vous devez toujours disposer du personnel adéquat pour commander les machines de mise sous pli et machines à affranchir. Toutes ces dépenses représentent un solide budget.

avantages-traitement courrier externe

Si vous optez pour le traitement externe du courrier, ces investissements ne sont plus nécessaires. Vous ne payez que pour le volume de courrier que vous envoyez, et tout le courrier de votre entreprise est affranchi à des tarifs plus intéressants que les tarifs classiques obtenus en travaillant avec une machine à affranchir. En effet, nous obtenons des réductions accordées en raison du volume de courrier que nous traitons puisque nous rassemblons le courrier de nos clients avant de l’envoyer. Vous pouvez dès lors conserver votre budget pour les processus et investissements qui sont davantage en lien avec votre activité principale.

AUGMENTATION DE LA PRODUCTIVITÉ ET DE L’EFFICACITÉ

Comme vous n’avez plus à gérer un service courrier quand vous avez recours au traitement externe du courrier, vos collaborateurs ont tout le temps de se consacrer aux tâches essentielles de votre entreprise. Il en résulte un impact positif non seulement sur la productivité de votre personnel, mais aussi sur les résultats de votre entreprise à moyen et long terme.

EXPERTISE ET INNOVATION

Le principal avantage de la sous-traitance de votre courrier à un partenaire postal externe est que vous profitez de ses compétences et de son expertise. Le volume du courrier de votre entreprise est fluctuant ou vous avez des demandes spécifiques quant au traitement de votre courrier au quotidien ? Votre partenaire postal externe trouvera certainement une solution adéquate.

En outre, une entreprise professionnelle de traitement du courrier est toujours au courant des dernières innovations dans le secteur postal. Vous avez dès lors la garantie que le traitement de votre courrier sera toujours à la page.

Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement externe du courrier et la façon dont EasyPost peut vous être utile pour le traitement du courrier de votre entreprise au quotidien ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nos consultants examineront avec vous les différentes possibilités pour un traitement optimal de votre courrier.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/06/easypost-4-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-06-11 10:00:312022-11-07 13:53:33LES AVANTAGES DU TRAITEMENT EXTERNE DU COURRIER
machine mise sous pli-alternatives

LA MACHINE DE MISE SOUS PLI: LES ALTERNATIVES

28 mai 2020/dans blog /par Charles Boland

S’il est vrai que le nombre de transactions par voie postale diminue, de nombreuses entreprises continuent d’utiliser la méthode traditionnelle pour envoyer des factures, relances, bulletins de paie ou documents en tous genres. Le traitement de ce courrier au quotidien est généralement réalisé en interne, dans un service courrier bien équipé. Les travailleurs responsables du traitement du courrier sortant se chargent du tri, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de l’expédition du courrier.

Le traitement du courrier est toutefois un processus chronophage, à plus forte raison s’il est réalisé manuellement. Pour aider les collaborateurs du service courrier à gagner en productivité, de nombreuses entreprises investissent, à partir d’un certain volume de courrier, dans divers équipements professionnels, comme une machine de mise sous pli par exemple. Comme vous pouvez l’imaginer, la mise à disposition des ressources adéquates engloutit une part importante du budget de ces entreprises. Nous aimerions dès lors vous présenter une solution alternative plus efficace et plus économique.

Numérisation du service courrier

Pour éviter un investissement considérable dans une machine de mise sous pli par exemple, une première solution consiste à numériser et envoyer par e-mail ou télécharger sur une plateforme le courrier sortant. La numérisation du service courrier est une tendance croissante dans le monde des entreprises puisque, pour des motivations d’ordre écologique, celles-ci souhaitent généralement aussi réduire au maximum l’utilisation de papier et d’encre.

Malheureusement, un service courrier numérique présente aussi des inconvénients. Un premier inconvénient est lié à la sécurisation des systèmes d’exploitation et des datas clients, par exemple. Un second est lié à la notion d’archivage et de recherche des documents. Cela implique des investissements supplémentaires obligatoires et la nécessité d’opter pour des solutions complémentaires onéreuses. L’entreprise n’est en outre jamais à l’abri d’un piratage informatique. Elle doit pouvoir rebondir rapidement afin de garantir la continuité des échanges et le fonctionnement des systèmes.

alternatives-machine mise sous pli

Sous-traitance de l’envoi du courrier

La sous-traitance de votre courrier à un partenaire postal expérimenté constitue une meilleure option, qui vous permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais qui prend également en charge l’intégralité des tâches liées au traitement de votre courrier au quotidien. En effet, un expert en envoi de courrier exécutera tout le processus de traitement à votre place. Autrement dit : si vous optez pour EasyPrint, vous ne devrez même plus vous occuper de l’impression, de la mise sous pli et de l’affranchissement de votre courrier.

