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Économisez jusqu'à 20% sur le traitement de votre courrier. Calculez vos économies avec EasyPost

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Charles Boland

UNE INDEXATION BPOST EN 2022, QUELLES SONT LES IMPLICATIONS SUR MON BUDGET ?

30 décembre 2020/in blog /by Charles Boland

Votre courrier sortant sera encore plus cher en 2022 – jusqu’à 30 % en plus !

Une communication transparente : voici une des valeurs d’EasyPost. Dans ce cadre, nous informons d’ores et déjà nos clients et nos prospects que le prix de tous les courriers sortants augmentera jusqu’à 30 %, dès le 1er janvier 2022.

Concrètement, en résumé :

  • Prior: + 20,00%
  • Non prior: + 3,16%
  • Envoi en Europe: + 17,98%
  • Envoi en dehors de l’europe: + 16,00%
    L’augmentation exacte des prix dépend fortement de votre méthode de travail actuelle. Travaillez‑vous avec des timbres, une machine à affranchir ou utilisez-vous une autre solution ? Selon votre choix, votre prix final sera plus ou moins élevé.

Bref, si vous envoyez le même nombre de lettres et de courriers en 2022 qu’en 2021, vous devrez quoi qu’il en soit payer un peu plus cher.

EasyPost vous aidera volontiers à limiter cette augmentation de prix. Comment procédons-nous ?

  • Nous réalisons des économies directes sur vos tarifs d’affranchissement en vous offrant un pourcentage de réduction en fonction de votre volume. Ce pourcentage peut s’élever de 3 à 15 %.
  • Outre cette réduction directe, nous vous offrons également l’occasion d’économiser de l’argent sur vos frais de collecte. Vous n’en faites pas encore usage ? Envisagez donc d’utiliser ce service.
  • Bien évidemment, vous épargnerez encore plus d’argent si vous travaillez avec une machine à affranchir. Là aussi, vous économisez sur vos frais de location, sur toutes les dépenses supplémentaires comme les cartouches (qui peuvent coûter jusqu’à 150 euros chacune) et sur le contrat d’entretien. L’adaptation des nouveaux tarifs d’affranchissement au début d’une nouvelle « année calendrier » n’est pas gratuite non plus.
  • Outre toutes ces économies directes, nous aimerions simplifier votre travail le plus possible. Notre service simplifie significativement votre traitement postal. Non seulement nous trions vos lettres, mais nous nous occupons de tout le traitement du courrier. Plus besoin de coller des timbres, de les affranchir à la main et de poster le courrier dans la boîte aux lettres ! EasyPost vous permet donc non seulement de faire des économies, mais aussi de gagner du temps. Ainsi, votre entreprise pourra consacrer plus de temps à sa véritable occupation.

Quelle douce musique à vos oreilles, n’est-ce pas ? Mais nous pouvons encore aller plus loin : notre objectif est de choyer nos clients, avec entre autres, un excellent service après-vente, un portail numérique et un service de collecte sans faille.

Connaissez-vous notre service EasyPrint ? Vous nous envoyez votre courrier sortant par voie électronique, nous l’imprimons, le mettons sous pli et l’envoyons sur papier, ce qui vous permet d’économiser encore plus d’argent.

Avez-vous tout bien compté ? En supposant que vous dépensiez 5000 euros pour le courrier sortant en 2020 (soit 400 euros par mois), vous paierez de 5500 à 6000 euros en 2021. Ce n’est pas rien, hein ? Je suis certain que cet argent serait mieux investi ailleurs. Contactez-nous vite, nous nous ferons un plaisir de vous aider à épargner !

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_1647458758-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-12-30 13:58:122021-12-07 09:26:23UNE INDEXATION BPOST EN 2022, QUELLES SONT LES IMPLICATIONS SUR MON BUDGET ?
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Charles Boland

LES AVANTAGES DU TRAITEMENT EXTERNE DU COURRIER

11 juin 2020/in blog /by Charles Boland

Si vous pensez qu’à l’ère du numérique, le courrier d’entreprise traditionnel sur papier fait partie du passé, vous faites erreur. Aujourd’hui encore, de nombreuses entreprises envoient chaque jour des documents importants par courrier à des clients, collaborateurs et autres parties.

Pour préparer ce courrier chaque jour, des entreprises ont investi pendant des années dans un service courrier interne bien équipé. En effet, le traitement du courrier englobe de nombreuses tâches, telles que l’impression, le pliage, la mise sous pli et l’affranchissement de tous les documents à expédier. S’il était exécuté manuellement, ce processus durerait des heures. Des machines spécifiques permettent toutefois de l’accélérer.

Un service courrier interne n’est cependant pas la manière la plus efficace de traiter et d’envoyer le courrier de votre entreprise. Il coûte de l’argent et nécessite beaucoup de temps et d’espace, alors que ces ressources pourraient être utilisées plus judicieusement pour les tâches principales de votre entreprise. La solution est pourtant simple : le traitement externe du courrier, qui consiste à sous-traiter le service courrier à un expert en la matière. Dans ce blog, nous avons le plaisir de vous présenter les avantages du traitement externe du courrier pour votre entreprise.

