Politique de vie privée

2.1. Nous (EasyPost). Nous sommes le « responsable du traitement » pour ne pas faire simple. Cela signifie que nous définissons l’objectif et les moyens du traitement et nous nous portons garant du traitement légal et correct de vos données. 

2.2. En ce qui concerne le traitement de données à caractère personnel de certaines personnes concernées pour le compte de nos clients, telles que les destinataires, les personnes de contact, les expéditeurs, les correspondants de nos clients ou d’autres personnes concernées/physiques, nous intervenons en tant que sous-traitant sur instruction et au profit du client (qui est le responsable du traitement). Nous concluons à cet effet avec nos clients des contrats de traitement qui fixent les garanties pour la prise de mesures techniques et organisationnelles adaptées efficaces en vue de protéger les données à caractère personnel dont le client est responsable. 

Vous pouvez contacter notre Data Protection Officer à l’adresse : privacy@easypost.eu.

4.1 EasyPost traite les données suivantes :

4.2 EasyPost peut recevoir vos données directement de votre part, par exemple parce que vous les transmettez via notre formulaire de contact (p. ex. sur le site web) ou lorsque vous demandez une offre, ou indirectement via des tiers (p. ex. partenaires avec lesquels nous collaborons). 

EasyPost peut recevoir et traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du contrat conclu avec vous ou votre entreprise, quand vous demandez une offre, quand vous prenez contact avec EasyPost pour des renseignements (par téléphone, par écrit ou via le site web) ou par le biais de cookies sur notre site web. 

EasyPost peut également recevoir vos données via des tiers, p. ex. partenaires ou plateformes de prospection et/ou marketing ou des banques de données publiques reprenant des données d’entreprise ou avec des entreprises liées à EasyPost. Ceci toujours dans le respect de la législation en vigueur en matière de protection des données, y compris le RGPD.

4.3 EasyPost peut également traiter d’autres catégories de données à caractère personnel pour le compte de ses clients en tant que sous-traitant au sens de l’article 2.2 ci-dessus. 
    
Dans le cadre des services EasyPost Classic, EasyPost traite les coordonnées (nom, adresse, localité) et éventuellement le numéro de téléphone et l’adresse e-mail des destinataires, des personnes de contact, des expéditeurs ou des correspondants du client, tels que mentionnés sur les envois postaux et/ou les récépissés, mais aussi les Mail ID qui peuvent être liés à des envois postaux et/ou à des récépissés. Les envois postaux mêmes sont traités sous enveloppe (fermée) par EasyPost de sorte qu’elle et/ou ses préposés n’aient aucun accès à leur contenu (p. ex. données financières, catégories spéciales de données (comme les données de santé, judiciaires, pénales ou sensibles) ou d'autres données à caractère personnel relatives aux personnes concernées qui ne figurent pas eux-mêmes sur les envois postaux et/ou les récépissés mêmes ou y sont liées.

Dans le cadre des services EasyPost Connect, EasyPost peut traiter d’autres données à caractère personnel que les coordonnées de certaines personnes concernées qui ne sont toutefois pas consultées par EasyPost et/ou ses préposés, mais peuvent être reprises dans des documents ou une communication numérique ou traitées dans le cadre des services précités. Il peut s’agir notamment de données d’identification comme la date de naissance, des données concernant des caractéristiques personnelles (comme le lieu de naissance, le sexe, l'état civil, la nationalité, la profession), des données financières (telles que le(s) numéro(s) de compte bancaire, le(s) numéro(s) de carte de crédit), des données sur l'éducation et la formation (par exemple sur les études/diplômes), des données sur la profession et l'emploi (par exemple, l'emploi/le poste actuel, évaluations), des données sur la ou les propriétés, des biens immobiliers, habitations, des données concernant des affiliations, des enregistrements (photos, vidéos), des données sur les loisirs et les intérêts, le mode de vie, la planification de l'agenda et les activités, des données physiques, mais aussi des catégories particulières de données à caractère personnel telles que des données de santé, des données sensibles, le numéro de registre national, des données judiciaires et des données pénales. Ces données à caractère personnel ne sont traitées via EasyPost Connect que sur instruction du client (le client est et reste le responsable du traitement de ces données à caractère personnel), et ceci uniquement si ce traitement est nécessaire à l’exécution des services.