Via une plateforme numérique sécurisée – on parle aussi de solution SAAS –, vous pouvez sélectionner vos documents, choisir la mise en page exacte tant pour le document que pour l’enveloppe et envoyer le tout à un partenaire postal externe. Celui-ci imprimera votre courrier sortant comme vous le souhaitez (papier, mise en page, en-tête et logo, enveloppes…), le mettra sous pli, affranchira les enveloppes et remettra le courrier à La Poste en vue de sa distribution.

Vous n’aurez donc plus aucune dépense liée à l’achat ou à la location d’une machine de mise sous pli, ni à d’autres ressources telles que l’utilisation de votre personnel, l’achat de matériel d’impression, d’enveloppes ou autres. Votre courrier quotidien est pris en charge de A à Z par votre partenaire d’externalisation afin que vos collaborateurs puissent pleinement se concentrer sur leurs activités principales.

Si vous optez pour la sous-traitance de l’envoi du courrier, vous recevez chaque mois une facture détaillée reprenant toutes les informations concernant votre courrier sortant quotidien. Chez EasyPost, nous allons plus loin et vous offrons également la possibilité de subdiviser le récapitulatif par département : une solution qui peut s’avérer très pratique pour votre comptabilité.

Il existe des options intéressantes pour remplacer une machine de mise sous pli, y compris pour sous-traiter l’intégralité de l’envoi de votre courrier de manière professionnelle. Vous en avez assez de payer des sommes considérables pour votre service courrier et souhaitez envoyer votre courrier de manière efficace et rentable ? Dans ce cas, une prise en charge intégrale par un partenaire postal expérimenté est la solution idéale. Vous bénéficiez de nombreux avantages intéressants et pouvez vous concentrer sur votre activité principale, sans vous préoccuper du traitement de votre courrier quotidien, que vous savez entre de bonnes mains.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de sous-traitance de l’envoi de courrier ? Vous souhaitez découvrir EasyPrint, notre solution globale d’externalisation de votre courrier sortant ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nos consultants se feront un plaisir de vous donner toutes les informations nécessaires.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_147671011-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-28 14:00:592022-11-07 14:02:24LA MACHINE DE MISE SOUS PLI: LES ALTERNATIVES

QUELS SONT LES INCONVÉNIENTS D’UNE MACHINE DE MISE SOUS PLI?

20 mai 2020/dans blog /par Charles Boland

Les entreprises qui expédient leur courrier (factures, documents officiels, originaux, mises en demeure et mailings par exemple) de manière traditionnelle disposent en général d’un service courrier équipé à cet effet. On y retrouve toutes sortes de machines, et très souvent une machine de mise sous pli. Si cet équipement permet d’automatiser et d’accélérer quelque peu le processus de la mise sous pli des documents, il présente également de nombreux inconvénients. Dans ce blog, nous allons répertorier les différents inconvénients de l’utilisation d’une machine de mise sous pli et vous expliquer comment éviter les pièges.

RISQUE D’ERREURS ET DE PANNES

La machine de mise sous pli peut être très pratique pour traiter le courrier de votre entreprise, mais elle présente un risque d’erreur accru. Elle est toujours commandée par un travailleur, qui est notamment responsable de son paramétrage. Une erreur au niveau de l’impression ou du chargement est vite arrivée et peut avoir des conséquences graves pour le contenu des enveloppes et le fonctionnement de la machine.

De plus, un dysfonctionnement ou une panne de la machine de mise sous pli ne sont jamais exclus, ce qui risque de perturber ou de ralentir le flux du traitement quotidien de votre courrier. Il en résulte un impact direct sur l’expédition puisque les lettres ne peuvent être envoyées à temps.

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AUGMENTATION DES COÛTS

Il va sans dire que l’utilisation d’une machine de mise sous pli entraîne de nombreux coûts. Vous devez non seulement assumer l’achat ou la location de la machine, mais l’entretien (avec contrat annuel) et les réparations nécessaires font également gonfler le coût du traitement de votre courrier. Vous avez en outre besoin d’enveloppes particulières et devez traiter manuellement les courriers dont le format ne peut être pris en charge par la machine, ce qui entraîne un coût supplémentaire. Une fois les documents mis sous pli, vous devez encore les passer dans la machine à affranchir, que vous louez, sans oublier l’achat de cartouches très onéreuses.