Simplification de l’envoi de votre courrier

En confiant le traitement du courrier à un partenaire postal externe expérimenté, l’envoi du courrier quotidien est plus simple. Votre partenaire d’externalisation vient enlever le courrier à expédier ? Il vous suffit de rassembler celui-ci dans les sacs postaux prévus à cet effet, que vous préparez à l’heure convenue en vue de leur enlèvement. Votre partenaire postal externe se charge du reste du traitement du courrier : il l’affranchit et le fait parvenir au distributeur qui effectuera la livraison.

Certaines entreprises postales, comme EasyPost, offrent toutefois aussi un service plus étoffé, qui couvre l’intégralité des tâches liées à votre courrier quotidien. Votre intervention se limite alors à faire parvenir votre courrier par voie numérique à votre partenaire externe. Celui-ci imprimera ensuite les documents, les mettra sous pli, affranchira les enveloppes et déposera le courrier chez bpost en vue de sa distribution.

Ces deux services simplifient dans une large mesure votre service courrier actuel, en veillant toujours à la qualité.

Meilleure gestion des dépenses de votre entreprise

Bien qu’il constitue une solution pratique pour de nombreuses entreprises, un service courrier interne doté de l’équipement nécessaire pour le traitement du courrier coûte très cher. En effet, vous assumez non seulement l’achat et le leasing des différentes machines, mais aussi l’entretien et l’achat d’autres fournitures (encre, enveloppes, papier…). Par ailleurs, vous devez toujours disposer du personnel adéquat pour commander les machines de mise sous pli et à affranchir. Toutes ces dépenses représentent un solide budget.

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Si vous optez pour le traitement externe du courrier, ces investissements ne sont plus nécessaires. Vous ne payez que pour le volume de courrier que vous envoyez, et tout le courrier de votre entreprise est affranchi à des tarifs intéressants en raison, entre autres, de réductions accordées sur le volume. Vous pouvez dès lors conserver votre budget pour les processus qui sont davantage en lien avec votre activité principale.

Augmentation de la productivité et de l’efficacité

Étant donné que vous n’avez plus à gérer un service courrier quand vous avez recours au traitement externe du courrier, vos collaborateurs ont tout le temps de se consacrer aux tâches essentielles de votre entreprise. Il en résulte un impact positif non seulement sur la productivité de votre personnel, mais aussi sur les résultats de votre entreprise à long terme.

Expertise et innovation

L’avantage majeur de la sous-traitance de votre courrier à un partenaire postal externe est que vous profitez de sa longue expertise. Le volume du courrier de votre entreprise est fluctuant ou vous avez des demandes spécifiques quant au traitement de votre courrier quotidien ? Votre partenaire postal externe trouvera certainement une solution adéquate.

En outre, une entreprise professionnelle de traitement du courrier est toujours au courant des dernières innovations dans le secteur postal. Vous avez dès lors l’assurance que le traitement de votre courrier est toujours à la page.

Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement externe du courrier et la façon dont EasyPost peut vous être utile pour le traitement du courrier quotidien de votre entreprise ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nos consultants examineront avec vous les différentes possibilités pour un traitement optimal de votre courrier.

Contactez-nous sans engagement
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/06/easypost-4-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-06-11 10:00:312022-05-09 16:16:50LES AVANTAGES DU TRAITEMENT EXTERNE DU COURRIER
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Charles Boland

LA MACHINE DE MISE SOUS PLI: LES ALTERNATIVES

28 mai 2020/in blog /by Charles Boland

De nombreuses entreprises continuent d’utiliser la méthode traditionnelle pour envoyer des informations ou documents importants à des travailleurs, clients et autres parties externes. Ce traitement du courrier quotidien est généralement réalisé en interne, dans un service courrier bien équipé. Les travailleurs responsables du traitement du courrier sortant se chargent du tri, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de l’expédition.

Le traitement du courrier est toutefois un processus chronophage, à plus forte raison s’il est réalisé manuellement. Pour aider les collaborateurs du service courrier, de nombreuses entreprises investissent dans divers équipements professionnels, comme une machine de mise sous pli par exemple. Comme vous pouvez l’imaginer, la mise à disposition des ressources adéquates engloutit une part importante de votre budget. Nous aimerions dès lors vous présenter quelques solutions de rechange.

Numérisation du service courrier

Pour éviter un investissement considérable dans une machine de mise sous pli, une première solution consiste à numériser le courrier sortant. La numérisation du service courrier est une tendance grandissante dans le monde des entreprises étant donné que, pour des motivations d’ordre écologique, celles-ci souhaitent généralement aussi mettre un terme à l’utilisation de papier et d’encre.

C’est une belle initiative, mais un service courrier numérique a malheureusement aussi quelques inconvénients. En effet, les documents confidentiels ou sensibles conservés électroniquement sont plus exposés aux menaces extérieures. Il y a toujours un risque que des données confidentielles se retrouvent entre de mauvaises mains ou que vos systèmes numériques soient piratés. Un service courrier numérique est écologiquement responsable, mais il ne garantit pas un traitement du courrier sans risques.

