LES FACTEURS IMPORTANTS POUR EXTERNALISER VOTRE COURRIER
De plus en plus d’entreprises optent pour l’externalisation du traitement et de la distribution du courrier. Logique, car de tels services de support nécessitent beaucoup de temps et d’énergie qui pourrait être mieux utilisé pour mener à bien les activités principales de l’entreprise. Désormais, lorsque vous choisissez l’externalisation et recherchez un partenaire approprié, vous devez prendre en compte certains éléments. Nous résumons ici pour vous les points d’attention les plus important.
LE BON PARTENAIRE POUR LA DISTRIBUTION DU COURRIER
Cela, bien sûr, est une évidence, mais mérite tout de même d’être cité. Trop souvent, les entreprises font un choix précipité et ne prennent pas en compte tous les aspects de la sous-traitance. Il est donc conseillé de recueillir suffisamment d’informations au préalable. Le choix du bon partenaire est indissociable de quelques piliers importants:
- Expérience, expertise et clients satisfaits
Comme dans tous les secteurs, l’expérience nécessaire en matière de distribution du courrier est un impératif absolu. Une entreprise postale qui travaille depuis quelques années déjà et qui compte beaucoup de clients satisfaits connaît le cœur de son activité et peut proposer des solutions professionnelles pour répondre à la demande. Qu’il s’agisse d’envoyer des colis, des recommandés électroniques ou même avoir recours à plusieurs collectes de courrier par jour.
- Orientation client et capacité à réfléchir
Chaque client a ses propres besoins et questions. Il est donc important que votre partenaire soit toujours à votre disposition et réfléchisse avec vous sur les possibilités d’optimisation du traitement et d’expédition du courrier pour votre entreprise.
- Rapidité et flexibilité
Une grande partie du courrier au sein des entreprises comprend des factures, des rappels et des colis, autrement dit, des envois postaux pour lesquels une livraison rapide est importante. Lorsque vous recherchez un partenaire postal approprié, la rapidité et la flexibilité sont donc des facteurs importants. Une entreprise postale qui considère que ces piliers sont d’une importance primordiale dispose d’un avantage sur la concurrence.
- Coûts et avantages
Il n’est pas surprenant que le coût de la sous-traitance et les avantages potentiels jouent également un rôle majeur dans le choix d’une entreprise de traitement de courrier. Vous ferez bien de comparer les coûts des différents partenaires potentiels. Par exemple, certaines sociétés facturent des frais de traitement et des frais de collecte importants, tandis que d’autres, comme Easypost, ne facturent aucun frais de traitement et réduisent les frais de collecte. De plus, certaines entreprises postales offrent des rabais sur le volume d’envoi annuel.
REGARDEZ AU-DELÀ DES ÉCONOMIES
Cela semble aller de soi, mais trop souvent, les entreprises choisissent d’externaliser leur courrier uniquement pour réduire les coûts. Actuellement, bien sûr, le traitement de votre courrier avec une machine à affranchir comporte de nombreux coûts, mais la sous-traitance par un partenaire postal implique également une dépense. Il est donc préférable de ne pas se baser uniquement sur les économies quand vous choisissez d’externaliser le traitement du courrier. Car après tout, la sous-traitance vous fait également gagner du temps et améliore le traitement et l’envoi du courrier. De plus, vos employés peuvent se concentrer sur les tâches essentielles de votre entreprise. La bonne entreprise postale peut donc vous offrir une décharge complète de votre courrier en plus des économies.
CHANGEMENT FACILE
Passer à une nouvelle méthode de travail est toujours un peu gênant et soulève souvent de nombreuses questions pratiques. C’est pourquoi il est important de prendre en compte ce processus de changement lorsque vous optez pour de la sous-traitance. Plus le seuil est bas, plus la transition sera facile et agréable. Un partenaire postal qui vous guide et prend soin de vous est alors un bon choix. Chez Easypost, par exemple, nous avons élaboré un plan étape par étape pour faciliter votre transition de la machine à affranchir à l’externalisation du courrier. De cette façon, vous n’avez aucune raison de vous inquiéter.
LA CONFIANCE MUTUELLE EST LA CLÉ
Externaliser le courrier, tout comme d’autres tâches, à une autre société peut être une tâche difficile pour certaines entreprises. La confiance joue un rôle important dans la collaboration. D’une part, vous devez faire confiance à l’expertise et au professionnalisme de votre partenaire postal et lui donner une liberté suffisante. D’autre part, le partenaire doit également vous inspirer une confiance suffisante grâce à une communication claire et transparente. Un portail client facile d’utilisation et une facturation détaillée en sont de bons exemples. Lorsqu’un client est toujours bien informé, la confiance grandit et la collaboration est d’une bien meilleure qualité.
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