poste électronique Archieven

Articles

LA VALEUR AJOUTÉE D’UNE DISTRIBUTION SÛRE ET SECURISÉE DU COURRIER

8 avril 2020/dans blog /par annelies.wuytack

Grâce à la numérisation et à des règlementations comme le RGPD, nous sommes de plus en plus conscients des enjeux liés à la sécurité et à la confidentialité des données d’entreprise que l’on confie à des tiers. Pensez à votre adresse e-mail, votre nom, votre date de naissance ou votre adresse postale : des éléments qui vous sont régulièrement demandés, lorsque vous souhaitez télécharger un document par exemple.

Aujourd’hui, le respect de la vie privée et la protection des données à caractère personnel et confidentiel sont devenus essentiels dans le monde numérique, mais aussi dans le traitement et la distribution du courrier. En effet, si vous choisissez d’externaliser le traitement de votre courrier, vous confiez votre courrier d’entreprise à un partenaire postal tiers. Il est donc important que vous teniez compte de quelques points essentiels pour garantir une distribution sûre et efficace de votre courrier. Nous les énumérons ci-dessous pour vous aider à choisir le partenaire d’externalisation le plus approprié.

GARANTIE D’INTÉGRITÉ DES DOCUMENTS

Si vous optez pour un partenaire externe pour traiter et distribuer votre courrier d’entreprise, il est important que ce partenaire vous offre une garantie en matière d’intégrité des documents. Une gestion fiable des documents confidentiels est essentielle, quelle que soit la solution postale que vous choisissez. Qu’il s’agisse d’employer les bonnes enveloppes, vignettes et sacs postaux ou de fournir un portail client sûr, la protection de vos données privées doit toujours être considérée comme une priorité absolue.

Pour que vos données confidentielles restent protégées même en cas d’utilisation de solutions postales numériques, les entreprises postales utilisent des systèmes sécurisés. Chez Easypost, nous avons par exemple opté pour une plateforme hautement sécurisée sur laquelle vous pouvez envoyer vos documents afin que nous puissions les imprimer et les traiter pour vous. L’ensemble du processus se déroule in-line et en HTTPS, ce qui permet de garantir la protection de vos données, puisqu’absolument personne ne peut avoir accès au contenu de vos envois.

Même quand vous envoyez des recommandés numériques, vos données à caractère personnel restent protégées. Les systèmes sécurisés avec authentification de l’expéditeur sont en effet de plus en plus courants et le processus d’envoi se déroule toujours de manière transparente.

GESTION TRANSPARENTE DE VOTRE COURRIER D’ENTREPRISE

Il est essentiel que vos données à caractère personnel (et même toutes vos données) soient toujours bien protégées, mais il est tout aussi important que vous ayez de la visibilité sur vos envois et leur traitement. Il est donc préférable d’opter pour un partenaire postal professionnel qui garantit un processus transparent de traitement du courrier, par exemple à l’aide d’un portail client bien conçu. Certaines entreprises postales, comme Easypost, proposent un portail client sécurisé vous permettant de consulter les accusés de réception de vos envois recommandés numériques ou de contrôler le statut de votre colis postal jusqu’à 10 ans après la date d’envoi. Ce portail client satisfait également à la législation RGPD en vigueur et est chiffré avec une clé de protection spécifique avec laquelle vous devez vous connecter. Vous avez ainsi la certitude d’être le seul à avoir accès à vos données d’envoi.

CONTRÔLE DE VOTRE COURRIER D’ENTREPRISE ET DES DÉPENSES ASSOCIÉES

Le troisième critère pour une distribution sûre du courrier est un contrôle permanent de vos envois postaux et des dépenses y afférentes. Comme mentionné précédemment, de nombreux partenaires postaux externes travaillent avec un portail client particulièrement sécurisé afin de vous tenir informé de l’évolution du traitement et de la distribution de votre courrier. Le portail sert également à vous donner un récapitulatif de la quantité de courrier mensuel de l’entreprise et de la facturation associée. Sur ce même portail, vous pouvez consulter vos factures détaillées et, si vous le souhaitez, obtenir les détails par centres de coûts. Vous gardez ainsi en permanence un aperçu de vos différentes dépenses postales et pouvez contrôler le tout quand vous le souhaitez. Une communication transparente est en effet essentielle si l’on veut pouvoir compter sur un service postal fiable.

Bien entendu, l’expertise, l’expérience et la ponctualité de votre partenaire postal contribuent également à une distribution sûre du courrier. La protection de vos données confidentielles reste cependant la priorité absolue.

