LA MACHINE DE MISE SOUS PLI: LES ALTERNATIVES

De nombreuses entreprises continuent d’utiliser la méthode traditionnelle pour envoyer des informations ou documents importants à des travailleurs, clients et autres parties externes. Ce traitement du courrier quotidien est généralement réalisé en interne, dans un service courrier bien équipé. Les travailleurs responsables du traitement du courrier sortant se chargent du tri, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de l’expédition.

Le traitement du courrier est toutefois un processus chronophage, à plus forte raison s’il est réalisé manuellement. Pour aider les collaborateurs du service courrier, de nombreuses entreprises investissent dans divers équipements professionnels, comme une machine de mise sous pli par exemple. Comme vous pouvez l’imaginer, la mise à disposition des ressources adéquates engloutit une part importante de votre budget. Nous aimerions dès lors vous présenter quelques solutions de rechange.

Numérisation du service courrier

Pour éviter un investissement considérable dans une machine de mise sous pli, une première solution consiste à numériser le courrier sortant. La numérisation du service courrier est une tendance grandissante dans le monde des entreprises étant donné que, pour des motivations d’ordre écologique, celles-ci souhaitent généralement aussi mettre un terme à l’utilisation de papier et d’encre.

C’est une belle initiative, mais un service courrier numérique a malheureusement aussi quelques inconvénients. En effet, les documents confidentiels ou sensibles conservés électroniquement sont plus exposés aux menaces extérieures. Il y a toujours un risque que des données confidentielles se retrouvent entre de mauvaises mains ou que vos systèmes numériques soient piratés. Un service courrier numérique est écologiquement responsable, mais il ne garantit pas un traitement du courrier sans risques.

Sous-traitance de l’envoi du courrier

La sous-traitance de votre courrier à un partenaire postal expérimenté est une meilleure option, qui vous permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais qui prend également en charge l’intégralité des tâches liées à votre courrier quotidien. En effet, un expert en envoi de courrier exécutera tout le processus de traitement à votre place et l’impression du courrier sortant par vos soins sera également reléguée au passé.

Via une plateforme numérique sécurisée, vous pouvez sélectionner vos documents, choisir la mise en page exacte tant pour le document que pour l’enveloppe et envoyer le tout à un partenaire postal externe. Celui-ci imprimera votre courrier sortant comme vous le souhaitez (papier, mise en page, en-tête et logo, enveloppes…), le mettra sous pli, affranchira les enveloppes et remettra le courrier à bpost en vue de sa distribution.

Vous n’aurez plus aucune dépense liée à l’achat et à la maintenance d’une machine de mise sous pli, ni à d’autres ressources telles que le personnel, le matériel d’impression, les enveloppes et autres. Votre courrier quotidien est pris en charge de A à Z par votre partenaire d’externalisation afin que vos collaborateurs puissent pleinement se concentrer sur les tâches principales de votre entreprise.

Si vous optez pour la sous-traitance de l’envoi du courrier, vous recevez chaque mois une facture détaillée de votre courrier sortant quotidien. Chez EasyPost, nous allons plus loin et vous offrons également la possibilité de subdiviser le récapitulatif par département : une solution qui peut s’avérer pratique pour votre comptabilité.

Il existe des options intéressantes pour remplacer une machine de mise sous pli, y compris pour sous-traiter l’intégralité de l’envoi de votre courrier de manière professionnelle. Vous en avez assez de payer des sommes considérables pour votre service courrier et souhaitez envoyer votre courrier de manière rentable ? Dans ce cas, une prise en charge intégrale par un partenaire postal expérimenté est la solution. Vous bénéficiez d’une quantité d’avantages intéressants et pouvez vous concentrer sur votre activité principale, sans vous préoccuper du courrier quotidien.

Vous souhaitez en savoir plus sur la sous-traitance de l’envoi de courrier à EasyPost ? Vous avez envie de découvrir EasyPrint, notre solution globale pour le courrier quotidien de votre entreprise ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nos consultants se feront un plaisir de vous donner toutes les informations nécessaires.