PERTE D’HEURES DE TRAVAIL PRÉCIEUSES

Malheureusement, les machines de mise sous pli ne sont pas entièrement automatisées et doivent être commandées par un travailleur. La machine permet d’éviter un maximum d’interventions humaines, mais il reste indispensable d’investir dans le système pour que tout fonctionne correctement. Bon nombre de machines sont semi-automatisées. Il est donc nécessaire de passer la machine en manuel lorsqu’il y a des plis à faire avec un nombre de pages variable, la machine ne pouvant savoir combien de pages il faut mettre dans l’enveloppe. Il est alors nécessaire de rester face à la machine et cela implique une grosse perte de temps.

La solution ? La sous-traitance du traitement de votre courrier à un partenaire postal expérimenté. Non seulement vous évitez les inconvénients cités ci-dessus, mais vous payez également un montant mensuel fixe, en profitant de différents avantages sur le plan financier et organisationnel. Vous ne devez plus vous soucier du traitement de votre courrier et pouvez vous concentrer sur votre activité principale.

Envie de savoir en quoi la sous-traitance du traitement de votre courrier peut être utile pour votre entreprise ? Prenez vite contact avec Easypost ! Nous examinerons ensemble les différentes possibilités pour une expédition efficace et sans souci du courrier quotidien de votre entreprise.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/MobileSchool_duwmee-72-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-20 15:50:092020-12-31 14:28:41QUELS SONT LES INCONVÉNIENTS D’UNE MACHINE DE MISE SOUS PLI?
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POURQUOI L’EXTERNALISATION DU TRAITEMENT DE VOTRE COURRIER EST-ELLE INTÉRESSANTE POUR VOTRE ENTREPRISE?

20 mai 2020/dans blog /par Charles Boland

Malgré les évolutions sur le marché et l’émergence de nouvelles technologies numériques, de nombreuses entreprises continuent d’envoyer du courrier « physique » selon la méthode classique. Tous les jours, elles envoient d’innombrables documents et colis à des clients, travailleurs et autres destinataires. Cette communication est généralement indispensable ou porte sur des informations sensibles. En d’autres termes, ces documents ne se prêtent pas à une transmission par courrier électronique.

Le traitement quotidien d’une telle quantité de courrier est un travail chronophage, qui n’est pas toujours exécuté efficacement. La sous-traitance du traitement de votre courrier à un expert dans ce domaine peut dès lors s’avérer être la solution idéale. Vous n’êtes pas totalement convaincu ? Ce blog vous présente les différentes raisons pour lesquelles votre entreprise a tout intérêt à confier le traitement de son courrier à un spécialiste externe.

HAUSSE OU FLUCTUATION DU VOLUME DE COURRIER SORTANT

Une hausse ou une fluctuation du volume de courrier sortant au quotidien constitue une bonne raison de confier son traitement à un partenaire professionnel. Si votre entreprise réalise de bons résultats et continue d’évoluer avec succès, il y a de fortes chances que votre courrier sortant connaisse la même évolution. Conséquence ? Votre service courrier ne parviendra plus à gérer la quantité de courrier à traiter. Il comptera trop ou trop peu d’employés en fonction des fluctuations de volume. C’est le cas, par exemple, des secteurs soumis à certaines tendances saisonnières, qui connaissent bien ce problème. Ils se retrouvent parfois avec des difficultés à traiter et à faire partir à temps les courriers sortants.

Dans ce cas, la sous-traitance du traitement de votre courrier offre la solution parfaite. Vous ne devez pas réaliser d’investissements supplémentaires étant donné que votre partenaire postal se charge de l’intégralité du processus de traitement du courrier.

MARGE D’ERREUR PLUS FAIBLE LORS DE L’AFFRANCHISSEMENT

Par ailleurs, le risque d’erreurs lors du processus de traitement manuel du courrier dans votre entreprise est très élevé. Le traitement de gros volumes de courrier par vos travailleurs, du tri à l’affranchissement, dans un délai serré, entraîne une marge d’erreur élevée.

Si votre courrier est traité par un partenaire postal expérimenté, cette marge diminue de manière significative, et vous pouvez même oublier définitivement les erreurs de traitement, car l’automatisation permet de les supprimer. En effet, une entreprise professionnelle de traitement du courrier se charge de traiter chaque document ou colis et de le transmettre au destinataire le plus efficacement et le plus rapidement possible.

