TRAITEMENT EFFICACE DU COURRIER: MACHINE À AFFRANCHIR OU EXTERNALISER
De nombreuses entreprises utilisent une machine à affranchir pour traiter leur courrier quotidien. Une telle machine permettrait aux employés de gérer un volume important de courrier plus rapidement et sans utiliser de timbres. Mais une machine à affranchir est-elle le moyen le plus efficace de le traiter ? Et comment le traitement du courrier externe peut-il offrir une valeur ajoutée? Nous sommes heureux de vous l’expliquer dans ce blog.
MACHINE À AFFRANCHIR: PLUS RAPIDE OU FASTIDIEUX?
Malgré la numérisation, de nombreuses entreprises utilisent encore le courrier traditionnel, par exemple pour envoyer des factures, des publipostages et des rappels. Pour traiter cette quantité de courrier, ils utilisent une machine à affranchir. Cette machine permet de préparer le courrier plus rapidement que le traitement manuel du courrier et de l’affranchir automatiquement en fonction du volume et du poids. Mais cela présente également des inconvénients. Par exemple, vous avez toujours besoin que les employés s’en occupent, une tâche fastidieuse qui empêche vos employés d’accomplir leurs responsabilités principales. Est-ce vraiment la façon la plus efficace de travailler?
Externaliser le traitement du courrier peut être une solution. Vos employés doivent seulement préparer le courrier quotidien, après quoi la société postale externe le prendra à une heure convenue au préalable. La société postale prend en charge l’intégralité du processus de traitement du courrier et le transmet à Bpost pour la distribution. Vos employés peuvent se concentrer sur le cœur de métier de votre entreprise et votre courrier est traité et livré de manière professionnelle. Cela pourrait difficilement être plus efficace.
ÉCONOMISER DE LA BONNE FAÇON
La machine à affranchir peut affranchir et traiter de gros volumes de courrier, mais il y a bien sûr aussi des frais. Une machine n’est pas une option bon marché, beaucoup de coûts y sont liés. Vous devez par exemple allouer un budget pour la location, la maintenance et le matériel nécessaire tel que l’encre et les étiquettes. De plus, une machine à affranchir vous facture toujours les tarifs postaux standard et ne tient pas compte des remises sur le volume d’envoi. Si vous faites le calcul de tous les frais de la machine, vous obtiendrez un fameux montant.
Le traitement du courrier par un prestataire externe peut réduire considérablement ces coûts, afin d’allouer ce budget à l’activité principale de votre entreprise. Un partenaire externe peut traiter et affranchir votre courrier professionnel à un taux beaucoup plus avantageux. En effet, il collecte le courrier de différentes sociétés et peut donc gérer des remises sur un bien plus grand volume. De plus, l’entreprise postale prend en charge les coûts de maintenance, etc. Lorsque vous optez pour le traitement du courrier en externe, vous économisez du temps et de l’argent.
TRAITEMENT DU COURRIER SANS SOUCIS
Il va donc sans dire qu’externaliser le traitement du courrier vous épargne beaucoup de tracas au quotidien. Il est traité professionnellement et à un bon prix. Mais certaines entreprises proposant des services d’externalisation, telles qu’Easypost, vont même un peu plus loin dans cette lourde charge de travail. Par exemple, vous pouvez envoyer votre courrier sous forme numérique à votre partenaire postal pour impression et traitement.
Les entreprises de traitement du courrier sont également au courant des innovations et de la durabilité. Elles sont ainsi à la pointe des dernières technologies et peuvent toujours vous proposer un service postal personnalisé.
Une machine à affranchir est en effet un outil pratique pour traiter le courrier de votre entreprise, mais il existe beaucoup plus efficace et moins couteux. Le traitement du courrier en externe vous offre la possibilité de mieux aligner vos efforts et vos dépenses sur votre activité principale sans compromettre la qualité du traitement du courrier. Vous pouvez confier votre courrier le cœur léger tout en vous concentrant sur votre activité principale.