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Sous-traitance de l’envoi du courrier

La sous-traitance de votre courrier à un partenaire postal expérimenté est une meilleure option, qui vous permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais qui prend également en charge l’intégralité des tâches liées à votre courrier quotidien. En effet, un expert en envoi de courrier exécutera tout le processus de traitement à votre place et l’impression du courrier sortant par vos soins sera également reléguée au passé.

Via une plateforme numérique sécurisée, vous pouvez sélectionner vos documents, choisir la mise en page exacte tant pour le document que pour l’enveloppe et envoyer le tout à un partenaire postal externe. Celui-ci imprimera votre courrier sortant comme vous le souhaitez (papier, mise en page, en-tête et logo, enveloppes…), le mettra sous pli, affranchira les enveloppes et remettra le courrier à bpost en vue de sa distribution.

Vous n’aurez plus aucune dépense liée à l’achat et à la maintenance d’une machine de mise sous pli, ni à d’autres ressources telles que le personnel, le matériel d’impression, les enveloppes et autres. Votre courrier quotidien est pris en charge de A à Z par votre partenaire d’externalisation afin que vos collaborateurs puissent pleinement se concentrer sur les tâches principales de votre entreprise.

Si vous optez pour la sous-traitance de l’envoi du courrier, vous recevez chaque mois une facture détaillée de votre courrier sortant quotidien. Chez EasyPost, nous allons plus loin et vous offrons également la possibilité de subdiviser le récapitulatif par département : une solution qui peut s’avérer pratique pour votre comptabilité.

Il existe des options intéressantes pour remplacer une machine de mise sous pli, y compris pour sous-traiter l’intégralité de l’envoi de votre courrier de manière professionnelle. Vous en avez assez de payer des sommes considérables pour votre service courrier et souhaitez envoyer votre courrier de manière rentable ? Dans ce cas, une prise en charge intégrale par un partenaire postal expérimenté est la solution. Vous bénéficiez d’une quantité d’avantages intéressants et pouvez vous concentrer sur votre activité principale, sans vous préoccuper du courrier quotidien.

Vous souhaitez en savoir plus sur la sous-traitance de l’envoi de courrier à EasyPost ? Vous avez envie de découvrir EasyPost.Connect, notre solution globale pour le courrier quotidien de votre entreprise ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nos consultants se feront un plaisir de vous donner toutes les informations nécessaires.

Contactez-nous sans engagement
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_147671011-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-28 14:00:592022-05-09 16:18:53LA MACHINE DE MISE SOUS PLI: LES ALTERNATIVES
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Charles Boland

LES INCONVÉNIENTS D’UNE MACHINE À AFFRANCHIR

26 mai 2020/in Non classifié(e) /by Charles Boland

À l’exception de quelques petites entreprises, les organisations actuelles ne s’occupent généralement plus de l’envoi manuel de leur courrier dans un service courrier. Elles sont en revanche de plus en plus nombreuses à avoir recours à des machines à affranchir. Certes, ces machines peuvent traiter et affranchir un grand volume de lettres en un temps record, mais elles n’offrent pas que des avantages. Certains inconvénients ne sont pas à sous-estimer. Nous vous les présentons donc ici, afin que vous disposiez de toutes les informations nécessaires pour choisir le meilleur processus de traitement de votre courrier.

Coût élevé

Bien qu’elle soit pratique pour traiter rapidement votre courrier, une machine à affranchir représente tout de même un certain coût. En outre, l’achat ou le leasing de ce type de machine s’accompagne de frais supplémentaires, comme l’entretien, l’encre et l’équipement. Sachez également que le paiement de vos frais d’affranchissement se fait via un préfinancement, qui doit être rechargé lorsque le crédit est épuisé.

Perte de temps précieux

Un autre inconvénient important des machines à affranchir est qu’elles ne sont pas entièrement automatisées. En d’autres termes, vous devez toujours prévoir du personnel pour utiliser la machine et récupérer ensuite le courrier, des tâches qui font perdre un temps précieux à l’employé en question. Ce temps pourrait être mis à profit pour des activités qui correspondent mieux à votre activité principale.

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Risque d’erreurs

Des problèmes peuvent survenir lors de l’utilisation d’une machine à affranchir. Par exemple, un collaborateur doit affranchir un grand nombre de lettres à un certain tarif et oublie ensuite d’éteindre correctement la machine. L’employé devant ensuite utiliser la machine risque alors d’affranchir le courrier au mauvais tarif.

Aucune réduction en fonction du volume

L’absence de tarifs flexibles et de réductions en fonction du volume fait partie des principaux désavantages d’une machine à affranchir. En effet, elle ne tient pas compte du volume de courrier traité et affranchi chaque jour. Le tarif reste toujours le même par défaut. Vous n’en tirez dès lors aucun avantage financier, ce qui est différent avec un partenaire postal externe.

