Quels sont les avantages d’un traitement externe du courrier ?
Afin de préparer chaque jour leur courrier en vue de leur envoi, les entreprises ont été nombreuses à investir des années durant dans une salle interne de courrier. Le traitement du courrier englobe en effet de nombreuses tâches, comme l’impression, le pliage, la mise sous pli et l’affranchissement de tous les documents à envoyer. Mais n’y a-t-il pas une façon plus efficace de procéder ? (Vous l’aurez deviné : oui !).
Car assurer soi-même le traitement de votre courrier n’est, admettons-le, pas l’approche la plus efficace. Elle coûte énormément d’argent et de ressources, qu’il est préférable d’affecter aux tâches principales de votre entreprise. La solution est heureusement simple : confier le traitement de votre courrier à une entreprise de courrier externe.
Simplification de l’envoi de votre courrier
En confiant le traitement de votre courrier à un partenaire de courrier expérimenté, vous simplifiez considérablement l’envoi quotidien de votre courrier. Vous optez pour l’enlèvement de votre courrier par votre partenaire ? Dans ce cas, il vous suffit de rassembler votre courrier dans les sacs postaux prévus à cet effet et de les préparer pour l’heure d’enlèvement prévue. Votre partenaire de courrier externe prend en charge le reste du processus de traitement.
Certaines entreprises de courrier, comme EasyPost, proposent également un service encore plus complet, qui vous décharge entièrement. La seule chose qu’il vous reste à faire est de transmettre votre courrier au format numérique à votre partenaire externe. Ce dernier va ensuite imprimer les documents, les mettre sous pli, les affranchir et les remettre à bpost en vue de leur distribution. Les deux services facilitent considérablement le travail de votre salle de tri, sans perte de qualité.
Meilleure gestion de vos dépenses d’entreprise
Si une salle interne de courrier, équipée des machines nécessaires, peut s’avérer pratique pour nombre d’entreprises, elle coûte beaucoup d’argent. Vous devez en effet non seulement acheter divers appareils ou les louer, mais aussi du matériel, comme de l’encre, des enveloppes ou du papier. Vous devez également régulièrement entretenir les installations et déployer le personnel adéquat pour leur opération. Additionnés, tous ces coûts sont élevés.
Lorsque vous optez pour le traitement externe du courrier, ce sont des investissements dont vous pouvez vous passer. Vous ne payez que le volume de courrier que vous envoyez, qui en outre est affranchi à un tarif plus favorable grâce à la réduction volume Vous libérez ainsi un budget que vous pouvez consacrer à des processus d’entreprise plus adapté à votre activité de base.
Augmentation de la productivité et de l’efficacité.
Vu que vous sous-traitez l’intégralité de votre traitement du courrier, vos collaborateurs ont tout le loisir de se concentrer sur les tâches principales de votre entreprise. La productivité de votre personnel s’en trouvera ainsi accrue, tout comme vos résultats d’entreprise à terme.
Expertise et innovation
Pour terminer, l’externalisation du traitement de votre courrier offre un avantage de taille : vous bénéficiez de l’expertise longue de plusieurs années de votre partenaire de courrier. Par exemple si le volume de votre courrier d’entreprise fluctue, ou si vous avez des questions spécifiques concernant le traitement quotidien de votre courrier. Votre partenaire de courrier externe aura certainement la solution.
Dans le même temps, une telle entreprise de traitement du courrier est toujours au courant des dernières innovations dans le domaine. Le traitement de votre courrier profitera ainsi toujours des dernières technologies.
Envie d’en savoir plus sur ce qu’EasyPost peut vous apporter ?
Nos consultants se feront un plaisir d’examiner avec vous comment assurer un déroulement optimal du traitement de votre courrier en le confiant à un partenaire externe fiable.
