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Économisez jusqu'à 20% sur le traitement de votre courrier. Calculez vos économies avec EasyPost

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Charles Boland

Suivi recommandé

1 septembre 2022/in blog /by Charles Boland

Le suivi d’un envoi recommandé se fait sur le site Web de bpost. Les entreprises et instances publiques qui ont choisi EasyPost peuvent suivre très facilement leurs envois recommandés et bénéficient en outre d’avantages supplémentaires comme l’archivage des documents pendant 10 ans. Découvrez son fonctionnement.

Suivre un envoi recommandé avec bpost

Lorsque vous envoyez un courrier recommandé via bpost, vous trouverez un code Track & Trace sur le récépissé de dépôt ou ticket de caisse. Le code-barres se compose de chiffres et de lettres.

Saisissez le code-barres sur le site Track & Trace de bpost. Vous découvrirez ainsi directement si votre envoi recommandé a déjà été remis au destinataire. Vous pouvez le suivre jusqu’à 3 mois après l’envoi.

Suivre un courrier recommandé via EasyPost

Les entreprises et instances publiques qui travaillent avec EasyPost ne doivent pas conserver de récépissé de dépôt. EasyPost le fait pour vous dans votre portail client, et ce, pendant pas moins de dix ans ! Un envoi recommandé apparaît dans le portail client dès le jour de son dépôt.

 

Pour suivre votre envoi recommandé via EasyPost, procédez comme suit :

  • Rendez-vous sur le portail client
  • Connectez-vous à l’aide de votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
  • Recherchez le courrier recommandé sur la base de la date ou du code-barres.
  • Vous serez réorienté sur le site Web de bpost, où vous devez compléter le code postal du destinataire et le code-barres de l’envoi recommandé.
  • Vous verrez ensuite le statut de votre envoi recommandé apparaître.

 

Que faire si votre envoi recommandé n’arrive pas à destination?

Bpost met tout en œuvre pour remettre l’envoi recommandé le premier jour ouvrable suivant son dépôt. Votre envoi recommandé a après quelques jours ouvrables toujours le statut « En cours de route » sur la page Track & Trace de bpost ? Contactez alors bpost.

Les entreprises et instances publiques qui ont choisi EasyPost pour le traitement de leur courrier peuvent, dans ce cas, faire appel à notre service clientèle. Ce dernier contactera bpost et fera tout le nécessaire pour remédier le plus rapidement possible à la situation, sans que vous ayez la moindre chose à faire.

Sur la base de l’heure et de la date de l’envoi, bpost peut déterminer qui est le facteur qui a présenté le courrier recommandé au destinataire (ou aurait dû le faire). bpost ouvrira alors une enquête.

Dans le rare cas où un envoi recommandé n’atteint pas son destinataire, vous avez droit à une indemnisation de la part de bpost : soit 39 € pour un envoi recommandé standard ou jusqu’à 7 500 euros si vous avez souscrit une assurance. Vous devez cependant pouvoir prouver le préjudice subi. Si vous êtes client EasyPost, notre service clientèle introduira cette demande d’indemnisation pour vous et en assurera le suivi.

Envoyer des courriers recommandés plus facilement via EasyPost

Facilitez-vous la vie avec EasyPost.Connect. Cette plateforme conviviale vous permet d’envoyer votre courrier recommandé par voie numérique, après quoi nous prendrons en charge l’impression, le tri et l’affranchissement. Un gain de temps considérable !

Si vous souhaitez tout de même préparer vous-même votre courrier recommandé, vous pouvez l’envoyer via EasyPost.Classic à un tarif plus avantageux. Il vous suffit de glisser vos envois recommandés dans le sac postal rouge et nous nous occupons du reste. Vos récépissés de dépôt sont toujours consultables sur notre portail.

Envie de découvrir la manière dont EasyPost peut faciliter votre vie et celle de vos collaborateurs ? Demandez ci-dessous une démonstration sans engagement. Nous nous faisons un plaisir de vous aider !

 

Contactez-nous sans engagement
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2022/07/Q4A9042-e1663054729333.jpg 3305 5423 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2022-09-01 09:37:032022-09-13 13:35:27Suivi recommandé
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Charles Boland

Voici ce que vous devez savoir avant d’envoyer un courrier recommandé !

1 août 2022/in blog /by Charles Boland

L’envoi d’un courrier recommandé peut être compliqué si c’est la première fois que vous y êtes confronté. Quel est le type d’envoi recommandé à privilégier, quel est le prix d’un courrier recommandé et comment suivre votre lettre recommandée ? Nos experts vous diront tout ce que vous devez savoir pour utiliser facilement un envoi recommandé.

Pourquoi utiliser un courrier recommandé?

