De nombreuses entreprises continuent d’utiliser la méthode traditionnelle pour envoyer des informations ou documents importants à des travailleurs, clients et autres parties externes. Ce traitement du courrier quotidien est généralement réalisé en interne, dans un service courrier bien équipé. Les travailleurs responsables du traitement du courrier sortant se chargent du tri, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de l’expédition.

Le traitement du courrier est toutefois un processus chronophage, à plus forte raison s’il est réalisé manuellement. Pour aider les collaborateurs du service courrier, de nombreuses entreprises investissent dans divers équipements professionnels, comme une machine de mise sous pli par exemple. Comme vous pouvez l’imaginer, la mise à disposition des ressources adéquates engloutit une part importante de votre budget. Nous aimerions dès lors vous présenter quelques solutions de rechange.

Numérisation du service courrier

Pour éviter un investissement considérable dans une machine de mise sous pli, une première solution consiste à numériser le courrier sortant. La numérisation du service courrier est une tendance grandissante dans le monde des entreprises étant donné que, pour des motivations d’ordre écologique, celles-ci souhaitent généralement aussi mettre un terme à l’utilisation de papier et d’encre.

C’est une belle initiative, mais un service courrier numérique a malheureusement aussi quelques inconvénients. En effet, les documents confidentiels ou sensibles conservés électroniquement sont plus exposés aux menaces extérieures. Il y a toujours un risque que des données confidentielles se retrouvent entre de mauvaises mains ou que vos systèmes numériques soient piratés. Un service courrier numérique est écologiquement responsable, mais il ne garantit pas un traitement du courrier sans risques.

Sous-traitance de l’envoi du courrier

La sous-traitance de votre courrier à un partenaire postal expérimenté est une meilleure option, qui vous permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais qui prend également en charge l’intégralité des tâches liées à votre courrier quotidien. En effet, un expert en envoi de courrier exécutera tout le processus de traitement à votre place et l’impression du courrier sortant par vos soins sera également reléguée au passé.

Via une plateforme numérique sécurisée, vous pouvez sélectionner vos documents, choisir la mise en page exacte tant pour le document que pour l’enveloppe et envoyer le tout à un partenaire postal externe. Celui-ci imprimera votre courrier sortant comme vous le souhaitez (papier, mise en page, en-tête et logo, enveloppes…), le mettra sous pli, affranchira les enveloppes et remettra le courrier à bpost en vue de sa distribution.

Vous n’aurez plus aucune dépense liée à l’achat et à la maintenance d’une machine de mise sous pli, ni à d’autres ressources telles que le personnel, le matériel d’impression, les enveloppes et autres. Votre courrier quotidien est pris en charge de A à Z par votre partenaire d’externalisation afin que vos collaborateurs puissent pleinement se concentrer sur les tâches principales de votre entreprise.

Si vous optez pour la sous-traitance de l’envoi du courrier, vous recevez chaque mois une facture détaillée de votre courrier sortant quotidien. Chez EasyPost, nous allons plus loin et vous offrons également la possibilité de subdiviser le récapitulatif par département : une solution qui peut s’avérer pratique pour votre comptabilité.

Il existe des options intéressantes pour remplacer une machine de mise sous pli, y compris pour sous-traiter l’intégralité de l’envoi de votre courrier de manière professionnelle. Vous en avez assez de payer des sommes considérables pour votre service courrier et souhaitez envoyer votre courrier de manière rentable ? Dans ce cas, une prise en charge intégrale par un partenaire postal expérimenté est la solution. Vous bénéficiez d’une quantité d’avantages intéressants et pouvez vous concentrer sur votre activité principale, sans vous préoccuper du courrier quotidien.

Vous souhaitez en savoir plus sur la sous-traitance de l’envoi de courrier à EasyPost ? Vous avez envie de découvrir EasyPost.Connect, notre solution globale pour le courrier quotidien de votre entreprise ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nos consultants se feront un plaisir de vous donner toutes les informations nécessaires.

Les entreprises qui expédient leur courrier (factures, documents officiels, mises en demeure et mailings directs par exemple) de manière traditionnelle disposent d’un service courrier équipé à cet effet. Toutes sortes de machines, dont une machine de mise sous pli, sont nécessaires pour traiter une telle montagne de courrier au quotidien. Si cet équipement accélère quelque peu le processus manuel de traitement du courrier, il présente également de nombreux points négatifs. Dans ce blog, nous répertorions les différents inconvénients d’une machine de mise sous pli et vous expliquons comment éviter ces pièges.

Risque d’erreurs et de pannes

La machine de mise sous pli peut être très pratique pour traiter le courrier de votre entreprise, mais elle présente un risque d’erreur accru. Elle est toujours commandée par un travailleur, qui est responsable du paramétrage et du remplissage corrects de la machine. Une erreur humaine est vite arrivée et peut avoir des conséquences graves pour le fonctionnement de la machine.

De plus, un dysfonctionnement ou une panne de l’équipement de mise sous pli ne sont jamais exclus, ce qui risque de perturber ou ralentir le flux du traitement quotidien de votre courrier. Il en résulte un impact direct sur l’expédition parce que les lettres ne peuvent être envoyées à temps.