5.1 EasyPost traite vos données à caractère personnel pour :

5.2 Concernant les finalités pour lesquelles le fondement juridique du traitement des données à caractère personnel constitue un intérêt légitime d’EasyPost, vous pouvez toujours demander plus d’informations sur la mise en balance des intérêts que nous appliquons dans ce cadre.

6.1. Vos données peuvent aussi être traitées par nos partenaires, fournisseurs de services postaux (notamment Bpost dans la mesure où il s’agit de vos coordonnées liées à des envois postaux ou récépissés d’un client), prestataires de services ou fournisseurs dans le cadre de l’exécution de nos services. Il s’agit p. ex. aussi des fournisseurs d’hébergement, des partenaires informatiques, des administrateurs web, des administrateurs réseau, des fournisseurs de logiciels, des entreprises qui fournissent des services de paiement, de marketing, de communication ou médias à nous et à nos partenaires logistiques (dans le cadre de nos services de messagerie). Ils ne reçoivent vos données à caractère personnel que dans le cadre des services qu’EasyPost fournit à vous ou à votre entreprise.

6.2. EasyPost conclut avec ses sous-traitants des contrats de traitement afin de garantir à l’égard de ses clients et prospects qu’elle fait appel à des prestataires de services appropriés qui traitent les données à caractère personnel en toute sécurité pour le compte d’EasyPost. EasyPost veille à prendre, en accord avec ses (autres) sous-traitants et ses partenaires, les mesures nécessaires afin d’intégrer les principes de protection des données dans ses services, outils et logiciels.

6.3. De plus, uniquement les personnes au sein d’EasyPost, comme les membres de son personnel ou ses préposés, mandatés à cet effet, ont accès à vos données à caractère personnel. Elles n’auront accès qu’aux données pertinentes dans le cadre des services en question. Ces personnes sont tenues à la confidentialité relative à ces données à caractère personnel. 

6.4. EasyPost n’est pas responsable du traitement de vos données par des tiers qui n’agissent pas pour le compte d’EasyPost, mais qui en sont eux-mêmes responsables.

6.5. EasyPost peut être tenue de fournir ou traiter vos données en vertu d’une obligation légale qui lui incombe et/ou à la suite d’une demande à cette fin de la part d’autorités de contrôle ou des pouvoirs publics. 

6.6. Enfin, d’autres entreprises peuvent aussi traiter vos données dans le cadre de nos activités, comme nos comptables, experts-comptables, réviseurs d’entreprises, courtiers d’assurance, assureurs, conseillers juridiques, avocats ou autres prestataires de services.

Non. EasyPost ne fait en règle générale pas appel à des prestataires de services ou des sous-traitants établis en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Si cela devait toutefois être le cas, EasyPost prend en tout cas les mesures et garanties appropriées nécessaires en vue d’une protection correcte de vos données à caractère personnel, notamment la conclusion de clauses contractuelles types et de mesures (techniques, organisationnelles ou contractuelles) complémentaires à l’égard du prestataire de services ou du sous-traitant établi (ou qui traite ces données) dans un pays en dehors de l’EEE.

8.1. EasyPost ne collecte, génère et traite les données qu’en fonction des finalités décrites à l’article 5 ci-dessus. Nous ne conserverons pas vos données à ces fins plus longtemps que nécessaire, sauf si des dispositions légales s’appliquent à leur conservation ou traitement. 

8.2. Les données à caractère personnel et les données commerciales qu’EasyPost a obtenues de votre part en tant que client ou fournisseur seront conservées pendant la durée du contrat et au maximum dix (10) ans après la fin du contrat (cela correspond au délai de prescription contractuelle). 

8.3. Les données à caractère personnel qu’EasyPost traite dans le cadre de la prospection seront conservées au maximum cinq (5) ans après le dernier contact avec le client ou le prospect en question.