PRIORITÉ AUX ACTIVITÉS CLÉS DE VOTRE ENTREPRISE

La mise en place d’un service courrier interne nécessite non seulement l’infrastructure et l’équipement adéquats, mais également le personnel nécessaire. Certains de vos collaborateurs doivent en effet s’occuper du traitement du courrier, une tâche qui apporte très peu de valeur ajoutée à votre entreprise.

La sous-traitance du traitement du courrier sortant peut constituer, dans ce cas aussi, la solution idéale. Vous ne devez plus investir dans du personnel de soutien, et pouvez utiliser vos ressources pour exécuter les activités clés de votre entreprise, tandis que votre partenaire postal met ses propres ressources à votre service.

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L’EXPERTISE AU SERVICE D’UN TRAITEMENT EFFICACE DU COURRIER

Étant donné que le traitement du courrier ne fait pas partie de votre activité principale, vous n’avez pas la possibilité d’être en permanence au courant des dernières nouveautés et avancées technologiques dans ce secteur. Vous traitez le courrier manuellement, comme vous l’avez toujours fait, mais c’est loin d’être la manière la plus efficace de procéder. Peut-être votre personnel affecté au traitement du courrier est-il régulièrement confronté à certains problèmes que vous n’arrivez pas à résoudre ?

Dans ce cas, le recours à une entreprise postale professionnelle, qui se charge du traitement du courrier sortant à votre place, peut s’avérer judicieux. En effet, ce partenaire dispose d’une grande expertise et de larges connaissances pour résoudre rapidement n’importe quel problème lié au traitement de votre courrier. Par ailleurs, il suit de près les innovations dans le secteur postal et investit même dans ces innovations. Vous pouvez donc confier le courrier de votre entreprise, l’esprit serein, à un expert en la matière.

TARIFS PLUS AVANTAGEUX

En règle générale, le traitement manuel du courrier par votre service interne est réalisé avec une machine à affranchir. Malheureusement, ce type de machine coûte très cher quand on compte le prix de la location et de l’entretien. En outre, la machine affranchit toujours à des tarifs standard, sans tenir compte du volume de courrier quotidien. Peut-être faites-vous déjà traiter votre courrier par La Poste, ce qui entraîne des frais élevés.

La sous-traitance du traitement du courrier à un partenaire postal externe offre de nombreux avantages sur le plan financier. Non seulement votre courrier est affranchi à des tarifs avantageux en raison du volume à traiter quotidiennement mais en outre, avec certains services comme EasyPost, vous êtes également exonéré des frais de traitement.

UN CONTRÔLE ACCRU DU BUDGET

Pour terminer, nous tenons à ajouter que la sous-traitance du traitement de votre courrier sortant vous permet de mieux contrôler vos dépenses postales mensuelles et d’avoir une meilleure vue d’ensemble de celles-ci. En effet, votre partenaire postal vous transmet chaque mois une facture détaillée de tout le courrier traité et des dépenses y afférentes. Vous avez également la possibilité d’opter pour une subdivision de vos factures par centres de coûts afin d’obtenir la ventilation des dépenses entre les différents départements de votre entreprise. Cette façon de procéder est non seulement pratique pour garder une vue d’ensemble claire de vos budgets, mais est aussi un bon outil pour votre comptabilité.

La sous-traitance du traitement du courrier peut dès lors offrir de nombreux avantages aux entreprises et améliorer l’efficacité de leur fonctionnement interne.

Si vous désirez en savoir plus sur la sous-traitance du traitement du courrier et les possibilités disponibles, contactez EasyPost sans plus tarder. Nos consultants vous présenteront avec plaisir les solutions potentielles pour le courrier sortant de votre entreprise.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_83823151-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-20 15:21:402020-12-31 14:16:16POURQUOI L’EXTERNALISATION DU TRAITEMENT DE VOTRE COURRIER EST-ELLE INTÉRESSANTE POUR VOTRE ENTREPRISE?
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QU’EST-CE QUE LE TRAITEMENT EXTERNE DU COURRIER POUR LES ENTREPRISES?

20 mai 2020/dans blog /par Charles Boland

Contrairement à ce que vous pourriez peut-être penser, de nombreuses entreprises traitent encore le courrier de façon traditionnelle à l’ère du numérique. En effet, toutes les formes de communication ne se prêtent pas à un envoi par e-mail. Prenons l’exemple des factures, mises en demeure et documents officiels d’un employeur ou des mailings directs qui ne peuvent s’égarer parmi toutes sortes d’autres e-mails.

