Pourquoi les machines à affranchir représentent un coût, pas un investissement

Malgré la numérisation, de nombreuses entreprises utilisent encore le courrier physique traditionnel, par exemple pour les factures, les fiches de paie et les lettres de mise en demeure.

De nombreuses organisations traitent donc encore leur courrier manuellement dans une salle de courrier. Et pour traiter de plus grandes quantités, elles utilisent souvent une machine à affranchir. Ces machines peuvent préparer le courrier pour l’expédition relativement rapidement en l’affranchissant automatiquement en fonction du type et du poids.

Mais une machine à affranchir est-elle vraiment le moyen le plus efficace de traiter votre courrier ? Quels sont les inconvénients ? Et comment le traitement externe du courrier peut-il apporter une valeur ajoutée ? Vous trouverez les réponses à toutes ces questions dans ce blog.

DES FRAIS GÉNÉRAUX À NE PAS SOUS-ESTIMER

Bien qu’une machine à affranchir puisse traiter et affranchir de gros volumes de courrier, elle entraîne aussi des coûts. En effet, il ne faut pas seulement tenir compte de l’achat ou du leasing d’une telle machine, mais aussi des coûts d’entretien, de l’encre et d’autres frais généraux. Faites donc le calcul : vous arriverez rapidement à une somme importante.

Grâce à un partenaire de traitement du courrier externe, ces importantes dépenses peuvent être largement évitées, ce qui vous permet d’utiliser votre budget plus efficacement pour d’autres activités essentielles de votre entreprise.

ÉCONOMISEZ DU TEMPS ET DE L’ARGENT

L’utilisation d’une machine à affranchir signifie que vous devez prévoir du personnel pour faire fonctionner la machine et y placer le courrier. Et bien sûr, cela prend du temps. Un temps qui pourrait être consacré plus efficacement à des tâches qui correspondent mieux à votre activité principale.

UNE ERREUR EST VITE ARRIVÉE

De nombreux problèmes peuvent survenir lorsqu’on utilise une machine à affranchir sans fonction de balance automatique. Un collaborateur peut par exemple affranchir des lettres à un certain tarif, et oublier d’éteindre correctement la machine. Par conséquent, le collaborateur devant ensuite utiliser la machine risque d’affranchir le courrier au mauvais tarif.

PANNES ET DYSFONCTIONNEMENTS

En cas de panne d’une machine à affranchir, tout le traitement du courrier doit être interrompu jusqu’à ce que la panne soit résolue. Cela peut entraîner des conséquences majeures pour les entreprises lorsqu’il s’agit de documents importants et urgents, comme les lettres de mise en demeure.

INDEXATION DE BPOST EN 2022

En raison de l’indexation chez bpost, le prix de votre courrier sortant a augmenté à hauteur de maximum 20 % depuis le 1er janvier 2022.

Plus précisément ?

• Prior : + 20,00 %.
• Non Prior : + 3,16 %.
• Expédition en Europe : + 17,98 %.
• Expédition hors Europe : + 16,00 %.

L’augmentation exacte du prix dépend bien sûr de vos méthodes de travail actuelles. Si vous utilisez une machine à affranchir, la probabilité que le coût final soit encore plus élevé est plus grande. Si vous envoyez le même volume de lettres et de communications sortantes en 2022 qu’en 2021, vous serez inévitablement confronté à un coût supplémentaire important. En outre, vous ne pouvez pas bénéficier de réductions sur le volume d’envoi, quelle que soit la quantité de courrier que vous traitez. Des réductions dont vous pourriez en revanche bénéficier avec un partenaire postal externe.

TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE : UNE PRISE EN CHARGE TOTALE

Une machine à affranchir est sans nul doute un outil utile pour traiter votre courrier d’entreprise, mais il existe des solutions beaucoup plus efficaces et économiques. Le traitement externe du courrier vous permet de mieux aligner vos efforts et vos dépenses sur votre activité principale, sans compromettre la qualité du traitement du courrier.

Vous pouvez confier votre courrier le cœur léger, tout en vous concentrant sur ce qui compte vraiment.

Vous bénéficiez dans ce cas également de remises sur le volume d’envoi et de tarifs spécifiques. En outre, vous ne devez plus financer vous-même les frais d’entretien et il n’est plus nécessaire d’investir dans du matériel supplémentaire. Qui plus est, vos collaborateurs peuvent se concentrer pleinement sur les tâches essentielles de votre entreprise. Le traitement externe du courrier peut donc vous épargner bien des soucis.

EASYPOST : VOTRE PARTENAIRE IDÉAL

EasyPost vous apporte son expérience dans l’optimisation de l’envoi de votre courrier. Nous vous permettons également de réaliser des économies directes sur vos tarifs d’affranchissement en vous proposant un pourcentage de réduction en fonction de votre volume d’envoi. Ce pourcentage peut atteindre 20%. Calculez ici vos économies.

En plus de cette remise directe, vous pouvez également économiser sur vos frais de collecte et vous gagnez du temps. Votre entreprise libère ainsi du temps pour se concentrer sur son cœur de métier.

Saviez-vous que chez EasyPost.Connect, vous avez même la possibilité de nous transmettre votre courrier sous forme numérique pour qu’il soit imprimé et traité ?

Envie de découvrir ce qu’EasyPost peut faire pour votre entreprise ? Alors, contactez-nous vite !