S’il est vrai que le nombre de transactions par voie postale diminue, de nombreuses entreprises continuent d’utiliser la méthode traditionnelle pour envoyer des factures, relances, bulletins de paie ou documents en tous genres. Le traitement de ce courrier au quotidien est généralement réalisé en interne, dans un service courrier bien équipé. Les travailleurs responsables du traitement du courrier sortant se chargent du tri, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de l’expédition du courrier.

Le traitement du courrier est toutefois un processus chronophage, à plus forte raison s’il est réalisé manuellement. Pour aider les collaborateurs du service courrier à gagner en productivité, de nombreuses entreprises investissent, à partir d’un certain volume de courrier, dans divers équipements professionnels, comme une machine de mise sous pli par exemple. Comme vous pouvez l’imaginer, la mise à disposition des ressources adéquates engloutit une part importante du budget de ces entreprises. Nous aimerions dès lors vous présenter une solution alternative plus efficace et plus économique.

Numérisation du service courrier

Pour éviter un investissement considérable dans une machine de mise sous pli par exemple, une première solution consiste à numériser et envoyer par e-mail ou télécharger sur une plateforme le courrier sortant. La numérisation du service courrier est une tendance croissante dans le monde des entreprises puisque, pour des motivations d’ordre écologique, celles-ci souhaitent généralement aussi réduire au maximum l’utilisation de papier et d’encre.

Malheureusement, un service courrier numérique présente aussi des inconvénients. Un premier inconvénient est lié à la sécurisation des systèmes d’exploitation et des datas clients, par exemple. Un second est lié à la notion d’archivage et de recherche des documents. Cela implique des investissements supplémentaires obligatoires et la nécessité d’opter pour des solutions complémentaires onéreuses. L’entreprise n’est en outre jamais à l’abri d’un piratage informatique. Elle doit pouvoir rebondir rapidement afin de garantir la continuité des échanges et le fonctionnement des systèmes.

Sous-traitance de l’envoi du courrier

La sous-traitance de votre courrier à un partenaire postal expérimenté constitue une meilleure option, qui vous permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais qui prend également en charge l’intégralité des tâches liées au traitement de votre courrier au quotidien. En effet, un expert en envoi de courrier exécutera tout le processus de traitement à votre place. Autrement dit : si vous optez pour EasyPrint, vous ne devrez même plus vous occuper de l’impression, de la mise sous pli et de l’affranchissement de votre courrier.

Via une plateforme numérique sécurisée – on parle aussi de solution SAAS –, vous pouvez sélectionner vos documents, choisir la mise en page exacte tant pour le document que pour l’enveloppe et envoyer le tout à un partenaire postal externe. Celui-ci imprimera votre courrier sortant comme vous le souhaitez (papier, mise en page, en-tête et logo, enveloppes…), le mettra sous pli, affranchira les enveloppes et remettra le courrier à La Poste en vue de sa distribution.

Vous n’aurez donc plus aucune dépense liée à l’achat ou à la location d’une machine de mise sous pli, ni à d’autres ressources telles que l’utilisation de votre personnel, l’achat de matériel d’impression, d’enveloppes ou autres. Votre courrier quotidien est pris en charge de A à Z par votre partenaire d’externalisation afin que vos collaborateurs puissent pleinement se concentrer sur leurs activités principales.

Si vous optez pour la sous-traitance de l’envoi du courrier, vous recevez chaque mois une facture détaillée reprenant toutes les informations concernant votre courrier sortant quotidien. Chez EasyPost, nous allons plus loin et vous offrons également la possibilité de subdiviser le récapitulatif par département : une solution qui peut s’avérer très pratique pour votre comptabilité.

