LES TIMBREUSES: BEAUCOUP DES COÛTS, PEU DES RÉSULTATS
Les sociétés ont souvent beaucoup de courrier sortant comme notamment des factures, rappels de factures, courriers informatifs, fiches de paie. Le traitement de ce flux sortant est long et fastidieux. La machine à affranchir est déjà une grande évolution contrairement à l’apposition manuelle d’un timbre postal, cependant c’est bien loin de la solution idéale pour votre entreprise. En utilisant une machine vous pourriez provoquer l’arrêt complet de votre traitement de courrier sortant. Nous vous l’expliquons un peu plus loin.
Fonctionnement de la machine à affranchir
Commençons par le début: comment utilisez-vous exactement une machine à affranchir? Eh bien, vous avez toujours le choix d’acheter une machine à affranchir ou de la louer chez un distributeur agréé. Une fois que vous avez la machine en votre possession, un crédit mensuel vous sera facturé en fonction de votre volume d’envois et donc de la taille de la machine. Au moment où vous souhaitez préparer votre courrier en vue de son expédition, indiquez dans la machine à affranchir quel type de courrier est prêt à l’envoi (par exemple, courrier recommandé, courrier national, courrier international ou colis postaux), de manière à ce que la machine indique le tarif adéquat. La machine à affranchir pèse alors votre envoi et détermine sur base de toutes ces informations le taux standard. Après l’affranchissement, vous rendez votre courrier affranchi à votre facteur.
Perte de temps précieux
Vous pouvez donc imaginer que la préparation de votre courrier sortant prend beaucoup de temps, et ce même à l’aide d’une machine à affranchir. Il s’agit d’un processus plus rapide que les timbres, mais il faut tout de même encore allouer du temps de travail pour le traitement et l’affranchissement de ces envois postaux. Le temps dont les employés ont besoin pour préparer et affranchir le courrier sera toujours au détriment d’autres tâches et les empêche de se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise.
De plus, l’entreprise est totalement dépendante de la machine à affranchir pour envoyer le courrier. En cas de problème technique avec la machine, vous ne pouvez donc ni affranchir votre courrier, ni les envoyer. Vous devez impérativement attendre une assistance technique et les courriers importants tels que les factures et les rappels ne peuvent donc pas être envoyés à temps.
Un coût élevé
Le plus gros inconvénient lorsque vous utilisez une machine à affranchir pour traiter votre courrier est le coût élevé associé à l’appareil. Acheter une machine à affranchir ou même la louer coûte cher. En plus de l’achat vous devez également compter sur le coût annuel d’un contrat de maintenance, ainsi que sur l’achat de cartouches d’encre et d’étiquettes pour le bon fonctionnement de la machine. Lors de l’achat, certains fournisseurs facturent des frais supplémentaires si vous chargez la machine à affranchir trop souvent dans le mois. Comptabilisez ces coûts caché et vous réaliserez que c’est une très grosse dépense. Toutes les entreprises ne disposent pas d’un tel budget, ce qui signifie qu’elles doivent rechercher une autre solution pour le traitement de leur courrier. De plus, il faut aussi ajouter le coût «humain», car outre le coût de l’affranchissement et de la machine elle-même, il faut également payer le salaire du personnel qui s’en occupe.
Par ailleurs, une machine à affranchir fonctionne avec des tarifs postaux standard qui ne tiennent pas compte du volume de votre courrier sortant. Cela signifie qu’avec une telle machine, vous ne pouvez pas bénéficier de rabais spécifiques ni d’avantages en termes de volume. De plus, des erreurs humaines peuvent également survenir dans le processus. Il arrive souvent que les nouveaux paramètres d’affranchissement de la machine (mise à jour annuelle) ne soient pas adaptés et que l’affranchissement soit trop élevé (coûts supplémentaires inutiles) ou trop peu affranchi (probabilité élevée de retour du courrier, c’est-à-dire perte de temps et coûts supplémentaires).
L’achat ou la location d’une machine à affranchir peut sembler être un bon investissement à première vue, mais offre en réalité peu de valeur ajoutée à un prix beaucoup trop élevé. L’externalisation complet du traitement et de l’affranchissement du courrier est une alternative intéressante. Plus de coûts cachés et une décharge totale du traitement de votre courrier, pour que vos employés ne perdent plus un temps précieux. La cerise sur le gâteau est qu’ils peuvent se concentrer sur les activités principales de votre entreprise avec une augmentation de la productivité.
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