Ceci dit, le traitement de tout ce courrier sortant n’est pas une mince affaire. Vos collaborateurs doivent collecter, trier, affranchir et expédier la correspondance. Ce processus chronophage pourrait être plus efficace, et le traitement externe du courrier offre la solution idéale à cet effet. Dans ce blog, nous vous expliquons avec plaisir en quoi celui-ci consiste exactement et quels avantages vous pouvez en retirer.

Le traitement externe du courrier pour les entreprises

En réalité, le traitement externe du courrier pour les entreprises n’est rien de plus que la sous-traitance du courrier sortant à un partenaire externe. Vous avez le choix entre différentes formes. Par exemple, vous pouvez opter pour un enlèvement du courrier de votre entreprise. Dans ce cas, il vous suffit de rassembler votre courrier sortant et de le préparer dans des sacs postaux spéciaux en vue de leur enlèvement par votre partenaire postal. Vous ne devez donc plus le trier, l’affranchir et l’expédier étant donné que l’entreprise de traitement du courrier s’en charge.

En fonction des services que propose votre partenaire postal, vous pouvez également sous-traiter l’intégralité du traitement de votre courrier. Dans de nombreux cas, ce processus est numérique, et le temps que vous devez consacrer à la gestion de votre courrier sortant est dès lors minime. Vous envoyez tout le courrier sortant à votre partenaire postal externe via une plateforme numérique. Celui-ci se charge de l’impression, de la mise sous enveloppe et de l’affranchissement. Pour terminer, votre partenaire postal transmet tout le courrier traité au distributeur en vue de sa livraison.

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Quels sont les avantages du traitement externe du courrier pour les entreprises ?

Maintenant que vous savez exactement en quoi consiste le traitement externe du courrier pour les entreprises, il est évidemment également intéressant de connaître les avantages que votre entreprise peut en retirer concrètement. Nous avons déjà évoqué le premier avantage – le gain de temps –, mais nous aimerions vous en dire plus à ce sujet. Voici dès lors un bref récapitulatif de tous les avantages :

  • Optimisation du temps et du personnel

Le traitement externe du courrier vous offre la possibilité de planifier plus efficacement le temps précieux de votre personnel. Celui-ci ne doit plus s’occuper des différentes procédures liées au traitement du courrier et peut se consacrer pleinement à l’exécution des tâches qui lui incombent. Il en résulte un impact sur la productivité de votre entreprise. Par ailleurs, ce traitement externe peut être considéré comme un investissement indirect dans la croissance de votre entreprise.

  • Réduction des dépenses

Le traitement externe du courrier pour les entreprises offre non seulement un gain de temps mais a également un impact considérable sur les dépenses. En effet, le traitement du courrier en interne représente un coût important. En plus de faire l’acquisition du matériel nécessaire, dont une affranchisseuse, des enveloppes et de l’encre, vous devez entretenir les machines et prévoir le crédit d’affranchissement nécessaire. Par ailleurs, vous affranchissez le courrier sortant à des tarifs standard qui ne tiennent pas compte de réductions sur le volume.

Si vous confiez le traitement de votre courrier à un partenaire externe, vous bénéficiez de meilleurs tarifs et réduisez vos dépenses car celui-ci s’en charge. Vous réglez uniquement la facture mensuelle pour l’envoi du courrier à des tarifs d’affranchissement et d’expédition intéressants.

  • Assistance professionnelle pour le courrier de votre entreprise

Dernier avantage majeur du traitement externe du courrier pour les entreprises : la possibilité d’une assistance professionnelle pour le traitement de votre courrier. Vous avez des souhaits spécifiques concernant le courrier sortant ou êtes à la recherche de solutions créatives pour le traitement de votre courrier ? Un partenaire postal externe peut s’avérer idéal à cet effet. Il dispose en effet de l’expertise nécessaire et recherchera toujours avec vous la solution de traitement du courrier la plus efficace pour votre entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus sur les différentes possibilités de traitement externe du courrier pour votre entreprise ? Contactez-nous vite ! Nos consultants se feront un plaisir de vous conseiller la solution la plus adéquate pour le courrier sortant de votre entreprise.