Il existe des options intéressantes pour remplacer une machine de mise sous pli, y compris pour sous-traiter l’intégralité de l’envoi de votre courrier de manière professionnelle. Vous en avez assez de payer des sommes considérables pour votre service courrier et souhaitez envoyer votre courrier de manière efficace et rentable ? Dans ce cas, une prise en charge intégrale par un partenaire postal expérimenté est la solution idéale. Vous bénéficiez de nombreux avantages intéressants et pouvez vous concentrer sur votre activité principale, sans vous préoccuper du traitement de votre courrier quotidien, que vous savez entre de bonnes mains.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de sous-traitance de l’envoi de courrier ? Vous souhaitez découvrir EasyPrint, notre solution globale d’externalisation de votre courrier sortant ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nos consultants se feront un plaisir de vous donner toutes les informations nécessaires.

Les entreprises qui expédient leur courrier (factures, documents officiels, originaux, mises en demeure et mailings par exemple) de manière traditionnelle disposent en général d’un service courrier équipé à cet effet. On y retrouve toutes sortes de machines, et très souvent une machine de mise sous pli. Si cet équipement permet d’automatiser et d’accélérer quelque peu le processus de la mise sous pli des documents, il présente également de nombreux inconvénients. Dans ce blog, nous allons répertorier les différents inconvénients de l’utilisation d’une machine de mise sous pli et vous expliquer comment éviter les pièges.

RISQUE D’ERREURS ET DE PANNES

La machine de mise sous pli peut être très pratique pour traiter le courrier de votre entreprise, mais elle présente un risque d’erreur accru. Elle est toujours commandée par un travailleur, qui est notamment responsable de son paramétrage. Une erreur au niveau de l’impression ou du chargement est vite arrivée et peut avoir des conséquences graves pour le contenu des enveloppes et le fonctionnement de la machine.

De plus, un dysfonctionnement ou une panne de la machine de mise sous pli ne sont jamais exclus, ce qui risque de perturber ou de ralentir le flux du traitement quotidien de votre courrier. Il en résulte un impact direct sur l’expédition puisque les lettres ne peuvent être envoyées à temps.

AUGMENTATION DES COÛTS

Il va sans dire que l’utilisation d’une machine de mise sous pli entraîne de nombreux coûts. Vous devez non seulement assumer l’achat ou la location de la machine, mais l’entretien (avec contrat annuel) et les réparations nécessaires font également gonfler le coût du traitement de votre courrier. Vous avez en outre besoin d’enveloppes particulières et devez traiter manuellement les courriers dont le format ne peut être pris en charge par la machine, ce qui entraîne un coût supplémentaire. Une fois les documents mis sous pli, vous devez encore les passer dans la machine à affranchir, que vous louez, sans oublier l’achat de cartouches très onéreuses.

PERTE D’HEURES DE TRAVAIL PRÉCIEUSES

Malheureusement, les machines de mise sous pli ne sont pas entièrement automatisées et doivent être commandées par un travailleur. La machine permet d’éviter un maximum d’interventions humaines, mais il reste indispensable d’investir dans le système pour que tout fonctionne correctement. Bon nombre de machines sont semi-automatisées. Il est donc nécessaire de passer la machine en manuel lorsqu’il y a des plis à faire avec un nombre de pages variable, la machine ne pouvant savoir combien de pages il faut mettre dans l’enveloppe. Il est alors nécessaire de rester face à la machine et cela implique une grosse perte de temps.

La solution ? La sous-traitance du traitement de votre courrier à un partenaire postal expérimenté. Non seulement vous évitez les inconvénients cités ci-dessus, mais vous payez également un montant mensuel fixe, en profitant de différents avantages sur le plan financier et organisationnel. Vous ne devez plus vous soucier du traitement de votre courrier et pouvez vous concentrer sur votre activité principale.

Envie de savoir en quoi la sous-traitance du traitement de votre courrier peut être utile pour votre entreprise ? Prenez vite contact avec Easypost ! Nous examinerons ensemble les différentes possibilités pour une expédition efficace et sans souci du courrier quotidien de votre entreprise.

