LES AVANTAGES DU TRAITEMENT EXTERNE DU COURRIER
Si vous pensez qu’à l’ère du numérique, le courrier d’entreprise traditionnel sur papier fait partie du passé, vous faites erreur. Aujourd’hui encore, de nombreuses entreprises envoient chaque jour des documents importants par courrier à des clients, collaborateurs et autres parties.
Pour préparer ce courrier chaque jour, des entreprises ont investi pendant des années dans un service courrier interne bien équipé. En effet, le traitement du courrier englobe de nombreuses tâches, telles que l’impression, le pliage, la mise sous pli et l’affranchissement de tous les documents à expédier. S’il était exécuté manuellement, ce processus durerait des heures. Des machines spécifiques permettent toutefois de l’accélérer.
Un service courrier interne n’est cependant pas la manière la plus efficace de traiter et d’envoyer le courrier de votre entreprise. Il coûte de l’argent et nécessite beaucoup de temps et d’espace, alors que ces ressources pourraient être utilisées plus judicieusement pour les tâches principales de votre entreprise. La solution est pourtant simple : le traitement externe du courrier, qui consiste à sous-traiter le service courrier à un expert en la matière. Dans ce blog, nous avons le plaisir de vous présenter les avantages du traitement externe du courrier pour votre entreprise.
Simplification de l’envoi de votre courrier
En confiant le traitement du courrier à un partenaire postal externe expérimenté, l’envoi du courrier quotidien est plus simple. Votre partenaire d’externalisation vient enlever le courrier à expédier ? Il vous suffit de rassembler celui-ci dans les sacs postaux prévus à cet effet, que vous préparez à l’heure convenue en vue de leur enlèvement. Votre partenaire postal externe se charge du reste du traitement du courrier : il l’affranchit et le fait parvenir au distributeur qui effectuera la livraison.
Certaines entreprises postales, comme EasyPost, offrent toutefois aussi un service plus étoffé, qui couvre l’intégralité des tâches liées à votre courrier quotidien. Votre intervention se limite alors à faire parvenir votre courrier par voie numérique à votre partenaire externe. Celui-ci imprimera ensuite les documents, les mettra sous pli, affranchira les enveloppes et déposera le courrier chez bpost en vue de sa distribution.
Ces deux services simplifient dans une large mesure votre service courrier actuel, en veillant toujours à la qualité.
Meilleure gestion des dépenses de votre entreprise
Bien qu’il constitue une solution pratique pour de nombreuses entreprises, un service courrier interne doté de l’équipement nécessaire pour le traitement du courrier coûte très cher. En effet, vous assumez non seulement l’achat et le leasing des différentes machines, mais aussi l’entretien et l’achat d’autres fournitures (encre, enveloppes, papier…). Par ailleurs, vous devez toujours disposer du personnel adéquat pour commander les machines de mise sous pli et à affranchir. Toutes ces dépenses représentent un solide budget.
Si vous optez pour le traitement externe du courrier, ces investissements ne sont plus nécessaires. Vous ne payez que pour le volume de courrier que vous envoyez, et tout le courrier de votre entreprise est affranchi à des tarifs intéressants en raison, entre autres, de réductions accordées sur le volume. Vous pouvez dès lors conserver votre budget pour les processus qui sont davantage en lien avec votre activité principale.
Augmentation de la productivité et de l’efficacité
Étant donné que vous n’avez plus à gérer un service courrier quand vous avez recours au traitement externe du courrier, vos collaborateurs ont tout le temps de se consacrer aux tâches essentielles de votre entreprise. Il en résulte un impact positif non seulement sur la productivité de votre personnel, mais aussi sur les résultats de votre entreprise à long terme.
Expertise et innovation
L’avantage majeur de la sous-traitance de votre courrier à un partenaire postal externe est que vous profitez de sa longue expertise. Le volume du courrier de votre entreprise est fluctuant ou vous avez des demandes spécifiques quant au traitement de votre courrier quotidien ? Votre partenaire postal externe trouvera certainement une solution adéquate.
En outre, une entreprise professionnelle de traitement du courrier est toujours au courant des dernières innovations dans le secteur postal. Vous avez dès lors l’assurance que le traitement de votre courrier est toujours à la page.
Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement externe du courrier et la façon dont EasyPost peut vous être utile pour le traitement du courrier quotidien de votre entreprise ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nos consultants examineront avec vous les différentes possibilités pour un traitement optimal de votre courrier.