Contactez-nous sans engagement
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_1517025863-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-20 12:16:462022-05-10 09:56:41QU’EST-CE QUE LE TRAITEMENT EXTERNE DU COURRIER POUR LES ENTREPRISES?
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QU’EST CE QUE LE TRAITEMENT NUMÉRIQUE DU CORRIER?

15 mai 2020/dans blog /par Charles Boland

Les entreprises utilisent de plus en plus de fonctionnalités numériques différentes, le service courrier n’y fait pas exception. Si elles s’appliquent à numériser leur courrier entrant, leur courrier sortant connaît également d’importants changements. Les options peuvent aller d’un courrier d’entreprise entièrement numérisé à la numérisation des processus chronophages de traitement de courrier sortant. Dans cet article de blog, nous vous expliquons plus en détail ce qu’est le traitement numérique du courrier et comment mettre en place un tel outil.

Pourquoi opter pour le traitement numérique du courrier ?

Si nous recevons chaque jour une quantité gigantesque d’e-mails, certaines entreprises continuent d’envoyer leur courrier par voie postale traditionnelle. Il s’agit en général de documents sensibles ou d’originaux qui ne peuvent être envoyés autrement. Cela concerne également les factures, les mailings directs, les lettres de mise en demeure, les recommandés ou les documents officiels de l’employeur au travailleur.

Malheureusement, le traitement et l’envoi de ce courrier d’entreprise sortant nécessitent un investissement en temps conséquent. Afin d’accélérer et d’optimiser ce processus de traitement, les entreprises optent de plus en plus souvent pour son externalisation. Ainsi, elles diminuent non seulement la charge de travail administratif, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs humaines, mais elles gagnent aussi beaucoup de temps et d’argent. En outre, si vous avez recours à notre solution d’externalisation EasyPrint, nous vous accompagnerons dans la mise en place d’une solution adaptée, pour que vous puissiez immédiatement commencer à l’utiliser.

COMMENT FONCTIONNE LE TRAITEMENT NUMÉRIQUE DU COURRIER ?

Le passage du traitement du courrier traditionnel à une solution hybride ne doit pas forcément être compliqué. La première étape consiste sans aucun doute à trouver un partenaire postal doté d’une solide expérience dans le traitement numérique du courrier. Chez EasyPost, vous pouvez par exemple profiter de notre service EasyPrint, une solution numérique qui vous offre la possibilité d’envoyer votre courrier d’entreprise en quelques clics, sans avoir à gérer vous-même l’ensemble du processus de traitement.

Vous utilisez actuellement une machine à affranchir ? Dans ce cas, vous pouvez tout simplement la débrancher. Si vous le souhaitez, vous pouvez revendre votre appareil ou résilier la location des machines concernées auprès de votre fournisseur. Faites de même avec le service d’enlèvement du courrier de La Poste. Vous devrez ensuite conclure des accords et contrats administratifs avec votre nouveau partenaire postal.

La procédure de mise en place du traitement numérique de votre courrier dépend évidemment de la méthode de travail de votre partenaire postal. En règle générale, elle se déroule de la manière suivante :

  • Vous rassemblez et sélectionnez les documents à envoyer ;
  • Vous déterminez la mise en page de l’envoi, enveloppes comprises ;
  • Vous transférez les documents et communiquez vos préférences à votre partenaire postal par le biais de la plate-forme numérique sécurisée ;
  • Ensuite, votre partenaire postal livre votre courrier d’entreprise traité à La Poste, qui se charge de sa distribution.

Vous ne devez donc plus assurer le traitement du courrier, et pouvez compter sur un traitement numérique sûr et efficace effectué par un expert en la matière.

Envie de savoir ce qu’EasyPost peut vous apporter en matière de traitement numérique du courrier ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nous serions ravis de discuter avec vous des différentes possibilités d’optimisation de traitement de votre courrier.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_1647458758-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-15 10:21:172020-12-31 14:21:33QU’EST CE QUE LE TRAITEMENT NUMÉRIQUE DU CORRIER?
disadvantages-franking machine

LES INCONVÉNIENTS D’UNE MACHINE À AFFRANCHIR

15 mai 2020/dans blog /par Charles Boland

À l’exception de quelques petites entreprises, les organisations actuelles ne s’occupent généralement plus de l’envoi manuel de leur courrier dans un service courrier. Elles sont en revanche de plus en plus nombreuses à avoir recours à des machines à affranchir. Certes, ces machines peuvent traiter et affranchir un grand volume de lettres en un temps record, mais elles n’offrent pas que des avantages. Certains inconvénients ne sont pas à sous-estimer. Nous vous les présentons donc ici, afin que vous disposiez de toutes les informations nécessaires pour choisir le meilleur processus de traitement de votre courrier.

