À l’exception de quelques petites entreprises qui utilisent encore des timbres classiques, les organisations actuelles ne s’occupent généralement plus de l’envoi manuel de leur courrier dans un service courrier. Elles sont en revanche de plus en plus nombreuses à avoir recours à des machines à affranchir pour le traitement de leur courrier sortant. Certes, ces machines peuvent traiter et affranchir un grand volume de lettres en un temps record, mais elles n’offrent pas que des avantages. Certains inconvénients ne sont pas à sous-estimer. Nous vous les présentons donc ici, afin que vous disposiez de toutes les informations nécessaires pour choisir le meilleur processus de traitement de votre courrier.

COÛT ÉLEVÉ

Bien qu’elle soit pratique pour traiter rapidement votre courrier, une machine à affranchir représente tout de même un certain budget. Outre l’achat ou le leasing de la machine, il faut compter des frais supplémentaires, notamment pour l’achat de consommables, d’encre et d’étiquettes. La machine a en outre besoin d’être mise à jour à chaque fois que le tarif des timbres évolue, bien souvent tous les ans au mois de janvier. Cette opération a un coût, qui est soit compris dans le coût de location de votre machine, soit facturé à part.

PERTE D’UN TEMPS PRÉCIEUX

Un autre inconvénient des machines à affranchir est qu’elles ne sont pas entièrement automatisées. En d’autres termes, vous devez toujours prévoir du personnel pour faire fonctionner la machine, choisir le bon produit et récupérer ensuite le courrier, des tâches qui font perdre un temps précieux à l’employé en question. Ce temps pourrait être mis à profit pour des activités qui correspondent mieux à votre activité principale.

RISQUE D’ERREURS

Des problèmes peuvent survenir lors de l’utilisation d’une machine à affranchir. Il y a, par exemple, toujours un risque de suraffranchissement, si la machine n’a pas de dispositif de pesée dynamique : imaginons que l’opérateur ne pèse pas toutes les enveloppes à affranchir avant de les disposer dans la machine. Le mauvais tarif sera alors appliqué.

RISQUE DE PANNES

Enfin, vous n’êtes jamais à l’abri d’une panne ou d’un dysfonctionnement lié à l’utilisation de votre machine à affranchir. Et si votre appareil tombe en panne, vous n’avez d’autre choix que d’interrompre l’envoi de votre courrier jusqu’à ce qu’il soit réparé. Dans ce cas, le courrier s’accumulera et ne sera pas distribué dans les temps, ce qui peut entraîner des conséquences désastreuses si vous deviez transmettre des documents officiels importants dans un certain délai. Prenons également l’exemple du règlement à la réception de la facture. Si ces factures n’arrivent pas jusqu’à vos clients, c’est la trésorerie de l’entreprise qui sera mise à mal.

Si vous souhaitez ne courir aucun risque, nous vous conseillons d’opter pour une externalisation partielle ou totale du traitement de votre courrier. Vous bénéficierez en outre de réductions en fonction des volumes à traiter ainsi que de tarifs spécifiques pour les timbres, et vous ne devrez prévoir aucuns frais de maintenance. En outre, vos collaborateurs pourront se concentrer entièrement aux tâches principales de votre entreprise, sans gaspiller de temps précieux.

Envie de savoir ce qu’EasyPost peut vous apporter en matière de traitement du courrier ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nous serions heureux de vous aider pour l’organisation et l’optimisation d’un processus d’envoi postal efficace.