Risque de pannes

Enfin, vous n’êtes jamais à l’abri d’une panne ou d’un dysfonctionnement lié à l’utilisation de votre machine à affranchir. Et si votre appareil tombe en panne, vous n’avez d’autre choix que d’interrompre l’envoi de votre courrier jusqu’à ce qu’il soit réparé. De ce fait, la distribution du courrier est perturbée, ce qui peut entraîner d’éventuelles conséquences désastreuses si vous deviez transmettre des documents officiels importants, des factures ou des mises en demeure.

Si vous préférez éviter le moindre risque, nous vous conseillons d’opter pour une externalisation partielle ou totale du traitement de votre courrier. Vous bénéficierez ainsi de réductions en fonction du volume ainsi que de tarifs spécifiques, et vous ne devrez prévoir aucuns frais de maintenance. En outre, vos collaborateurs pourront se concentrer entièrement aux tâches centrales de votre entreprise, sans gaspiller de temps précieux.

Envie de savoir ce qu’EasyPost peut vous apporter en matière de traitement du courrier ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nous serions heureux de vous aider pour l’organisation et l’optimisation d’un processus d’envoi postal efficace.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/MobileSchool_duwmee-73.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-26 10:13:222020-06-12 00:00:54LES INCONVÉNIENTS D’UNE MACHINE À AFFRANCHIR
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Charles Boland

QUELS SONT LES INCONVÉNIENTS D’UNE MACHINE DE MISE SOUS PLI?

20 mai 2020/in blog /by Charles Boland

Les entreprises qui expédient leur courrier (factures, documents officiels, mises en demeure et mailings directs par exemple) de manière traditionnelle disposent d’un service courrier équipé à cet effet. Toutes sortes de machines, dont une machine de mise sous pli, sont nécessaires pour traiter une telle montagne de courrier au quotidien. Si cet équipement accélère quelque peu le processus manuel de traitement du courrier, il présente également de nombreux points négatifs. Dans ce blog, nous répertorions les différents inconvénients d’une machine de mise sous pli et vous expliquons comment éviter ces pièges.

Risque d’erreurs et de pannes

La machine de mise sous pli peut être très pratique pour traiter le courrier de votre entreprise, mais elle présente un risque d’erreur accru. Elle est toujours commandée par un travailleur, qui est responsable du paramétrage et du remplissage corrects de la machine. Une erreur humaine est vite arrivée et peut avoir des conséquences graves pour le fonctionnement de la machine.

De plus, un dysfonctionnement ou une panne de l’équipement de mise sous pli ne sont jamais exclus, ce qui risque de perturber ou ralentir le flux du traitement quotidien de votre courrier. Il en résulte un impact direct sur l’expédition parce que les lettres ne peuvent être envoyées à temps.

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Augmentation des coûts

Il va sans dire que l’utilisation d’une machine de mise sous pli entraîne de nombreux coûts. Non seulement vous assumez l’achat de la machine, mais l’entretien et les réparations nécessaires font également gonfler le coût du traitement de votre courrier. Ajoutons que toutes les machines de mise sous pli ne permettent pas de plier les lettres, ce qui vous impose d’acheter une plieuse ou de prévoir la main-d’œuvre nécessaire pour plier manuellement tout le courrier sortant. Pour terminer, vous avez besoin des enveloppes nécessaires, ce qui entraîne un coût supplémentaire. Si vous faites le compte de tous ces suppléments, la mise sous pli de votre courrier quotidien représente au final une coquette somme.

Par ailleurs, nous attirons également votre attention sur le fait qu’une fois que vous avez inséré toutes les lettres dans les enveloppes, vous devez encore affranchir celles-ci au moyen d’une affranchisseuse : une tâche qui engloutit à nouveau une part importante de votre budget alloué au courrier.

Perte d’heures de travail précieuses

Malheureusement, les machines de mise sous pli ne sont pas entièrement automatiques et doivent être commandées par un travailleur. Le paramétrage correct de la machine, le contrôle en vue d’éviter des pannes éventuelles ainsi que l’insertion et l’évacuation du courrier requièrent beaucoup de temps. La perte d’un temps de travail précieux peut avoir un impact négatif sur l’efficacité et, par conséquent, sur la croissance de votre entreprise.

La solution ? La sous-traitance du traitement de votre courrier à un partenaire postal expérimenté. Non seulement vous évitez les inconvénients ci-dessus, mais vous payez également un montant mensuel fixe, en profitant de différents avantages sur le plan financier et organisationnel. Vous ne devez plus vous soucier du traitement de votre courrier et pouvez vous concentrer sur votre activité principale.

Envie de savoir en quoi la sous-traitance du traitement de votre courrier peut être utile pour votre entreprise ? Prenez vite contact avec Easypost ! Nous examinerons ensemble les différentes possibilités pour une expédition efficace et sans souci du courrier quotidien de votre entreprise.

Contactez-nous sans engagement
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/MobileSchool_duwmee-72-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-20 15:50:092022-05-10 08:58:18QUELS SONT LES INCONVÉNIENTS D’UNE MACHINE DE MISE SOUS PLI?
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Charles Boland

POURQUOI L’EXTERNALISATION DU TRAITEMENT DE VOTRE COURRIER EST-ELLE INTÉRESSANTE POUR VOTRE ENTREPRISE?