Vous souhaitez de plus amples informations sur nos solutions et services postaux sûrs ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous fournir de plus amples informations sur le fonctionnement professionnel de notre entreprise postale.

LE COURIER SORTANT TRAITÉ PLUS EFFICACEMENT EN 5 ÉTAPES

8 avril 2020/dans blog /par annelies.wuytack

La numérisation s’impose de plus en plus dans notre quotidien, et nombreuses sont les entreprises qui investissent dans des solutions de communication numérique afin d’être en conformité avec la législation ou d’optimiser les échanges avec leurs clients par exemple. Certaines entreprises, cependant, continuent d’envoyer leur courrier de la manière classique. Le traitement de cette montagne de documents officiels, factures, relances et lettres de mise en demeure leur coûte malheureusement énormément de temps et d’argent. Il y a quelques années, le Centre for Economics and Business Research Ltd (Cebr) a publié un rapport selon lequel les entreprises pourraient économiser en moyenne 5 400 millions d’euros en sous-traitant certaines tâches d’impression. Il en va de même pour l’impression du courrier sortant.

L’externalisation des tâches liées au courrier de votre entreprise permet de traiter celui-ci plus efficacement et de façon plus avantageuse. Chez EasyPost, nous avons mis au point, par exemple, EasyPrint, une solution de traitement du courrier efficace, par laquelle vous sous-traitez quelques tâches comme l’impression de votre courrier. Dans ce blog, nous passons en revue les 5 étapes du processus de traitement du courrier.

1. Vérifiez l’exactitude des informations d’expédition

Cela paraît logique, mais cette étape est essentielle pour traiter efficacement votre courrier sortant. En effet, les documents risquent de ne pas arriver chez le bon destinataire ou d’être renvoyés si les informations d’expédition sont incorrectes. Étant donné qu’il s’agit, dans la plupart des cas, de documents sensibles, il est essentiel de faire en sorte qu’un maximum de plis soient distribués correctement par La Poste. Il est dès lors très important que votre fichier clients soit mis à jour en permanence.

2. Sélectionnez les documents exacts et choisissez une mise en page appropriée

L’étape suivante du processus de traitement du courrier consiste à sélectionner les documents exacts à envoyer. Vient ensuite la mise en page de vos documents et enveloppes. Vous avez toujours la possibilité d’apporter des modifications à votre identité graphique. Le cas échéant, vous devez uniquement fournir le résultat final à votre partenaire d’externalisation.

uitgaande post-efficiënter verwerken-stappenplan

3. L’entreprise postale externe reçoit le courrier sortant

Après avoir sélectionné les documents à expédier ainsi que leur mise en page, vous les envoyez par le biais d’un système numérique à votre partenaire pour la gestion du courrier. Celui-ci reçoit toujours votre courrier sortant dans un environnement sécurisé en HTTPS://. Le processus est intégralement in-line et aucun collaborateur n’a accès au contenu de votre courrier sortant, puisqu’il n’y a aucune intervention humaine sur la chaine de production, sauf pour charger le papier et les enveloppes.

4. Traitement du courrier sortant par votre partenaire d’externalisation

L’entreprise postale commence à traiter votre courrier sortant dès sa réception. Les documents sont imprimés avec soin dans un seul flux et glissés dans une enveloppe qui est ensuite affranchie.

5. Le courrier est transmis au fournisseur en vue de sa distribution

Pour terminer, votre courrier sortant est transmis à La Poste, qui en assure la distribution au destinataire.

L’externalisation de ces étapes vous permet de gagner du temps et de l’argent. En effet, vous n’avez plus besoin de collaborateurs pour traiter le courrier de l’entreprise et vos coûts d’impression sont considérablement réduits. Par ailleurs, vous ne devez plus acheter, louer ou entretenir vous-même une machine à affranchir, vous procurer des enveloppes, etc. Une méthode de traitement du courrier efficace comme celle-ci vous permet en outre de profiter de tarifs d’impression et d’expédition intéressants chez votre partenaire postal.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon de traiter plus efficacement votre courrier sortant avec une solution comme EasyPrint ? Ou vous êtes à la recherche d’un partenaire postal expérimenté pour traiter et expédier le courrier de votre entreprise ? Contactez-nous vite ! Nos consultants se feront un plaisir d’examiner avec vous les différentes options permettant de traiter le plus efficacement possible votre courrier sortant.

