5 ÉTAPES SIMPLES POUR UN TRAITEMENT PLUS EFFICACE DE VOTRE COURRIER SORTANT
Malgré l’émergence de solutions numériques innovantes, de nombreuses entreprises traitent encore leur courrier de manière classique. Chaque jour, elles envoient encore d’innombrables documents et colis aux clients, aux collaborateurs et à d’autres parties.
Il s’agit souvent de communications qui requièrent une attention particulière ou qui contiennent des informations sensibles, comme les factures, les fiches de paie, les lettres de mise en demeure ou d’autres documents officiels. Autrement dit : des documents qui ne sont pas adaptés au trafic de courrier électronique dans un environnement non sécurisé. Par ailleurs, de plus en plus de colis sont envoyés, notamment suite à l’essor de l’e-commerce.
Traiter une telle montagne de courrier est toutefois une tâche très chronophage et pas toujours efficace. Confier le traitement de votre courrier à un partenaire externe peut être la solution idéale. Si nécessaire, vos documents sont également placés dans des enveloppes, et tout le courrier est affranchi et remis à un partenaire tel que bpost en vue de sa distribution.
Certains services de traitement du courrier externes vont même plus loin. Vous pouvez alors transmettre votre courrier de manière numérique, après quoi vos documents sont imprimés pour vous.
Découvrez dans ce blog comment, en tant qu’entreprise, vous pouvez traiter votre courrier sortant plus efficacement en 5 étapes simples.
Les 5 étapes
ÉTAPE 1 : VÉRIFIEZ L’EXACTITUDE DES INFORMATIONS D’EXPÉDITION
Une première étape cruciale pour un traitement efficace de votre courrier sortant consiste à vérifier les informations d’expédition. Si cela n’est pas fait avec précision, les documents peuvent parvenir au mauvais destinataire ou même être renvoyés. Étant donné qu’il s’agit, dans la plupart des cas, de documents importants ou de données de paiement, cela peut avoir des conséquences très désagréables tant pour votre entreprise que pour le destinataire. Il est dès lors important de toujours fournir un fichier d’adresses à jour à votre partenaire.
ÉTAPE 2 : SÉLECTIONNEZ LES DOCUMENTS EXACTS ET CHOISISSEZ UNE MISE EN PAGE APPROPRIÉE
L’étape suivante consiste à sélectionner les documents exacts à envoyer. Vient ensuite la mise en page de vos documents et enveloppes. Comme déjà mentionné, certains partenaires proposent un service permettant de transmettre les documents à imprimer sous forme numérique et de les faire imprimer pour vous.
ÉTAPE 3 : LE PARTENAIRE DE TRAITEMENT EXTERNE REÇOIT LE COURRIER SORTANT
Votre courrier est collecté par votre partenaire de traitement externe ou lui est remis.
ÉTAPE 4 : TRAITEMENT DU COURRIER SORTANT
Si vous le souhaitez, vos documents sont placés dans des enveloppes, et tout est affranchi. Si vous avez transmis votre courrier par voie numérique et que vous choisissez un service tout-en-un, vos documents sont bien sûr d’abord imprimés pour vous. Ready to go !
ÉTAPE 5 : LE COURRIER EST REMIS AU PARTENAIRE EN VUE DE SA DISTRIBUTION
Enfin, votre courrier sortant est remis à un partenaire, tel que bpost, qui sera responsable de sa distribution au destinataire.
LES AVANTAGES ?
En externalisant ces tâches, vous économisez beaucoup de temps et d’argent. En effet, vous n’avez plus besoin de personnel pour traiter votre courrier d’entreprise, et vos frais généraux diminuent considérablement. En outre, vous n’avez plus à vous soucier de l’achat et de l’entretien d’une machine à affranchir, de l’achat d’enveloppes, etc. Par ailleurs, avec une méthode de traitement du courrier aussi efficace, vous pouvez également bénéficier de tarifs d’expédition avantageux.
Vous pouvez compter sur l’expérience d’EasyPost tout au long de ce processus. En tant que partenaire professionnel, nous vous apportons un soutien complet grâce à l’externalisation du traitement de votre courrier.
LES PRINCIPAUX POINTS POSITIFS D’UNE COLLABORATION AVEC EASYPOST ?
- Gain de temps : il vous suffit de préparer le courrier pour la collecte, ou de nous le transmettre sous forme numérique, après quoi nous nous chargeons de l’ensemble du processus d’impression. Le temps ainsi gagné peut être consacré à d’autres choses.
- Réduction des coûts : pas d’achat / de leasing d’une machine à affranchir (+ coûts d’entretien) et vous bénéficiez également de tarifs d’affranchissement avantageux.
- Gestion administrative : rapports et facturation clairs.
- Flexibilité : EasyPost propose également des solutions aux clients dont les volumes ne correspondent pas aux conditions de bpost pour le Mail ID.
LA 6e ÉTAPE : PRENEZ CONTACT AVEC NOUS !
Vous souhaitez en savoir plus sur l’externalisation du traitement de votre courrier et sur les possibilités qui s’offrent à vous ? Alors, contactez rapidement EasyPost. Nos consultants se feront un plaisir de vous expliquer les solutions possibles pour votre courrier d’entreprise sortant.