20 mai 2020/in blog /by Charles Boland

En dépit de l’émergence de solutions numériques innovantes, de nombreuses entreprises continuent de traiter leur courrier selon la méthode classique. Tous les jours, elles envoient d’innombrables documents et colis à des clients, travailleurs et autres destinataires. Cette communication est généralement indispensable ou porte sur des informations sensibles. En d’autres termes, ces documents ne se prêtent pas à une transmission par courrier électronique, avec le risque de filtres anti-spam et boîtes de réception saturées.

Le traitement quotidien d’une telle quantité de courrier est un travail chronophage, qui n’est pas toujours exécuté efficacement. La sous-traitance du traitement de votre courrier à un expert dans ce domaine peut dès lors être la solution idéale. Vous n’êtes pas totalement convaincu ? Ce blog vous présente les différentes raisons pour lesquelles votre entreprise a tout intérêt à confier le traitement de son courrier à un spécialiste externe.

Hausse ou fluctuation du volume du courrier sortant

Une hausse ou une fluctuation du volume du courrier sortant quotidien constitue une raison importante de confier son traitement à un partenaire professionnel. Si votre entreprise réalise de bons résultats et continue d’évoluer avec succès, il y a de fortes chances que votre courrier sortant connaisse la même évolution. Conséquence ? Votre service courrier ne parvient plus à gérer la quantité de courrier à traiter.

Il se peut également que votre entreprise soit confrontée à une fluctuation du volume du courrier sortant. C’est le cas, par exemple, dans les secteurs soumis à certaines tendances saisonnières ou périodes spécifiques de l’année.

Dans les deux cas, la sous-traitance du traitement de votre courrier offre la solution parfaite. Vous ne devez pas réaliser d’investissements supplémentaires étant donné que votre partenaire postal se charge de l’intégralité du processus de traitement du courrier.

Marge d’erreur plus faible lors de l’affranchissement

Par ailleurs, le risque d’erreurs lors du processus de traitement manuel du courrier dans votre entreprise est très élevé. Le traitement de gros volumes de courrier par vos travailleurs, du tri à l’affranchissement, dans un délai serré, entraîne une marge d’erreur élevée.

Si votre courrier est traité par un partenaire postal expérimenté, cette marge diminue de manière significative, et vous pouvez même reléguer au passé les erreurs de traitement. En effet, une entreprise professionnelle de traitement du courrier se charge de traiter chaque document ou colis et de le transmettre au destinataire le plus efficacement et rapidement possible.

Priorité aux activités-clés de votre entreprise

La mise en place d’un service courrier interne nécessite non seulement l’infrastructure et l’équipement adéquats, mais également le personnel nécessaire. Une approche relativement onéreuse pour un service purement de soutien au sein de votre entreprise, non ?

La sous-traitance du traitement du courrier sortant peut offrir, dans ce cas aussi, la solution idéale. Vous ne devez plus investir dans du personnel de soutien, mais pouvez utiliser vos ressources pour exécuter les activités-clés de votre entreprise.

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L’expertise au service d’un traitement efficace du courrier

Étant donné que le traitement du courrier ne fait pas partie de votre activité principale, vous n’avez pas toujours la possibilité de rester en permanence au courant des nouveautés dans ce secteur. Vous traitez le courrier manuellement, comme vous l’avez toujours fait, mais ce n’est peut-être pas la manière la plus efficace de procéder. Peut-être votre personnel affecté au traitement du courrier est-il régulièrement confronté à certains problèmes que vous n’arrivez pas à résoudre ?

Dans ce cas, le recours à une entreprise postale professionnelle, qui se charge du traitement du courrier sortant à votre place, peut s’avérer judicieux. En effet, ce partenaire dispose d’une grande expertise et de larges connaissances pour résoudre rapidement n’importe quel problème lié au traitement de votre courrier. Par ailleurs, il suit de près les innovations dans le secteur postal. Vous pouvez donc confier le courrier de votre entreprise, l’esprit serein, à un expert en la matière.

Tarifs plus avantageux

En règle générale, le traitement manuel du courrier par votre service dédié est réalisé avec une affranchisseuse qui affranchit tout le courrier sortant en vue de son expédition. Malheureusement, ce type de machine coûte non seulement très cher, mais affranchit toujours à des tarifs standard, sans tenir compte du volume de courrier quotidien. Peut-être faites-vous déjà traiter votre courrier par bpost, ce qui entraîne des frais élevés.

La sous-traitance du traitement du courrier à un partenaire postal externe offre de nombreux avantages sur le plan financier. Non seulement votre courrier est affranchi à des tarifs avantageux en raison du volume à traiter quotidiennement mais, dans de nombreux cas, vous êtes également exonéré des frais de traitement. 

