QU’EST CE QUE LE TRAITEMENT NUMÉRIQUE DU COURRIER?
Les entreprises utilisent de plus en plus de fonctionnalités numériques différentes, le service courrier n’y fait pas exception. Si elles s’appliquent à numériser leur courrier entrant, leur courrier sortant connaît également d’importants changements. Les options peuvent aller d’un courrier d’entreprise entièrement numérisé à la numérisation des processus chronophages de traitement de courrier sortant. Dans cet article de blog, nous vous expliquons plus en détail ce qu’est le traitement numérique du courrier et comment mettre en place un tel outil.
Pourquoi opter pour le traitement numérique du courrier ?
Si nous recevons chaque jour une quantité gigantesque d’e-mails, certaines entreprises continuent d’envoyer leur courrier par le canal postal traditionnel. Il s’agit en général de documents officiels ou de messages que le destinataire ne peut certainement pas perdre de vue, comme les factures, les mailings directs, les lettres de mise en demeure ou les documents officiels de l’employeur au travailleur.
Malheureusement, le traitement et l’envoi de ce courrier d’entreprise sortant nécessitent d’y passer un temps précieux. Afin d’accélérer et d’optimiser ce processus de traitement, les entreprises optent de plus en plus souvent pour le traitement numérique de leur courrier. Ainsi, elles diminuent non seulement la charge de travail administratif, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs humaines, mais elles gagnent aussi beaucoup de temps et donc d’argent. En outre, l’externalisation du traitement numérique du courrier vous permet également de bénéficier d’une aide personnalisée lors du processus de traitement.
Comment fonctionne le traitement numérique du courrier ?
Le passage du traitement du courrier traditionnel à une solution numérique ne doit pas forcément être compliqué. La première étape consiste sans aucun doute à trouver un partenaire postal doté d’une solide expérience dans le traitement numérique du courrier. Chez EasyPost, vous pouvez par exemple profiter de notre service EasyPost.Connect, une solution numérique qui vous offre la possibilité d’envoyer votre courrier d’entreprise en quelques clics, sans avoir à assumer personnellement la responsabilité de tout le processus de traitement.
Ensuite, vous vous occupez du processus actuel de traitement de votre courrier. Utilisez-vous une machine à affranchir ? Dans ce cas, vous pouvez tout simplement la débrancher. Si vous le souhaitez, vous pouvez revendre votre appareil acheté ou résilier la location des machines concernées auprès de votre fournisseur. Faites de même avec le service d’enlèvement du courrier Collect&Send de bpost. Ce type d’accord est résiliable chaque mois par lettre recommandée ou e-mail de résiliation. Vous devrez ensuite conclure des accords et contrats administratifs avec votre nouveau partenaire postal.
La procédure de mise en place du traitement numérique de votre courrier dépend évidemment de la méthode de travail de votre partenaire postal. En règle générale, elle se déroule de la manière suivante :
- Vous rassemblez et sélectionnez les documents à envoyer ;
- Vous déterminez la mise en page de l’envoi, enveloppes comprises ;
- Vous transférez les documents et communiquez vos préférences à votre partenaire postal par le biais de la plate-forme numérique sécurisée ;
- Après réception, vos documents sont imprimés, mis sous enveloppe et affranchis dans un seul flux.
- Ensuite, votre partenaire postal livre votre courrier d’entreprise traité à bpost, qui se chargera de le distribuer aux destinataires.
Vous ne devez donc plus assurer le traitement du courrier, et pouvez compter sur un traitement numérique sûr et efficace effectué par un expert en la matière.
Envie de savoir ce qu’EasyPost peut vous apporter en matière de traitement numérique du courrier ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nous serions ravis de discuter avec vous des différentes possibilités d’optimisation du traitement de votre courrier.