Augmentation des coûts

Il va sans dire que l’utilisation d’une machine de mise sous pli entraîne de nombreux coûts. Non seulement vous assumez l’achat de la machine, mais l’entretien et les réparations nécessaires font également gonfler le coût du traitement de votre courrier. Ajoutons que toutes les machines de mise sous pli ne permettent pas de plier les lettres, ce qui vous impose d’acheter une plieuse ou de prévoir la main-d’œuvre nécessaire pour plier manuellement tout le courrier sortant. Pour terminer, vous avez besoin des enveloppes nécessaires, ce qui entraîne un coût supplémentaire. Si vous faites le compte de tous ces suppléments, la mise sous pli de votre courrier quotidien représente au final une coquette somme.

Par ailleurs, nous attirons également votre attention sur le fait qu’une fois que vous avez inséré toutes les lettres dans les enveloppes, vous devez encore affranchir celles-ci au moyen d’une affranchisseuse : une tâche qui engloutit à nouveau une part importante de votre budget alloué au courrier.

Perte d’heures de travail précieuses

Malheureusement, les machines de mise sous pli ne sont pas entièrement automatiques et doivent être commandées par un travailleur. Le paramétrage correct de la machine, le contrôle en vue d’éviter des pannes éventuelles ainsi que l’insertion et l’évacuation du courrier requièrent beaucoup de temps. La perte d’un temps de travail précieux peut avoir un impact négatif sur l’efficacité et, par conséquent, sur la croissance de votre entreprise.

La solution ? La sous-traitance du traitement de votre courrier à un partenaire postal expérimenté. Non seulement vous évitez les inconvénients ci-dessus, mais vous payez également un montant mensuel fixe, en profitant de différents avantages sur le plan financier et organisationnel. Vous ne devez plus vous soucier du traitement de votre courrier et pouvez vous concentrer sur votre activité principale.

Envie de savoir en quoi la sous-traitance du traitement de votre courrier peut être utile pour votre entreprise ? Prenez vite contact avec Easypost ! Nous examinerons ensemble les différentes possibilités pour une expédition efficace et sans souci du courrier quotidien de votre entreprise.

Contrairement à ce que vous pourriez peut-être penser, de nombreuses entreprises traitent encore le courrier de façon traditionnelle à l’ère du numérique. En effet, toutes les formes de communication ne se prêtent pas à un envoi par e-mail. Prenons l’exemple des factures, mises en demeure et documents officiels d’un employeur ou des mailings directs qui ne peuvent s’égarer parmi toutes sortes d’autres e-mails.

Ceci dit, le traitement de tout ce courrier sortant n’est pas une mince affaire. Vos collaborateurs doivent collecter, trier, affranchir et expédier la correspondance. Ce processus chronophage pourrait être plus efficace, et le traitement externe du courrier offre la solution idéale à cet effet. Dans ce blog, nous vous expliquons avec plaisir en quoi celui-ci consiste exactement et quels avantages vous pouvez en retirer.

Le traitement externe du courrier pour les entreprises

En réalité, le traitement externe du courrier pour les entreprises n’est rien de plus que la sous-traitance du courrier sortant à un partenaire externe. Vous avez le choix entre différentes formes. Par exemple, vous pouvez opter pour un enlèvement du courrier de votre entreprise. Dans ce cas, il vous suffit de rassembler votre courrier sortant et de le préparer dans des sacs postaux spéciaux en vue de leur enlèvement par votre partenaire postal. Vous ne devez donc plus le trier, l’affranchir et l’expédier étant donné que l’entreprise de traitement du courrier s’en charge.

En fonction des services que propose votre partenaire postal, vous pouvez également sous-traiter l’intégralité du traitement de votre courrier. Dans de nombreux cas, ce processus est numérique, et le temps que vous devez consacrer à la gestion de votre courrier sortant est dès lors minime. Vous envoyez tout le courrier sortant à votre partenaire postal externe via une plateforme numérique. Celui-ci se charge de l’impression, de la mise sous enveloppe et de l’affranchissement. Pour terminer, votre partenaire postal transmet tout le courrier traité au distributeur en vue de sa livraison.

Quels sont les avantages du traitement externe du courrier pour les entreprises ?

Maintenant que vous savez exactement en quoi consiste le traitement externe du courrier pour les entreprises, il est évidemment également intéressant de connaître les avantages que votre entreprise peut en retirer concrètement. Nous avons déjà évoqué le premier avantage – le gain de temps –, mais nous aimerions vous en dire plus à ce sujet. Voici dès lors un bref récapitulatif de tous les avantages :

• Optimisation du temps et du personnel

Le traitement externe du courrier vous offre la possibilité de planifier plus efficacement le temps précieux de votre personnel. Celui-ci ne doit plus s’occuper des différentes procédures liées au traitement du courrier et peut se consacrer pleinement à l’exécution des tâches qui lui incombent. Il en résulte un impact sur la productivité de votre entreprise. Par ailleurs, ce traitement externe peut être considéré comme un investissement indirect dans la croissance de votre entreprise.