Un contrôle accru du budget

Pour terminer, nous tenons à ajouter que la sous-traitance du traitement de votre courrier sortant vous permet de mieux contrôler vos dépenses postales mensuelles et d’avoir une meilleure vue d’ensemble de celles-ci. En effet, votre partenaire postal vous transmet chaque mois une facture détaillée de tout le courrier traité et des dépenses y afférentes. Vous avez également la possibilité d’opter pour une subdivision de vos factures en plusieurs centres de coûts afin d’établir la distinction entre les différents départements de votre entreprise. Cette façon de procéder est non seulement pratique pour garder une vue d’ensemble claire de vos budgets, mais est aussi un bon outil pour votre comptabilité.

La sous-traitance du traitement du courrier peut dès lors offrir une quantité d’avantages aux entreprises et améliorer l’efficacité du fonctionnement interne.

Si vous désirez en savoir plus sur la sous-traitance du traitement du courrier et les possibilités disponibles, contactez Easypost sans plus tarder. Nos consultants vous présenteront avec plaisir les solutions potentielles pour le courrier sortant de votre entreprise.

Contactez-nous sans engagement
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_83823151-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-20 15:21:402022-05-10 09:58:29POURQUOI L’EXTERNALISATION DU TRAITEMENT DE VOTRE COURRIER EST-ELLE INTÉRESSANTE POUR VOTRE ENTREPRISE?
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Charles Boland

QU’EST-CE QUE LE TRAITEMENT EXTERNE DU COURRIER POUR LES ENTREPRISES?

20 mai 2020/in blog /by Charles Boland

Contrairement à ce que vous pourriez peut-être penser, de nombreuses entreprises traitent encore le courrier de façon traditionnelle à l’ère du numérique. En effet, toutes les formes de communication ne se prêtent pas à un envoi par e-mail. Prenons l’exemple des factures, mises en demeure et documents officiels d’un employeur ou des mailings directs qui ne peuvent s’égarer parmi toutes sortes d’autres e-mails.

Ceci dit, le traitement de tout ce courrier sortant n’est pas une mince affaire. Vos collaborateurs doivent collecter, trier, affranchir et expédier la correspondance. Ce processus chronophage pourrait être plus efficace, et le traitement externe du courrier offre la solution idéale à cet effet. Dans ce blog, nous vous expliquons avec plaisir en quoi celui-ci consiste exactement et quels avantages vous pouvez en retirer.

Le traitement externe du courrier pour les entreprises

En réalité, le traitement externe du courrier pour les entreprises n’est rien de plus que la sous-traitance du courrier sortant à un partenaire externe. Vous avez le choix entre différentes formes. Par exemple, vous pouvez opter pour un enlèvement du courrier de votre entreprise. Dans ce cas, il vous suffit de rassembler votre courrier sortant et de le préparer dans des sacs postaux spéciaux en vue de leur enlèvement par votre partenaire postal. Vous ne devez donc plus le trier, l’affranchir et l’expédier étant donné que l’entreprise de traitement du courrier s’en charge.

En fonction des services que propose votre partenaire postal, vous pouvez également sous-traiter l’intégralité du traitement de votre courrier. Dans de nombreux cas, ce processus est numérique, et le temps que vous devez consacrer à la gestion de votre courrier sortant est dès lors minime. Vous envoyez tout le courrier sortant à votre partenaire postal externe via une plateforme numérique. Celui-ci se charge de l’impression, de la mise sous enveloppe et de l’affranchissement. Pour terminer, votre partenaire postal transmet tout le courrier traité au distributeur en vue de sa livraison.

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Quels sont les avantages du traitement externe du courrier pour les entreprises ?

Maintenant que vous savez exactement en quoi consiste le traitement externe du courrier pour les entreprises, il est évidemment également intéressant de connaître les avantages que votre entreprise peut en retirer concrètement. Nous avons déjà évoqué le premier avantage – le gain de temps –, mais nous aimerions vous en dire plus à ce sujet. Voici dès lors un bref récapitulatif de tous les avantages :

  • Optimisation du temps et du personnel

Le traitement externe du courrier vous offre la possibilité de planifier plus efficacement le temps précieux de votre personnel. Celui-ci ne doit plus s’occuper des différentes procédures liées au traitement du courrier et peut se consacrer pleinement à l’exécution des tâches qui lui incombent. Il en résulte un impact sur la productivité de votre entreprise. Par ailleurs, ce traitement externe peut être considéré comme un investissement indirect dans la croissance de votre entreprise.

  • Réduction des dépenses

Le traitement externe du courrier pour les entreprises offre non seulement un gain de temps mais a également un impact considérable sur les dépenses. En effet, le traitement du courrier en interne représente un coût important. En plus de faire l’acquisition du matériel nécessaire, dont une affranchisseuse, des enveloppes et de l’encre, vous devez entretenir les machines et prévoir le crédit d’affranchissement nécessaire. Par ailleurs, vous affranchissez le courrier sortant à des tarifs standard qui ne tiennent pas compte de réductions sur le volume.

Si vous confiez le traitement de votre courrier à un partenaire externe, vous bénéficiez de meilleurs tarifs et réduisez vos dépenses car celui-ci s’en charge. Vous réglez uniquement la facture mensuelle pour l’envoi du courrier à des tarifs d’affranchissement et d’expédition intéressants.

