AUTOMATISATION DE L’ENVOI DE COURRIER : MODE D’EMPLOI

Contrairement à ce que vous pourriez peut-être penser à l’ère du numérique, de nombreuses entreprises envoient encore du courrier classique tous les jours. Par exemple, les sociétés de recouvrement et cabinets d’avocats expédient chaque jour des factures, mises en demeure et documents officiels par la poste. Comme vous pouvez l’imaginer, la préparation de cette grande quantité de correspondance nécessite énormément de temps et d’argent.

Étant donné que les entreprises tendent à se concentrer de plus en plus sur l’innovation et l’optimisation de leurs processus, il est temps d’organiser autrement le traitement fastidieux du courrier au sein de la vôtre. L’automatisation de l’envoi de votre correspondance constitue la solution idéale à cet effet. Mais de quoi s’agit-il exactement et comment vous y prendre ?

Les machines d’envoi de courrier sont pratiques, mais pas optimales

Au fil des ans, des avancées majeures ont été réalisées dans le traitement et l’automatisation du courrier. Le traitement manuel a été remplacé par toutes sortes de machines pour l’envoi de courrier : trieuses, découpeuses, machines de mise sous pli ainsi que la machine à affranchir bien connue. Tous ces appareils pratiques automatisent une partie du travail manuel mais ne prennent malheureusement pas en charge le processus intégral de traitement du courrier. En effet, du personnel reste nécessaire pour commander les machines et assurer le suivi du courrier d’un processus à l’autre. Il en résulte un impact négatif sur le temps que vos collaborateurs pourraient consacrer à d’autres tâches qui relèvent davantage de votre activité principale.

De plus, cette automatisation partielle de l’envoi du courrier coûte une somme rondelette. En effet, vous devez vous-même faire l’acquisition de machines et les entretenir ainsi qu’acheter du papier, des enveloppes et de l’encre.

Automatisation de l’envoi du courrier par un partenaire expérimenté

Pour éviter ces frais élevés et la perte de temps précieux, vous pouvez toujours confier l’expédition de votre courrier à un partenaire expérimenté dans ce domaine, qui a recours à des technologies innovantes pour l’automatisation du courrier. Chez EasyPost, nous avons mis au point EasyPrint, une solution globale pour l’envoi de votre courrier. Il vous suffit de nous transmettre numériquement les documents à envoyer ainsi que la mise en page souhaitée du document et de l’enveloppe. Nous recevons le tout dans un environnement numérique sécurisé et nous chargeons du processus d’expédition du courrier. Nous utilisons une méthode de travail in-line afin de garantir le respect de la vie privée. Personne n’a dès lors accès au contenu de votre correspondance.

Nous imprimons tous les documents et les glissons dans des enveloppes qui sont ensuite affranchies. Nous transmettons tout votre courrier à notre fournisseur, bpost, qui se charge de la distribution. En d’autres termes, nous avons recours à un processus bien rôdé pour traiter votre courrier.

Vous épargnez beaucoup de temps et d’argent et n’avez plus de frais d’impression et d’achat. Ce n’est pas tout : étant donné les grandes quantités de courrier à traiter, vous bénéficiez d’un tarif avantageux pour l’impression et l’expédition. Vos collaborateurs peuvent également se concentrer pleinement sur leurs tâches principales car votre courrier est envoyé en quelques clics. Pas de frais élevés, de perte de temps ou de risques d’erreur humaine, mais un envoi automatisé efficace de votre courrier.

Vous aimeriez en savoir plus sur la façon dont EasyPrint, la solution globale d’EasyPost, peut automatiser l’envoi de votre courrier ? Contactez-nous vite ! Nos collaborateurs se feront un plaisir de vous donner toutes les informations utiles.