IMPRIMEZ ET ENVOYEZ VOS FACTURES EN QUELQUES CLICS GRÂCE À EASYPRINT

13 février 2020/dans blog /par sonjaDB

Nous vivons à une époque où le numérique domine dans la majorité de nos échanges. Chaque jour, les entreprises envoient des e-mails à leurs collaborateurs, partenaires et clients. Cela dit, toute la communication ne peut être envoyée par voie numérique, et certains courriers sont toujours envoyés par la poste classique.

Malheureusement, l’expédition manuelle de ces documents nécessite à la fois du temps et de l’argent. Pour aider les entreprises et les instances publiques à accomplir cette tâche fastidieuse et chronophage, nous avons développé EasyPrint, une solution globale pour le traitement et l’expédition des courriers qui doivent être réceptionnés sous format papier. Dans ce blog, nous vous expliquons comment faire pour imprimer et envoyer toutes vos factures en quelques clics grâce à EasyPrint.

COMMENT EASYPRINT FONCTIONNE-T-IL EXACTEMENT ?

Nous savons que l’envoi de factures et d’autres communications officielles constitue un processus fastidieux et, pour cette raison, nous avons voulu mettre au point une solution globale pour le traitement et l’envoi de votre courrier. EasyPrint se charge donc de tout le processus d’expédition pour vous. Il vous suffit de nous transmettre numériquement les documents à envoyer et EasyPost se charge du reste. Le processus de traitement du courrier avec EasyPrint se déroule comme suit :

Étape 1 : Vous sélectionnez les documents que vous désirez envoyer

Étape 2 : Vous déterminez la mise en page des documents et enveloppes. Votre entreprise souhaite modifier son identité graphique ? Pas de souci : vous apportez vous-même les changements nécessaires à la mise en page actuelle et aux systèmes internes. Vous nous envoyez ensuite le résultat final par voie numérique en vue du traitement.

Étape 3 : EasyPost reçoit les documents dans un environnement sécurisé.

Étape 4 : Les documents sont imprimés et mis sous pli dans des enveloppes qui sont ensuite affranchies.

Étape 5 : EasyPost transmet le courrier traité à notre fournisseur, La Poste.

Étape 6 : La Poste distribue votre courrier via son réseau.

Étape 7 : Votre courrier arrive à destination.

Vos factures et votre communication officielle sont traitées et remises au destinataire en un seul flux. Vous ne devez donc plus vous préoccuper du traitement du courrier lié à la facturation par exemple. Avec EasyPrint, nous nous en chargeons intégralement.

LES AVANTAGES D’EASYPRINT

Le traitement efficace et rapide de vos factures avec EasyPrint offre également à votre entreprise une foule d’avantages :

OPTIMISATION DE VOTRE TEMPS ET GAIN DE PRODUCTIVITÉ

Puisque nous nous chargeons de l’impression et du traitement (mise sous pli et affranchissement) de votre courrier, votre entreprise économise un temps précieux. Vos collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur les tâches importantes qui relèvent de votre activité principale. Nous utilisons en outre nos enveloppes et notre papier… Encore un avantage pour votre entreprise !

RÉDUCTION DES COÛTS

Par ailleurs, vous réalisez une économie importante au niveau des coûts de traitement de la correspondance liée à votre facturation (impression, enveloppes, machines de traitement du courrier, etc.). De plus, EasyPost peut vous proposer un tarif plus intéressant pour l’impression et l’expédition étant donné que nous traitons chaque jour de gros volumes pour différents clients.

GARANTIE DU RESPECT DES RÈGLES DE VIE PRIVÉE

Le respect de la vie privée est fondamental pour nous. C’est pourquoi nous voulons insister sur notre conformité totale avec les dispositions du RGPD. Personne ne peut avoir accès au contenu des factures et documents que vous désirez envoyer.

SUPPORT NÉCESSAIRE

EasyPost fournit à votre entreprise, 7 jours sur 7, l’assistance nécessaire pour l’expédition de votre correspondance. Vous avez même à votre disposition un collaborateur EasyPost dédié. Par ailleurs, vous pouvez toujours consulter notre page de support sur notre site Web, où vous trouverez les réponses aux questions les plus fréquentes.

Vous aimeriez savoir en quoi EasyPrint peut être utile pour votre entreprise ? Prenez vite contact avec EasyPost. Nos consultants vous donneront avec plaisir les conseils nécessaires pour envoyer votre courrier plus rapidement et plus efficacement avec notre solution EasyPrint.