  • Assistance professionnelle pour le courrier de votre entreprise

Dernier avantage majeur du traitement externe du courrier pour les entreprises : la possibilité d’une assistance professionnelle pour le traitement de votre courrier. Vous avez des souhaits spécifiques concernant le courrier sortant ou êtes à la recherche de solutions créatives pour le traitement de votre courrier ? Un partenaire postal externe peut s’avérer idéal à cet effet. Il dispose en effet de l’expertise nécessaire et recherchera toujours avec vous la solution de traitement du courrier la plus efficace pour votre entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus sur les différentes possibilités de traitement externe du courrier pour votre entreprise ? Contactez-nous vite ! Nos consultants se feront un plaisir de vous conseiller la solution la plus adéquate pour le courrier sortant de votre entreprise.

Contactez-nous sans engagement
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_1517025863-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-20 12:16:462022-05-10 09:56:41QU’EST-CE QUE LE TRAITEMENT EXTERNE DU COURRIER POUR LES ENTREPRISES?
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Charles Boland

QU’EST CE QUE LE TRAITEMENT NUMÉRIQUE DU COURRIER?

15 mai 2020/in blog /by Charles Boland

Les entreprises utilisent de plus en plus de fonctionnalités numériques différentes, le service courrier n’y fait pas exception. Si elles s’appliquent à numériser leur courrier entrant, leur courrier sortant connaît également d’importants changements. Les options peuvent aller d’un courrier d’entreprise entièrement numérisé à la numérisation des processus chronophages de traitement de courrier sortant. Dans cet article de blog, nous vous expliquons plus en détail ce qu’est le traitement numérique du courrier et comment mettre en place un tel outil.

Pourquoi opter pour le traitement numérique du courrier ?

Si nous recevons chaque jour une quantité gigantesque d’e-mails, certaines entreprises continuent d’envoyer leur courrier par le canal postal traditionnel. Il s’agit en général de documents officiels ou de messages que le destinataire ne peut certainement pas perdre de vue, comme les factures, les mailings directs, les lettres de mise en demeure ou les documents officiels de l’employeur au travailleur.

Malheureusement, le traitement et l’envoi de ce courrier d’entreprise sortant nécessitent d’y passer un temps précieux. Afin d’accélérer et d’optimiser ce processus de traitement, les entreprises optent de plus en plus souvent pour le traitement numérique de leur courrier. Ainsi, elles diminuent non seulement la charge de travail administratif, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs humaines, mais elles gagnent aussi beaucoup de temps et donc d’argent. En outre, l’externalisation du traitement numérique du courrier vous permet également de bénéficier d’une aide personnalisée lors du processus de traitement.

Comment fonctionne le traitement numérique du courrier ?

Le passage du traitement du courrier traditionnel à une solution numérique ne doit pas forcément être compliqué. La première étape consiste sans aucun doute à trouver un partenaire postal doté d’une solide expérience dans le traitement numérique du courrier. Chez EasyPost, vous pouvez par exemple profiter de notre service EasyPost.Connect, une solution numérique qui vous offre la possibilité d’envoyer votre courrier d’entreprise en quelques clics, sans avoir à assumer personnellement la responsabilité de tout le processus de traitement.

Ensuite, vous vous occupez du processus actuel de traitement de votre courrier. Utilisez-vous une machine à affranchir ? Dans ce cas, vous pouvez tout simplement la débrancher. Si vous le souhaitez, vous pouvez revendre votre appareil acheté ou résilier la location des machines concernées auprès de votre fournisseur. Faites de même avec le service d’enlèvement du courrier Collect&Send de bpost. Ce type d’accord est résiliable chaque mois par lettre recommandée ou e-mail de résiliation. Vous devrez ensuite conclure des accords et contrats administratifs avec votre nouveau partenaire postal.

La procédure de mise en place du traitement numérique de votre courrier dépend évidemment de la méthode de travail de votre partenaire postal. En règle générale, elle se déroule de la manière suivante :

  • Vous rassemblez et sélectionnez les documents à envoyer ;
  • Vous déterminez la mise en page de l’envoi, enveloppes comprises ;
  • Vous transférez les documents et communiquez vos préférences à votre partenaire postal par le biais de la plate-forme numérique sécurisée ;
  • Après réception, vos documents sont imprimés, mis sous enveloppe et affranchis dans un seul flux.
  • Ensuite, votre partenaire postal livre votre courrier d’entreprise traité à bpost, qui se chargera de le distribuer aux destinataires.

Vous ne devez donc plus assurer le traitement du courrier, et pouvez compter sur un traitement numérique sûr et efficace effectué par un expert en la matière.

Envie de savoir ce qu’EasyPost peut vous apporter en matière de traitement numérique du courrier ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nous serions ravis de discuter avec vous des différentes possibilités d’optimisation du traitement de votre courrier.