Coût élevé

Bien qu’elle soit pratique pour traiter rapidement votre courrier, une machine à affranchir représente tout de même un certain coût. En outre, l’achat ou le leasing de ce type de machine s’accompagne de frais supplémentaires, comme l’entretien, l’encre et l’équipement. Sachez également que le paiement de vos frais d’affranchissement se fait via un préfinancement, qui doit être rechargé lorsque le crédit est épuisé.

Perte de temps précieux

Un autre inconvénient important des machines à affranchir est qu’elles ne sont pas entièrement automatisées. En d’autres termes, vous devez toujours prévoir du personnel pour utiliser la machine et récupérer ensuite le courrier, des tâches qui font perdre un temps précieux à l’employé en question. Ce temps pourrait être mis à profit pour des activités qui correspondent mieux à votre activité principale.

inconvenients-traitement du courrier-machine a affranchir

Risque d’erreurs

Des problèmes peuvent survenir lors de l’utilisation d’une machine à affranchir. Par exemple, un collaborateur doit affranchir un grand nombre de lettres à un certain tarif et oublie ensuite d’éteindre correctement la machine. L’employé devant ensuite utiliser la machine risque alors d’affranchir le courrier au mauvais tarif.

Aucune réduction en fonction du volume

L’absence de tarifs flexibles et de réductions en fonction du volume fait partie des principaux désavantages d’une machine à affranchir. En effet, elle ne tient pas compte du volume de courrier traité et affranchi chaque jour. Le tarif reste toujours le même par défaut. Vous n’en tirez dès lors aucun avantage financier, ce qui est différent avec un partenaire postal externe.

Risque de pannes

Enfin, vous n’êtes jamais à l’abri d’une panne ou d’un dysfonctionnement lié à l’utilisation de votre machine à affranchir. Et si votre appareil tombe en panne, vous n’avez d’autre choix que d’interrompre l’envoi de votre courrier jusqu’à ce qu’il soit réparé. De ce fait, la distribution du courrier est perturbée, ce qui peut entraîner d’éventuelles conséquences désastreuses si vous deviez transmettre des documents officiels importants, des factures ou des mises en demeure.

Si vous préférez éviter le moindre risque, nous vous conseillons d’opter pour une externalisation partielle ou totale du traitement de votre courrier. Vous bénéficierez ainsi de réductions en fonction du volume ainsi que de tarifs spécifiques, et vous ne devrez prévoir aucuns frais de maintenance. En outre, vos collaborateurs pourront se concentrer entièrement aux tâches centrales de votre entreprise, sans gaspiller de temps précieux.

Envie de savoir ce qu’EasyPost peut vous apporter en matière de traitement du courrier ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nous serions heureux de vous aider pour l’organisation et l’optimisation d’un processus d’envoi postal efficace.

Contactez-nous sans engagement
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/MobileSchool_duwmee-73-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-15 09:28:282022-05-10 09:49:18LES INCONVÉNIENTS D’UNE MACHINE À AFFRANCHIR

LES HEURES D’ENLÈVEMENT CHEZ EASYPOST

8 avril 2020/dans blog /par Charles Boland

Chez Easypost, nous assurons la plus grande flexibilité pour nos clients. C’est également le cas pour les heures d’enlèvement du courrier. Pour ce faire, nous demandons à nos clients une tranche horaire de deux heures durant laquelle nos chauffeurs passent enlever le courrier. De cette manière, nos clients peuvent savoir avec exactitude à quel moment le chauffeur compte passer, et nous garantissons toujours un enlèvement quotidien.

C’est non seulement très pratique pour l’organisation de notre client, mais également pour la planification logistique du circuit de nos chauffeurs. Les deux parties sont donc gagnantes et, en plus, plus efficaces au quotidien.

Que se passe-t-il lors d’une fermeture exceptionnelle ? Easypost fera le maximum pour trouver une solution avec le client, afin de pouvoir enlever son courrier dans les temps : modification de l’itinéraire, boîte aux lettres chez le client pour récupérer le courrier, espace fermé auquel le chauffeur aura accès via un badge d’entrée… Si aucune de ces possibilités n’est réalisable, nous assurerons un enlèvement avec un chauffeur attitré pour un passage dans la tranche horaire souhaitée. Ce service engendrera des coûts supplémentaires minimes.

