La machine de mise sous pli : existe-t-il de meilleures alternatives ?

De nombreuses entreprises continuent d’envoyer des documents importants de manière traditionnelle à leurs employés, clients et autres. Chaque jour, dans leur propre salle interne de courrier, équipée d’appareils tels qu’une machine de mise sous pli. Ces machines, il est temps d’en parler : existe-t-il des alternatives ?

Après tout, le traitement du courrier est un processus qui prend du temps. Surtout s’il est entièrement manuel. Votre entreprise a peut-être elle aussi déjà investi dans toutes sortes d’équipements professionnels destinés à aider vos employés de la salle interne de courrier. Comme une machine de mise sous pli. Mais ce genre de machine a également des inconvénients. Et elle a un prix. Mais ne paniquez pas : il existe des alternatives.

Comme numériser votre salle de tri

Au lieu d’investir de gros montants dans une machine de mise sous pli, vous pouvez numériser le traitement de votre courrier d’entreprise sortant. De plus en plus d’entreprises optent pour cette solution, également pour des raisons écologiques : elles ne veulent plus utiliser de papier et d’encre.

C’est une bonne idée, mais malheureusement, une salle interne numérique de courrier peut aussi présenter quelques inconvénients si vous ne disposez pas du bon partenaire. Par exemple, les documents confidentiels que vous sauvegardez sous forme électronique sont potentiellement plus vulnérables aux menaces extérieures. En insistant sur le mot « potentiellement », nous y reviendrons plus tard.

Sans une sécurité appropriée, les données confidentielles peuvent se retrouver entre de mauvaises mains, que ce soit à la suite d’un piratage ou non. Un service interne de courrier sans machine de mise sous pli est donc clairement écologique, mais comment faire pour rendre le traitement du courrier totalement sécurisé ?

Externalisez le traitement de votre courrier (par voie numérique)

Il est préférable de confier le traitement de votre courrier à un partenaire expérimenté. De cette façon, vous serez complètement déchargé de votre courrier d’entreprise quotidien, tout en réalisant d’importants gains en temps et en argent. Votre partenaire traite votre courrier à votre place, du tri à l’affranchissement et à la livraison à bpost. Vous pouvez débrancher votre machine de mise sous pli.

Et oui, ce processus peut aussi être entièrement numérique. Sur une plateforme numérique sécurisée, vous sélectionnez les documents à envoyer, choisissez la bonne mise en pages et envoyez le tout à votre partenaire postal. Ce dernier imprimera ensuite votre courrier sortant comme vous le souhaitez (papier, mise en pages, en-tête et logo, enveloppes, etc.), le mettra sous enveloppe, l’affranchira et le remettra à bpost en vue de sa distribution ultérieure.

Et tout cela en toute sécurité, si vous faites appel à EasyPost. Nous traitons votre courrier d’entreprise en ligne : aucun collaborateur n’a accès à son contenu. Vous pouvez également envoyer vos documents à vos destinataires par e-mail en toute sécurité via notre solution EasyPost Connect. Votre annexe est munie d’une signature numérique, ce qui offre au destinataire et à l’émetteur une certitude à 100 % que l’annexe n’a pas été manipulée.

Dites adieu à votre machine de mise sous pli

Ainsi, vous ne devrez plus acheter ni entretenir de machine de mise sous pli. Ni dépenser de l’argent en personnel, en matériel d’impression et en enveloppes. Votre courrier quotidien est traité numériquement de A à Z par votre partenaire, tandis que vos collaborateurs peuvent se concentrer sur les tâches essentielles de votre entreprise.

La seule dépense dont vous devez vous acquitter est une dépense mensuelle. À la fin de chaque mois, vous recevez une facture détaillée sur le traitement de votre courrier sortant. Elle peut être ventilée par département, si vous faites appel à EasyPost. Pratique pour votre comptabilité !

Donc oui, des alternatives existent

D’excellentes alternatives, même. Vous êtes las de payer autant pour votre service interne de courrier ? Vous voulez envoyer votre courrier de manière efficace en termes de coûts ? Peut-être à partir d’une salle de courrier numérique, mais extrêmement sécurisée ? Et dire adieu à votre machine de mise sous pli, plieuse, ou quel que soit le nom que vous lui donnez ?

Laissez un partenaire expérimenté en matière de courrier s’en charger. Vous bénéficierez d’une foule d’avantages intéressants (tarifs postaux avantageux) et pourrez vous concentrer sur votre activité principale sans avoir à vous soucier de votre courrier professionnel.

Comment nous confier le traitement de votre courrier ?

En faisant éventuellement appel à EasyPost Connect, notre solution globale qui vous permet de traiter votre courrier d’entreprise en quelques clics. Parlez dès aujourd’hui à nos consultants. Nous examinerons ensemble ce qu’EasyPost peut vous apporter.