22 mars 2023

Acheter ou louer une machine à affranchir : est-ce encore rentable ?

Acheter ou louer une machine à affranchir : est-ce encore rentable ?

Traiter soi-même son courrier d’entreprise demande énormément de temps et d’argent. Une tâche qui peut être facilitée par l’utilisation d’une machine à affranchir, mais malheureusement le temps et la technologie sont en mouvement perpétuel. Il y a donc une question que vous devez vous poser : l’achat ou la location d’une machine à affranchir reste-t-elle la façon la plus avantageuse de traiter votre courrier d’entreprise sortant ?

L’heure de l’application manuelle de timbres postaux est révolue si vous faites appel à une machine à affranchir. Mais préparer votre courrier pour son envoi nécessite d’autres actions : acheter ou louer une machine à affranchir auprès d’un distributeur certifié, charger du crédit d’affranchissement, indiquer dans l’appareil le type de courrier que vous souhaitez envoyer, faire peser le courrier par la machine et ensuite affranchir les lettres ou colis.

Ce processus continue de vous demander énormément de temps

La préparation de votre courrier reste donc une tâche qui vous demande énormément de temps. Vous devez en effet prévoir du personnel pour l’utilisation de votre machine à affranchir. Du temps que vous ne pouvez racheter pour confier d’autres tâches à votre personnel, davantage liées à vos activités principales.

En outre, vous êtes entièrement tributaire de votre machine à affranchir pour l’envoi de votre courrier. Si l’appareil tombe en panne en raison d’un problème technique, vous n’aurez qu’une chose à faire : attendre l’arrivée d’une aide technique. Mais votre courrier d’entreprise important, comme les factures et les rappels, ne pourront pas être envoyés à temps.

Un processus qui continue de coûter cher

Mais le principal inconvénient des machines à affranchir est le coût qu’elles induisent. L’achat ou la location d’une machine à affranchir coûte cher. Sans oublier le coût d’un contrat de maintenance annuel, ainsi que l’achat de l’encre et des étiquettes.

Sans oublier que certains fournisseurs imputent des frais supplémentaires lorsque vous achetez trop souvent du crédit d’affranchissement pour votre machine. Et il reste le coût de la main-d’œuvre, c’est-à-dire le salaire de vos collaborateurs. Additionnés, tous ces coûts sont élevés. Et toutes les entreprises n’ont pas forcément les moyens (ou l’envie) de le faire, ce qui les poussent à se tourner vers une autre solution.

Un autre point à ne pas oublier

Et, last but not least : une machine à affranchir fonctionne avec des tarifs postaux standard, qui ne tiennent pas compte du volume de votre courrier sortant. Si vous décidez d’acheter ou de louer une machine à affranchir, vous ne bénéficierez pas de remises sur vos tarifs postaux (pour volume).

Dans le même temps, des erreurs humaines peuvent survenir au cours du processus. Comme l’oubli de modification des paramètres d’affranchissement, qui induit un affranchissement trop élevé et un coût supplémentaire inutile. Ou un affranchissement pas assez élevé, induisant un retour de votre courrier, et donc une perte de temps et des coûts supplémentaires.

En d’autres termes

L’achat ou la location d’une machine à affranchir peut, au premier abord, s’avérer une bonne idée, mais n’offre en fait pas vraiment de plus-value, en raison de son coût bien trop élevé. Il est préférable de confier le traitement de votre courrier à un sous-traitant. Vous n’aurez plus de coûts cachés et serez entièrement déchargé du traitement de votre courrier, et votre personnel ne perdra plus de temps précieux. Ils pourront ainsi plus que jamais se concentrer sur les activités principales de votre entreprise. Cerise sur le gâteau : vous bénéficierez d’une productivité accrue.

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