Grâce au service flexible d’Easypost, vous n’avez plus à vous tracasser des heures de fermeture des bureaux de La Poste ou de leurs heures d’enlèvement. Nous assurons l’envoi des courriers en temps et en heure selon les délais de La Poste.

En ce qui concerne la distribution, nous garantissons également les délais d’acheminement puisque nous pouvons réclamer des pénalités de retard si La Poste n’achemine pas le courrier de nos clients dans les temps.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/MobileSchool_duwmee-5-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-04-08 16:48:032020-12-31 13:46:48LES HEURES D’ENLÈVEMENT CHEZ EASYPOST

LA MACHINE À AFFRANCHIR: COMMENT FONCTIONNE-T-ELLE?

8 avril 2020/dans blog /par Charles Boland

Affranchir le courrier avec une machine à affranchir est une manière de travailler qui est, aujourd’hui encore, très courante. Mais comment cette machine fonctionne-t-elle ? Cette méthode de travail est-elle encore efficace ?

  1. Vous louez ou achetez une machine à affranchir auprès d’un revendeur agréé par La Poste
  2. Vous faites une demande d’immatriculation pour votre machine auprès de La Poste afin d’obtenir votre numéro de timbre.
  3. Votre machine doit être connectée soit sur le réseau soit sur une ligne analogique et une prise de courant. Elle enregistre tous les affranchissements pendant 1 mois.
  4. Lorsque vous affranchissez, vous devez choisir le type d’envoi : prioritaire, lettre verte, écopli, international, recommandé avec AR, etc.
  5. Vous pesez l’enveloppe pour qu’elle soit affranchie dans la bonne tranche de poids.
  6. Vous devez toujours affranchir votre courrier à la date à laquelle vous l’envoyez. Il s’agit souvent de la date du jour précédant la venue du facteur ou le dépôt à la boîte la plus proche à des heures bien déterminées.
  7. Ensuite, entre le 1er et le 7 de chaque mois, votre machine télécharge sur le serveur de La Poste vos données d’affranchissement afin de vous facturer le mois précédent.

 

Suivi des statistiques avec la machine à affranchir

Grâce à une machine à affranchir, il est plus facile de garder un œil sur le courrier que vous affranchissez. Vous pouvez imprimer chaque mois un document détaillé reprenant le nombre d’envois affranchis pour chaque type de courrier durant le mois. Grâce à ce document, vous pouvez donc modifier votre façon de travailler ou, du moins, tenter de l’améliorer si nécessaire.


EasyPost versus machine à affranchir

Une machine à affranchir constitue la première étape pour optimiser le traitement de votre courrier, mais vous pouvez encore améliorer davantage ce processus. Lorsque vous confiez votre courrier à EasyPost, vous bénéficiez non seulement d’un tarif réduit sur le prix du timbre, mais vous profitez également de nombreuses optimisations aux niveaux opérationnel et financier :

  • Vous n’avez plus besoin d’une machine à affranchir. Il vous suffit de préparer votre courrier pour l’enlèvement.
  • Votre courrier est retiré chaque jour dans vos bureaux à l’heure convenue.
  • EasyPost vous accorde des réductions supplémentaires sur le prix des timbres en fonction de votre volumétrie annuelle.
  • En outre, EasyPost ne facture aucuns frais de traitement.
  • Vous ne devez plus vous soucier de l’entretien de la machine ou de l’achat des cartouches d’encre nécessaires au bon fonctionnement de la machine.
  • Nous appliquons une facturation au réel, c’est-à-dire que vous recevez chaque mois une facture reprenant le détail journalier du traitement de votre courrier.
  • La facturation fournit un aperçu détaillé de vos envois quotidiens, du nombre de plis affranchis par jour, par produits postaux et par tranche de poids.
  • Si vous le souhaitez et sur demande, EasyPost propose également une facture avec une vue d’ensemble détaillée pour chaque centre de coûts. La facturation avec centre de coûts facilite grandement les rétrocessions et refacturations en interne.

Curieux de savoir ce que Easypost peut apporter à votre entreprise ? Organisez un rendez-vous sans engagement pour découvrir les différents avantages de notre programme. Après une analyse approfondie de votre situation actuelle, nous explorerons pour vous les possibilités d’optimisation du traitement de votre courrier.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/Easypost_601007444-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-04-08 16:42:512020-12-31 13:19:35LA MACHINE À AFFRANCHIR: COMMENT FONCTIONNE-T-ELLE?
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