• Réduction des dépenses

Le traitement externe du courrier pour les entreprises offre non seulement un gain de temps mais a également un impact considérable sur les dépenses. En effet, le traitement du courrier en interne représente un coût important. En plus de faire l’acquisition du matériel nécessaire, dont une affranchisseuse, des enveloppes et de l’encre, vous devez entretenir les machines et prévoir le crédit d’affranchissement nécessaire. Par ailleurs, vous affranchissez le courrier sortant à des tarifs standard qui ne tiennent pas compte de réductions sur le volume.

Si vous confiez le traitement de votre courrier à un partenaire externe, vous bénéficiez de meilleurs tarifs et réduisez vos dépenses car celui-ci s’en charge. Vous réglez uniquement la facture mensuelle pour l’envoi du courrier à des tarifs d’affranchissement et d’expédition intéressants.

• Assistance professionnelle pour le courrier de votre entreprise

Dernier avantage majeur du traitement externe du courrier pour les entreprises : la possibilité d’une assistance professionnelle pour le traitement de votre courrier. Vous avez des souhaits spécifiques concernant le courrier sortant ou êtes à la recherche de solutions créatives pour le traitement de votre courrier ? Un partenaire postal externe peut s’avérer idéal à cet effet. Il dispose en effet de l’expertise nécessaire et recherchera toujours avec vous la solution de traitement du courrier la plus efficace pour votre entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus sur les différentes possibilités de traitement externe du courrier pour votre entreprise ? Contactez-nous vite ! Nos consultants se feront un plaisir de vous conseiller la solution la plus adéquate pour le courrier sortant de votre entreprise.

À l’exception de quelques petites entreprises, les organisations actuelles ne s’occupent généralement plus de l’envoi manuel de leur courrier dans un service courrier. Elles sont en revanche de plus en plus nombreuses à avoir recours à des machines à affranchir. Certes, ces machines peuvent traiter et affranchir un grand volume de lettres en un temps record, mais elles n’offrent pas que des avantages. Certains inconvénients ne sont pas à sous-estimer. Nous vous les présentons donc ici, afin que vous disposiez de toutes les informations nécessaires pour choisir le meilleur processus de traitement de votre courrier.

Coût élevé

Bien qu’elle soit pratique pour traiter rapidement votre courrier, une machine à affranchir représente tout de même un certain coût. En outre, l’achat ou le leasing de ce type de machine s’accompagne de frais supplémentaires, comme l’entretien, l’encre et l’équipement. Sachez également que le paiement de vos frais d’affranchissement se fait via un préfinancement, qui doit être rechargé lorsque le crédit est épuisé.

Perte de temps précieux

Un autre inconvénient important des machines à affranchir est qu’elles ne sont pas entièrement automatisées. En d’autres termes, vous devez toujours prévoir du personnel pour utiliser la machine et récupérer ensuite le courrier, des tâches qui font perdre un temps précieux à l’employé en question. Ce temps pourrait être mis à profit pour des activités qui correspondent mieux à votre activité principale.

Risque d’erreurs

Des problèmes peuvent survenir lors de l’utilisation d’une machine à affranchir. Par exemple, un collaborateur doit affranchir un grand nombre de lettres à un certain tarif et oublie ensuite d’éteindre correctement la machine. L’employé devant ensuite utiliser la machine risque alors d’affranchir le courrier au mauvais tarif.

Aucune réduction en fonction du volume

L’absence de tarifs flexibles et de réductions en fonction du volume fait partie des principaux désavantages d’une machine à affranchir. En effet, elle ne tient pas compte du volume de courrier traité et affranchi chaque jour. Le tarif reste toujours le même par défaut. Vous n’en tirez dès lors aucun avantage financier, ce qui est différent avec un partenaire postal externe.

Risque de pannes

Enfin, vous n’êtes jamais à l’abri d’une panne ou d’un dysfonctionnement lié à l’utilisation de votre machine à affranchir. Et si votre appareil tombe en panne, vous n’avez d’autre choix que d’interrompre l’envoi de votre courrier jusqu’à ce qu’il soit réparé. De ce fait, la distribution du courrier est perturbée, ce qui peut entraîner d’éventuelles conséquences désastreuses si vous deviez transmettre des documents officiels importants, des factures ou des mises en demeure.

Si vous préférez éviter le moindre risque, nous vous conseillons d’opter pour une externalisation partielle ou totale du traitement de votre courrier. Vous bénéficierez ainsi de réductions en fonction du volume ainsi que de tarifs spécifiques, et vous ne devrez prévoir aucuns frais de maintenance. En outre, vos collaborateurs pourront se concentrer entièrement aux tâches centrales de votre entreprise, sans gaspiller de temps précieux.

Envie de savoir ce qu’EasyPost peut vous apporter en matière de traitement du courrier ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nous serions heureux de vous aider pour l’organisation et l’optimisation d’un processus d’envoi postal efficace.