Contactez-nous sans engagement
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_1647458758-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-15 10:21:172022-05-10 09:50:34QU’EST CE QUE LE TRAITEMENT NUMÉRIQUE DU COURRIER?
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Charles Boland

LES INCONVÉNIENTS D’UNE MACHINE À AFFRANCHIR

15 mai 2020/in blog /by Charles Boland

À l’exception de quelques petites entreprises, les organisations actuelles ne s’occupent généralement plus de l’envoi manuel de leur courrier dans un service courrier. Elles sont en revanche de plus en plus nombreuses à avoir recours à des machines à affranchir. Certes, ces machines peuvent traiter et affranchir un grand volume de lettres en un temps record, mais elles n’offrent pas que des avantages. Certains inconvénients ne sont pas à sous-estimer. Nous vous les présentons donc ici, afin que vous disposiez de toutes les informations nécessaires pour choisir le meilleur processus de traitement de votre courrier.

Coût élevé

Bien qu’elle soit pratique pour traiter rapidement votre courrier, une machine à affranchir représente tout de même un certain coût. En outre, l’achat ou le leasing de ce type de machine s’accompagne de frais supplémentaires, comme l’entretien, l’encre et l’équipement. Sachez également que le paiement de vos frais d’affranchissement se fait via un préfinancement, qui doit être rechargé lorsque le crédit est épuisé.

Perte de temps précieux

Un autre inconvénient important des machines à affranchir est qu’elles ne sont pas entièrement automatisées. En d’autres termes, vous devez toujours prévoir du personnel pour utiliser la machine et récupérer ensuite le courrier, des tâches qui font perdre un temps précieux à l’employé en question. Ce temps pourrait être mis à profit pour des activités qui correspondent mieux à votre activité principale.

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Risque d’erreurs

Des problèmes peuvent survenir lors de l’utilisation d’une machine à affranchir. Par exemple, un collaborateur doit affranchir un grand nombre de lettres à un certain tarif et oublie ensuite d’éteindre correctement la machine. L’employé devant ensuite utiliser la machine risque alors d’affranchir le courrier au mauvais tarif.

Aucune réduction en fonction du volume

L’absence de tarifs flexibles et de réductions en fonction du volume fait partie des principaux désavantages d’une machine à affranchir. En effet, elle ne tient pas compte du volume de courrier traité et affranchi chaque jour. Le tarif reste toujours le même par défaut. Vous n’en tirez dès lors aucun avantage financier, ce qui est différent avec un partenaire postal externe.

Risque de pannes

Enfin, vous n’êtes jamais à l’abri d’une panne ou d’un dysfonctionnement lié à l’utilisation de votre machine à affranchir. Et si votre appareil tombe en panne, vous n’avez d’autre choix que d’interrompre l’envoi de votre courrier jusqu’à ce qu’il soit réparé. De ce fait, la distribution du courrier est perturbée, ce qui peut entraîner d’éventuelles conséquences désastreuses si vous deviez transmettre des documents officiels importants, des factures ou des mises en demeure.

Si vous préférez éviter le moindre risque, nous vous conseillons d’opter pour une externalisation partielle ou totale du traitement de votre courrier. Vous bénéficierez ainsi de réductions en fonction du volume ainsi que de tarifs spécifiques, et vous ne devrez prévoir aucuns frais de maintenance. En outre, vos collaborateurs pourront se concentrer entièrement aux tâches centrales de votre entreprise, sans gaspiller de temps précieux.

Envie de savoir ce qu’EasyPost peut vous apporter en matière de traitement du courrier ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nous serions heureux de vous aider pour l’organisation et l’optimisation d’un processus d’envoi postal efficace.

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Charles Boland

LES HEURES D’ENLÈVEMENT CHEZ EASYPOST

8 avril 2020/in blog /by Charles Boland

Chez Easypost, nous assurons la plus grande flexibilité pour nos clients. C’est également le cas pour les heures d’enlèvement. Pour cela nous demandons à nos clients une tranche horaire de deux heures durant laquelle nos chauffeurs passent enlever le courrier. De cette manière nos clients peuvent savoir avec exactitude à quel moment le chauffeur compte passer.

C’est non seulement pratique pour le planning de notre client, mais également pour la planification logistique de nos chauffeurs. De ce fait, les deux parties sont gagnantes et, en même temps, plus efficaces au quotidien.

Que se passe-t-il lors d’une fermeture exceptionnelle ? Easypost essayera de trouver une solution avec le client: modification des routes, boîte au lettre chez le client pour y déposer le courrier, espace fermé auquel le chauffeur aura accès via un badge, … Si aucune des possibilités n’est réalisable, nous assurerons un enlèvement avec un chauffeur attitré pour un passage dans la tranche horaire souhaitée. Ce service engendrera un faible coût supplémentaire.

Grâce au service flexible d’Easypost vous n’avez plus à vous tracasser des heures de fermetures des bureaux de Bpost. Nous assurons l’envoi des courriers en temps et en heure selon les délais de bpost. Avez-vous d’autres questions ? Alors n’hésitez pas à nous contacter !

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https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/MobileSchool_duwmee-5-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-04-08 16:48:032022-05-10 09:41:36LES HEURES D’ENLÈVEMENT CHEZ EASYPOST
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