Investir dans une machine à affranchir, est-ce encore une bonne idée ?
En dépit de la numérisation, de nombreuses entreprises continuent de traiter leur courrier manuellement, dans une salle interne de courrier. Et lorsque les volumes sont importants, elles font appel à une machine à affranchir. Grâce à elle, le courrier d’entreprise est prêt à l’envoi dans des délais relativement courts. Mais une telle machine à affranchir offre-t-elle encore des avantages à l’heure actuelle ? N’est-il pas possible d’assurer un traitement du courrier plus simple, moins cher et plus efficace ? Oui !
Des coûts à ne pas sous-estimer
Il est vrai qu’une machine à affranchir est capable de traiter et d’affranchir d’importants volumes de courrier. Mais cela a un coût. Vous devez non seulement l’acheter ou la louer, mais aussi en assurer l’entretien et acheter des consommables. Si vous additionnez le tout, vous arrivez à un coût assez important.
En outre, vous devez affecter du personnel à la commande de la machine et au traitement du courrier qui en sort. Ce qui vous coûte également du temps (et de l’argent : leur salaire). Du temps que vous préféreriez affecter plus efficacement à des tâches qui correspondent davantage à votre activité principale.
Mais une faute est vite arrivée
Et les choses peuvent parfois déraper. Par exemple, lorsqu’un collaborateur doit affranchir une grande quantité d’envois à un tarif donné et oublie ensuite de fermer l’appareil correctement. Il se peut dans ce cas que le collaborateur suivant applique le mauvais tarif d’affranchissement.
Mais il se peut également que la machine à affranchir tombe soudainement en panne. Le traitement de votre courrier sera alors suspendu tant que la machine n’aura pas été réparée. Ce qui peut évidemment avoir de lourdes conséquences sur votre entreprise s’il s’agit de documents importants et urgents, comme des lettres de rappel.
Sans oublier les indexations
Il y a également des éléments sur lesquels vous n’avez aucun contrôle en tant qu’entreprise. Comme l’indexation introduite par bpost début 2023 ayant induit une hausse de près de 20 % des tarifs, même dans le cas de l’utilisation d’une machine à affranchir. Quelle est la hausse concrète des tarifs pour 2023 ?
- Prior : + 16,09 %
- Non Prior : + 20,41 %
- Envoi Européen : + 20,00 %
- Envoi hors Europe : + 18,10 %
L’augmentation exacte des tarifs dépend de votre fonctionnement actuel. Surtout si vous faites appel à une machine à affranchir, il y a un risque que le coût final soit élevé. Et vous ne bénéficiez également pas de tarifs avantageux pour gros volumes lorsque vous traitez votre courrier en interne à l’aide d’une machine à affranchir.
Déchargez-vous totalement
Une machine à affranchir est pratique pour le traitement de votre courrier d’entreprise. Mais vous pouvez également vous faciliter la tâche en confiant votre courrier à un partenaire externe. De cette façon, vous pourrez mieux adapter vos efforts et dépenses aux activités de base de votre entreprise, tandis que votre courrier d’entreprise est traité de manière qualitative.
Dans le même temps, vous réduirez considérablement vos coûts : vous ne devrez plus prendre en charge des frais de maintenance, ni investir dans du matériel supplémentaire ou de la main-d’œuvre pour le traitement de votre courrier d’entreprise. Et vous bénéficierez également de réductions pour volumes et de tarifs postaux intéressants que ne vous offre pas votre machine à affranchir, mais bien votre partenaire de courrier.
Vous êtes à la recherche d’un tel partenaire de courrier ?
Ne cherchez plus ! EasyPost peut non seulement vous aider à optimiser le traitement de votre courrier, et proposer des tarifs inférieurs en fonction du volume de votre courrier, mais aussi vous permettre de réaliser des économies sur vos coûts d’enlèvement et de traitement. Au total, vous réalisez une économie sur vos frais postaux pouvant atteindre jusqu’à 20 %. Quel est le montant exact que votre entreprise peut économiser ?
