5 CONSEILS POUR OPTIMISER LE GESTION DU COURRIER
Le traitement et l’expédition du courrier constituent une tâche importante dans une entreprise, qui nécessite néanmoins beaucoup de main-d’œuvre. Les collaborateurs doivent non seulement rassembler tous les documents, mais également les préparer correctement pour leur expédition, ce qui inclut, entre autres, l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement. Par ailleurs, ils doivent également veiller à ce que le courrier parvienne à leur destinataire en temps utile : un critère qui est particulièrement important pour les factures et mises en demeure. Car plus vite le client reçoit les documents, plus vite vous serez payé.
Il est dès lors important de bien coordonner les différentes étapes du traitement du courrier et de l’améliorer si nécessaire. Dans ce blog, nous vous présentons cinq conseils pour optimiser les processus de traitement du courrier au sein de votre entreprise.
1. Utilisez des documents personnalisés
Le premier conseil ne porte pas particulièrement sur un processus déterminé du traitement du courrier, mais concerne la façon dont vous envoyez les documents aux clients. En utilisant systématiquement des documents personnalisés, c’est-à-dire des documents en phase avec votre identité graphique, vous renforcez l’implication du courrier de votre entreprise. Les clients apprécieront cette approche professionnelle et considéreront votre courrier comme fiable et correct. Dans de nombreux cas, ils passeront plus rapidement à l’action (un paiement correct et à temps de vos factures par exemple). Ils seront satisfaits de la manière dont vous les contactez et vous resteront fidèles.
2. Protégez la confidentialité de vos documents
Un grand nombre d’entreprises continuent d’envoyer leur courrier de la manière classique, par exemple pour des documents officiels, factures, rappels de paiement, etc. Le contenu de ces documents peut être sensible et mérite une certaine confidentialité. Pour vos processus liés au traitement du courrier, choisissez dès lors de préférence une méthode qui garantit la confidentialité de celui-ci. Un exemple : l’utilisation de solutions numériques, comme le chargement de documents sur une plateforme sécurisée, qui empêchent les collaborateurs d’accéder au contenu des documents à envoyer.
3. Choisissez une solution qui offre des possibilités de traçage
Inutile de vous dire que le courrier peut se perdre facilement, certainement si vous le traitez manuellement. Par exemple, le courrier à envoyer n’est pas rassemblé correctement, est oublié quelque part ou est affranchi de manière incorrecte. C’est un point qui mérite toute votre attention si vous comptez optimiser vos processus de traitement du courrier.
Heureusement, il existe des systèmes de traitement du courrier qui offrent la possibilité de tracer le courrier envoyé et vous permettent de rester en permanence au courant du statut de vos lettres et colis.
4. Sous-traitez les tâches et réduisez les coûts
À moins que vous ne soyez actif dans le secteur postal, comme EasyPost, les processus de gestion du courrier ne sont pas une priorité dans votre entreprise. Malheureusement, ils représentent un coût important, sans compter que le traitement de tout ce courrier est une activité chronophage. C’est pourquoi il peut être plus intéressant de confier le traitement et l’envoi de votre courrier à un partenaire expérimenté.
Non seulement celui-ci vous évite les coûts liés au matériel, aux machines et à la main-d’œuvre, mais il peut également vous offrir une quantité d’avantages financiers. Étant donné qu’une entreprise professionnelle de traitement du courrier travaille pour différents clients, elle est à même de vous proposer des tarifs intéressants pour l’impression et l’expédition.
Par ailleurs, vos collaborateurs ont l’opportunité de se concentrer sur leurs tâches principales au lieu de travailler au service courrier.
5. Gérez votre processus de traitement du courrier en un clic
Comme nous l’avons expliqué, le traitement du courrier de votre entreprise et sa préparation pour l’expédition représentent une tâche colossale. De plus, une erreur risque toujours de se produire durant ce processus. C’est dès lors un avantage si vos processus de gestion du courrier peuvent être exécutés en un seul flux. Un partenaire postal externe, comme EasyPost, offre cette possibilité et vous propose un système automatisé qui vous permet de lui faire parvenir, par voie numérique, le courrier à envoyer. Il se charge ensuite du traitement (impression, mise sous pli, tri…) dans un processus fluide. On ne peut plus simple !
Vous aimeriez de plus amples informations sur la façon dont EasyPost peut vous aider à optimiser vos processus de gestion du courrier ? Contactez-nous sans plus tarder. Nos consultants se feront un plaisir de vous présenter les différentes possibilités telles qu’EasyPrint, notre solution globale pour le traitement du courrier de votre entreprise.