Contrairement à ce que vous pourriez peut-être penser, de nombreuses entreprises traitent encore le courrier de façon traditionnelle à l’ère du numérique. En effet, toutes les formes de communication ne se prêtent pas à un envoi par e-mail. Prenons l’exemple des factures, mises en demeure et documents officiels d’un employeur ou des mailings directs qui ne peuvent s’égarer parmi toutes sortes d’autres e-mails.

Ceci dit, le traitement de tout ce courrier sortant n’est pas une mince affaire. Vos collaborateurs doivent collecter, trier, affranchir et expédier la correspondance. Ce processus chronophage pourrait être plus efficace, et le traitement externe du courrier offre la solution idéale à cet effet. Dans ce blog, nous vous expliquons avec plaisir en quoi celui-ci consiste exactement et quels avantages vous pouvez en retirer.

Le traitement externe du courrier pour les entreprises

En réalité, le traitement externe du courrier pour les entreprises n’est rien de plus que la sous-traitance du courrier sortant à un partenaire externe. Vous avez le choix entre différentes formes. Par exemple, vous pouvez opter pour un enlèvement du courrier de votre entreprise. Dans ce cas, il vous suffit de rassembler votre courrier sortant et de le préparer dans des sacs postaux spéciaux en vue de leur enlèvement par votre partenaire postal. Vous ne devez donc plus le trier, l’affranchir et l’expédier étant donné que l’entreprise de traitement du courrier s’en charge.

En fonction des services que propose votre partenaire postal, vous pouvez également sous-traiter l’intégralité du traitement de votre courrier. Dans de nombreux cas, ce processus est numérique, et le temps que vous devez consacrer à la gestion de votre courrier sortant est dès lors minime. Vous envoyez tout le courrier sortant à votre partenaire postal externe via une plateforme numérique. Celui-ci se charge de l’impression, de la mise sous enveloppe et de l’affranchissement. Pour terminer, votre partenaire postal transmet tout le courrier traité au distributeur en vue de sa livraison.

Quels sont les avantages du traitement externe du courrier pour les entreprises ?

Maintenant que vous savez exactement en quoi consiste le traitement externe du courrier pour les entreprises, il est évidemment également intéressant de connaître les avantages que votre entreprise peut en retirer concrètement. Nous avons déjà évoqué le premier avantage – le gain de temps –, mais nous aimerions vous en dire plus à ce sujet. Voici dès lors un bref récapitulatif de tous les avantages :

• Optimisation du temps et du personnel

Le traitement externe du courrier vous offre la possibilité de planifier plus efficacement le temps précieux de votre personnel. Celui-ci ne doit plus s’occuper des différentes procédures liées au traitement du courrier et peut se consacrer pleinement à l’exécution des tâches qui lui incombent. Il en résulte un impact sur la productivité de votre entreprise. Par ailleurs, ce traitement externe peut être considéré comme un investissement indirect dans la croissance de votre entreprise.

• Réduction des dépenses

Le traitement externe du courrier pour les entreprises offre non seulement un gain de temps mais a également un impact considérable sur les dépenses. En effet, le traitement du courrier en interne représente un coût important. En plus de faire l’acquisition du matériel nécessaire, dont une affranchisseuse, des enveloppes et de l’encre, vous devez entretenir les machines et prévoir le crédit d’affranchissement nécessaire. Par ailleurs, vous affranchissez le courrier sortant à des tarifs standard qui ne tiennent pas compte de réductions sur le volume.

Si vous confiez le traitement de votre courrier à un partenaire externe, vous bénéficiez de meilleurs tarifs et réduisez vos dépenses car celui-ci s’en charge. Vous réglez uniquement la facture mensuelle pour l’envoi du courrier à des tarifs d’affranchissement et d’expédition intéressants.