8.4. Des délais de conservation légaux ou conventionnels spécifiques peuvent s’appliquer à certaines données. Nous appliquons dans tous les cas toujours le principe selon lequel nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire. 

8.5. Au terme des délais précités, les données à caractère personnel sont effacées ou anonymisées, sauf si une législation particulière prescrit un délai plus long.

8.6. Lors du traitement de données à caractère personnel au profit du client dans le cadre duquel EasyPost est considérée comme « sous-traitant », la durée du traitement ainsi que la restitution et/ou la suppression des données à caractère personnel à la fin de la collaboration est fixée dans le contrat de sous-traitance entre EasyPost et le client.

8.7. Enfin, vous trouverez plus d’informations sur les délais de conservation des données traitées via les cookies sur notre site web. 

9.1. Vous avez le droit à l’information sur le traitement de vos données. Vous en êtes informé(e) par la présente politique de vie privée. Vous pouvez également toujours nous demander de fournir des informations complémentaires.

9.2. Vous avez le droit de nous demander de :

consulter vos données : À cette fin, vous pouvez recevoir une copie des informations demandées sans frais. Si vous demandez des copies supplémentaires, nous pouvons exiger à cet égard le paiement des frais raisonnables basés sur les frais administratifs.

rectifier vos données (si nécessaire).

effacer de vos données à caractère personnel si :

• le traitement de ces données n’est plus nécessaire pour la ou les finalités pour lesquelles elles étaient traitées par nos soins ;
• vous avez retiré un consentement donné précédemment ;    
• vous vous opposez au traitement par nos soins ;    
• les données à caractère personnel seraient traitées par nos soins de manière illicite ;
•     
• cela est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale ; ou    
• les données à caractère personnel seraient traitées en relation avec une offre directe de services de la société d’information aux enfants.

limiter le traitement dont vous êtes l'objet. Vous avez le droit d'obtenir une limitation du traitement si :

• vous contestez l’exactitude des données dont nous disposons ;
• le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement des données à caractère personnel et demandez à la place la limitation de leur utilisation ;    
• nous n’avons plus besoin de ces données mais vous en avez encore besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou
• vous vous êtes opposé(e) au traitement sur la base de notre intérêt légitime, dans l’attente d’une réponse à la question de savoir si les motifs légitimes d’EasyPost prédominent sur les vôtres ou vos droits (en matière de vie privée).

9.3. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données.

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection à tout moment et sans frais. 

Il vous suffit de nous le faire savoir à l’adresse : privacy@easypost.eu et/ou en vous désinscrivant sur notre site web. Cela est également possible via les mailings (une possibilité de vous désinscrire est toujours prévue en bas de l'e-mail). Dans ce cas, vous ne recevrez plus nos lettres d’information. 

9.4. Vous avez le droit de transférer vos données (à un autre responsable du traitement). Cela n’est possible que si le traitement par nos soins se base sur votre consentement ou si le traitement est effectué via des procédés automatisés. 

9.5. Si le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.     

9.6. Vous avez par ailleurs le droit de déposer plainte auprès de l’Autorité de protection des données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles – T : +32(0)2 274 48 00 – E : contact@apd-gba.be). Vous pouvez aussi toujours contacter EasyPost en cas de plainte : privacy@easypost.eu.

9.7. L’exercice de vos droits, comme exposé ci-dessus, dépend toujours des exigences et conditions fixées dans la législation en vigueur (comme le Règlement général sur la protection des données (le RGPD).

9.8. Pour exercer vos droits, vous pouvez simplement adresser une demande à EasyPost à l’adresse : privacy@easypost.eu. Vous devez toutefois suffisamment vous identifier à cet égard. Lorsque nous avons des raisons de douter de votre identité, nous pouvons vous demander des informations complémentaires qui sont nécessaires pour confirmer votre identité. Nous demanderons généralement une copie de votre carte d’identité afin de vérifier qui introduit effectivement une demande. Vous veillez de préférence à marquer en noir ou à supprimer d’une autre manière ou à rendre illisibles toutes les informations ou données qui ne sont pas nécessaires à la vérification et à la confirmation de votre identité.