Un courrier recommandé est un courrier pour lequel le destinataire doit signer un accusé de réception.

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Grâce à cette preuve et au cachet officiel de la poste, le destinataire ne peut invoquer la non-réception ou la réception tardive de l’envoi recommandé. C’est la raison pour laquelle l’utilisation d’un courrier recommandé est conseillée pour les communications importantes, comme :

– La contestation d’une facture

– Des biens de valeur

– La résilation d’un contrat (bail) ou abonnement

– Une mise en demeure officielle

– L’envoi de certificats

– Des litiges juridiques (ou le trajet qui les précède)

– Etc.

 

Une lettre recommandée n’a pas été reçu?

Le destinataire n’est pas à la maison ? Le facteur laissera alors un avis de passage dans sa boîte aux lettres. Le destinataire dispose d’un délai de deux semaines pour aller récupérer l’envoi recommandé dans le bureau de poste ou point poste mentionné sur l’avis de passage. Si, dans les deux semaines, personne n’est venu chercher l’envoi recommandé, il est renvoyé à l’expéditeur.

Si, par accident, vous avez présenté un envoi ne comportant pas de code-barres, un double code-barres ou un code-barres erroné ou mal imprimé, il sera impossible de suivre l’envoi. Dans ce cas, bpost vous informera dans les meilleurs délais et vous offrira les choix suivants :

  • bpost appose un nouveau code-barres sur les envois, à vos frais ;
  • bpost vous renvoie les courries afin que vous puissiez rectifier les codes-barres ;
  • vous trouvez une autre solution avec bpost.

Dans chacun de ces cas de figure, la validation de la date de dépôt et le traitement des envois ne peuvent plus être assurés le jour même.

Les entreprises et organismes publics clients d’EasyPost ne doivent rien faire dans un tel cas. Notre service clientèle le gère directement avec bpost.

Différentes sortes de courrier recommandé

Il existe différentes sortes d’envoi recommandé, chacune ayant des caractéristiques propres :

1. L’envoi recommandé standard :

Dans le cas d’un courrier recommandé standard, une signature du destinataire est incluse, tout comme un code Track & Trace et une assurance standard jusqu’à 39 €. Dans le cas d’un envoi recommandé standard, vous n’êtes cependant pas informé du moment de sa réception par le destinataire. L’envoi a cependant valeur probante dans une procédure judiciaire.

2. L’envoi recommandé avec accusé de réception

Dans ce cas, un avis de réception vous est remis. Il vous en coûte 1,35 € de plus.

3. L’envoi recommandé avec valeur déclarée

Votre envoi recommandé vaut de l’argent ? Vous pouvez alors l’assurer contre le vol, la perte ou des dommages. Vous devez également payer un supplément pour cette assurance. La valeur à assurer d’un envoi recommandé oscille entre 250 et 7 500 €.

4. L’envoi recommandé en ligne

Grâce à notre solution numérique EasyPost.Connect, vous pouvez également envoyer un courrier recommandé en ligne. Tout comme un courrier recommandé ordinaire, vous recevez une preuve d’envoi et/ou de réception. Cet envoi recommandé électronique a sur le plan juridique la même valeur que la version papier, mais coûte beaucoup moins cher.

 

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Comment envoyer un courrier recommadé?

Aucune prescription légale ne régit le contenu d’un envoi recommandé. Nous vous recommandons de dater correctement le courrier et de dûment y noter votre adresse ainsi que celle du destinataire.

Il est ensuite également préférable de noter l’adresse de l’expéditeur sur l’enveloppe. De cette façon, le renvoi du courrier s’en trouvera facilité si nécessaire.

Apposez toujours le code-barres du courrier recommandé à gauche de l’adresse et cochez le bon type :

  • RP: Recommandé d’office (réservé aux administrations publiques et envoi standard pour le SPF Finances)
  • R: Courrier recommandé
  • RP avec AR: Recommandé d’office avec accusé de réception
  • R avec AR: Courrier recommandé avec accusé de réception

Pour éviter que le destinataire affirme avoir reçu une enveloppe vide, nous vous recommandons pour terminer d’utiliser une enveloppe à fenêtre pour vos envois recommandés.

Suivre un envoi recommandé

Vous pouvez suivre un envoi recommandé à l’aide du code Track & Trace qui vous sera communiqué.

Coût d’un envoi recommandé

Le coût d’un envoi recommandé dépend du type de courrier, de ses dimensions et de son poids.