• Assistance professionnelle pour le courrier de votre entreprise

Dernier avantage majeur du traitement externe du courrier pour les entreprises : la possibilité d’une assistance professionnelle pour le traitement de votre courrier. Vous avez des souhaits spécifiques concernant le courrier sortant ou êtes à la recherche de solutions créatives pour le traitement de votre courrier ? Un partenaire postal externe peut s’avérer idéal à cet effet. Il dispose en effet de l’expertise nécessaire et recherchera toujours avec vous la solution de traitement du courrier la plus efficace pour votre entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus sur les différentes possibilités de traitement externe du courrier pour votre entreprise ? Contactez-nous vite ! Nos consultants se feront un plaisir de vous conseiller la solution la plus adéquate pour le courrier sortant de votre entreprise.

À l’exception de quelques petites entreprises, les organisations actuelles ne s’occupent généralement plus de l’envoi manuel de leur courrier dans un service courrier. Elles sont en revanche de plus en plus nombreuses à avoir recours à des machines à affranchir. Certes, ces machines peuvent traiter et affranchir un grand volume de lettres en un temps record, mais elles n’offrent pas que des avantages. Certains inconvénients ne sont pas à sous-estimer. Nous vous les présentons donc ici, afin que vous disposiez de toutes les informations nécessaires pour choisir le meilleur processus de traitement de votre courrier.

Coût élevé

Bien qu’elle soit pratique pour traiter rapidement votre courrier, une machine à affranchir représente tout de même un certain coût. En outre, l’achat ou le leasing de ce type de machine s’accompagne de frais supplémentaires, comme l’entretien, l’encre et l’équipement. Sachez également que le paiement de vos frais d’affranchissement se fait via un préfinancement, qui doit être rechargé lorsque le crédit est épuisé.

Perte de temps précieux

Un autre inconvénient important des machines à affranchir est qu’elles ne sont pas entièrement automatisées. En d’autres termes, vous devez toujours prévoir du personnel pour utiliser la machine et récupérer ensuite le courrier, des tâches qui font perdre un temps précieux à l’employé en question. Ce temps pourrait être mis à profit pour des activités qui correspondent mieux à votre activité principale.

Risque d’erreurs

Des problèmes peuvent survenir lors de l’utilisation d’une machine à affranchir. Par exemple, un collaborateur doit affranchir un grand nombre de lettres à un certain tarif et oublie ensuite d’éteindre correctement la machine. L’employé devant ensuite utiliser la machine risque alors d’affranchir le courrier au mauvais tarif.

Aucune réduction en fonction du volume

L’absence de tarifs flexibles et de réductions en fonction du volume fait partie des principaux désavantages d’une machine à affranchir. En effet, elle ne tient pas compte du volume de courrier traité et affranchi chaque jour. Le tarif reste toujours le même par défaut. Vous n’en tirez dès lors aucun avantage financier, ce qui est différent avec un partenaire postal externe.

Risque de pannes

Enfin, vous n’êtes jamais à l’abri d’une panne ou d’un dysfonctionnement lié à l’utilisation de votre machine à affranchir. Et si votre appareil tombe en panne, vous n’avez d’autre choix que d’interrompre l’envoi de votre courrier jusqu’à ce qu’il soit réparé. De ce fait, la distribution du courrier est perturbée, ce qui peut entraîner d’éventuelles conséquences désastreuses si vous deviez transmettre des documents officiels importants, des factures ou des mises en demeure.

Si vous préférez éviter le moindre risque, nous vous conseillons d’opter pour une externalisation partielle ou totale du traitement de votre courrier. Vous bénéficierez ainsi de réductions en fonction du volume ainsi que de tarifs spécifiques, et vous ne devrez prévoir aucuns frais de maintenance. En outre, vos collaborateurs pourront se concentrer entièrement aux tâches centrales de votre entreprise, sans gaspiller de temps précieux.

Envie de savoir ce qu’EasyPost peut vous apporter en matière de traitement du courrier ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nous serions heureux de vous aider pour l’organisation et l’optimisation d’un processus d’envoi postal efficace.