Comment résoudre les inconvénients d’une machine à affranchir ?
Quelques organisations de petite taille assurent encore l’ensemble du traitement de leur courrier manuellement. Mais la plupart des entreprises font à cet effet appel à une machine à affranchir, qui leur permet de traiter et d’affranchir rapidement de grands volumes de courrier. Cependant, cet appareil a également des inconvénients. Lesquels ? Et surtout, comment y remédier ?
Pour commencer : les coûts
Même si elle peut s’avérer pratique pour accélérer le traitement de votre courrier d’entreprise, l’un des inconvénients d’une machine à affranchir est son prix très élevé. Vous devez non seulement acheter ou louer l’appareil, mais aussi en assurer l’entretien et acheter l’encre et le matériel restant. De plus, le paiement de vos frais d’affranchissement se fait via un préfinancement, qui doit être rechargé lorsque le crédit est épuisé.
En outre : perte du temps
Mais une machine à affranchir a d’autres inconvénients. Comme le fait que son fonctionnement n’est pas entièrement automatisé. En d’autres termes : vous devez toujours faire appel à du personnel pour faire fonctionner la machine et affranchir le courrier par son biais. Les collaborateurs perdent de cette façon un temps précieux, que vous préfériez voir affecter à vos tâches principales.
Risque d’erreur accru
Des erreurs peuvent survenir lors de la manipulation de la machine à affranchir. Lorsqu’un collaborateur doit par exemple affranchir une grande quantité de lettres à un tarif donné et oublie ensuite de fermer l’appareil correctement. Conséquence : le collaborateur suivant affranchit ses lettres au mauvais tarif.
Mais la machine à affranchir peut elle aussi avoir des inconvénients. Elle peut en effet faire l’objet de défauts et de pannes. Dans le cas d’un défaut, il n’y a qu’une solution : arrêter l’envoi de tout courrier jusqu’à la résolution de la panne. Votre courrier d’entreprise s’en trouvera perturbé, ce qui peut avoir des conséquences de taille s’il s’agit de documents officiels importants, de factures ou de lettres de rappel.
Pas de remises pour volumes
La liste des inconvénients n’est pas encore terminée. Une machine à affranchir ne vous permet pas de bénéficier de tarifs flexibles et de remises pour volumes. Quelle que soit la quantité de courrier que vous traitez et affranchissez au quotidien, vous payez toujours les mêmes tarifs standard. En d’autres termes, vous n’en tirez aucun avantage financier.
Dites adieu à tous les inconvénients de votre machine à affranchir !
Vous préférez ne courir aucun de ces risques ? La réponse est dans ce cas très simple : confiez tout ou partie du traitement de votre courrier à un partenaire de courrier, comme EasyPost. Un changement qui vous permettra de gagner énormément de temps et d’argent, par exemple car vous ne devrez plus vous acquitter des frais de maintenance. Ou grâce aux remises pour volumes dont vous pourrez bénéficier. En outre, vos collaborateurs pourront pleinement se concentrer sur les tâches principales de votre entreprise, sans perdre de temps précieux.
Envie de découvrir les avantages que vous pouvez en tirer ?
N’hésitez pas à nous contacter ! Nous nous ferons un plaisir à vous aider à optimiser le traitement de votre courrier, afin de le rendre plus efficace et plus avantageux.
