22 mars 2023

Cinq conseils cruciaux pour optimiser le traitement de votre courrier d’entreprise

Cinq conseils cruciaux pour optimiser le traitement de votre courrier d’entreprise

Traiter et envoyer son courrier : il s’agit d’un processus d’entreprise important mais à forte intensité de main-d’œuvre. Vos collaborateurs doivent non seulement rassembler tous les documents, mais aussi les préparer en vue de leur envoi tout en veillant à ce que votre courrier d’entreprise parvienne à temps aux bons destinataires. Surtout s’il s’agit de factures. Car plus rapidement elles parviennent à vos clients, plus rapidement elles seront payées. Mais comment optimiser le traitement de votre courrier ?

1. Personnalisez vos documents

Ce premier conseil n’a pas vraiment trait à un processus d’entreprise dans le cadre du traitement de votre courrier, mais est lié à la façon dont vous envoyez vos documents à vos clients. Si vous personnalisez vos envois, avec des documents et enveloppes dans le style de votre vignette domestique, vos clients considèreront votre courrier d’entreprise comme fiable et correct. Par conséquent, ils seront ravis de la manière dont vous les approchez, ils resteront clients et...réagiront plus rapidement, en payant par exemple vos factures de manière correcte et ponctuelle(intéressant !).

2. Assurez votre courrier d’entreprise

Documents officiels, factures, rappels, etc. Leur contenu peut être sensible. Il est donc préférable de les traiter d’une façon à en garantir la confidentialité. Comme en faisant appel à notre plateforme numétique EasyPost Connect, qui vous permet de transmettre votre courrier à votre partenaire postal en quelques clics. Simple, bon marché et extrêmement sûr :aucun collaborateur n’a accès au contenu des documents à envoyer.

Ou vous envoyez vos e-mails de manière sécurisée à votre destinataire, par le biais de notre solution dédiée. Votre annexe est munie d’une signature numérique, ce qui offre au destinataire et à l’émetteur une certitude à 100 % que l’annexe n’a pas été manipulée.

Ensemble, optimisons votre processus d’entreprise

3. Optez pour une solution avec suivi

Le courrier d’entreprise peut rapidement se perdre, surtout s’il est traité manuellement. Car votre courrier est par exemple resté coincé quelque part, ou n’a pas été affranchi correctement. Heureusement, il existe des systèmes de traitement du courrier qui permettent d’assurer un suivi partiel de votre courrier d’entreprise. Comme notre solution d’envoi sûr de documents par e-mail. Le destinataire doit dans ce cas accepter ou refuser formellement votre e-mail. Ce procédé vous permet de suivre parfaitement votre envoi.

4. Externalisez des tâches et réalisez des économies

À moins de n’être, comme EasyPost, actif dans le secteur postal, le processus d’entreprise de traitement du courrier n’est pas une priorité. Ce qui est en soit parfaitement normal. Mais cela n’ôte en rien au fait que le traitement du courrier demande beaucoup de temps et d’argent. Il est donc préférable de le confier à un partenaire expérimenté.

Un tel partenaire vous permettra non seulement de réaliser des économies au niveau du matériel, des machines et de la main-d’œuvre, mais vous apportera également d’importants avantages financiers. Une entreprise de traitement du courrier travaille en effet pour différentes entreprises. Et est donc en mesure de vous offrir des tarifs d’impression et d’affranchissement intéressants.

De plus, vos collaborateurs peuvent alors pleinement se concentrer sur leurs tâches principales, en dehors de la salle de tri !

5. Gérez ce processus d’entreprise d’un seul clic de souris

Traiter votre courrier d’entreprise et le préparer à l’envoi est une tâche difficile, assortie d’une forte probabilité d’erreur. Facilitez-vous la vie en réalisant ce processus d’entreprise en un seul flux. Comme en faisant appel à EasyPost Connect, grâce auquel vous devez simplement nous envoyer votre courrier d’entreprise au format numérique. Tout le reste (impression, mise sous pli, tri, affranchissement, etc.) est pris en charge pas nos soins, en un seul mouvement. On ne pourrait faire plus simple !

Envie d’en savoir plus sur le support que nous offrons ?

Envie de découvrir comment EasyPost peut contribuer à l’optimisation de vos processus de gestion du courrier ? Contactez nos consultants sans plus tarder. Ils se feront un plaisir de vous donner des conseils à propos des différentes possibilités. Comme EasyPost Connect, qui vous permet de réaliser des économies dès le premier jour, en nous confiant entièrement le processus de gestion de votre courrier d’entreprise.

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