Coût envois recommandés nationaux :

recommandé tarif 2022

recommandé tarif 2023

*Affranchissement avec machine à affranchir, numéro PB, Rétribution différée (RD) ou Collect & Stamp

Coût envois recommandés en Europe :

recommandé international tarif 2022

recommandé international tarif 2023

*Affranchissement avec machine à affranchir, numéro PB, Rétribution différée (RD) ou Collect & Stamp

Coût envois recommandés reste du monde (en dehors de l’Europe) :

*Affranchissement avec machine à affranchir, numéro PB, Rétribution différée (RD) ou Collect & Stamp

recommandé reste du monde 2022

recommandé reste du monde 2023

Envoyer facilement un courrier recommandé

En tant qu’entreprise ou instance publique, vous pouvez facilement envoyer vos courriers recommandés via EasyPost. Vous pouvez suivre très facilement le statut de vos courriers recommandés via le portail client EasyPost. En outre, tous les récépissés de dépôt électroniques de vos envois recommandés restent disponibles pendant 10 ans sur le portail client, ce qui vous évite de nombreuses démarches administratives avec des papiers. Raison de plus pour opter pour la convivialité d’EasyPost. Cliquez sur le bouton suivant et nous vous contacterons le plus rapidement possible !

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https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2022/07/74I9738-scaled-e1659095945426.jpg 2560 1707 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2022-08-01 13:27:192022-12-08 17:25:27Voici ce que vous devez savoir avant d’envoyer un courrier recommandé !
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Charles Boland

COMMENT UNE ENTREPRISE PEUT-ELLE ÉVITER LA FRAUDE À LA FACTURE ?

22 octobre 2021/in blog /by Charles Boland

La fraude à la facture devient de plus en plus courante et, depuis la COVID-19, le nombre de signalements a même presque doublé, d’après le SPF Économie. Les fraudeurs falsifient le numéro de compte sur les factures que vous envoyez, de sorte telle que vos clients transfèrent de l’argent sur un compte erroné.

La plupart des clients sont d’excellents payeurs et réagissent immédiatement lorsqu’ils reçoivent votre facture, mais ils procèdent rarement à une double vérification des coordonnées mentionnées sur leur facture avant de payer. Il existe donc un réel risque que vous ne receviez jamais votre argent, car un autre destinataire en a déjà profité. Vous pouvez ainsi perdre des milliers d’euros, sans oublier les nombreuses tracasseries juridiques.

Comment pouvez-vous éviter cela en tant qu’entreprise ? Voici d’ores et déjà quelques conseils !

UN PROBLEME NUMERIQUE CROISSANT

Ce type de fraude est un phénomène qui existe depuis des années, mais le nombre de signalements au SPF Économie ne cesse d’augmenter. « En 2020, l’Inspection économique a reçu 369 signalements concernant des factures falsifiées, soit une augmentation d’environ 19 % par rapport à 2019 », indique le porte-parole Lien Meurisse. Au total, des escrocs se sont emparés de plus de 4,5 millions d’euros.

Autrefois, la fraude à la facture avait souvent lieu par voie postale, mais les escrocs visent de plus en plus la fraude à la facture électronique. « Le contenu d’un courriel ou d’une pièce jointe est délibérément modifié par des personnes mal intentionnées lorsqu’il transite de l’expéditeur au destinataire. En général, la pièce jointe est piratée et le numéro de compte sur les factures sortantes est modifié.

Il s’agit souvent d’un numéro de compte étranger, mais les faussaires ont tout aussi souvent recours à des « mules » : des Belges (souvent jeunes) qui mettent à disposition leur numéro de compte et détournent l’argent en échange d’une partie du bénéfice. »

COMMENT EVITER LA FRAUDE A LA FACTURE ?

Le contenu de courriels, surtout dans le cadre d’échanges B2B et B2C, reprend des informations qui peuvent être extrêmement dangereuses dans la mesure où elles se retrouvent entre les mains de personnes autres que celles auxquelles elles sont destinées. Cela peut déboucher sur des situations que l’on souhaite éviter à tout prix sur le plan de la vie privée ou de données confidentielles de l’entreprise. Tout comme le courrier physique, l’objectif des courriels consiste à atteindre uniquement les personnes auxquelles le message est adressé.

D’autre part, il est également important que le contenu ne soit pas modifié accidentellement ou délibérément lorsqu’il transite de l’expéditeur au destinataire. En effet, même des changements mineurs (comme un chiffre dans le numéro de compte) peuvent avoir des conséquences majeures et indésirables.

Pour les entreprises, le courrier électronique sécurisé est une exigence absolue pour ces deux raisons.

LES AVANTAGES DU COURRIER ELECTRONIQUE SECURISE

La plus grande différence entre un courriel ordinaire et un courrier électronique sécurisé réside dans le cadre juridique. En fait, l’envoi d’un courriel « ordinaire » n’est pas du tout légal. En effet, ni l’expéditeur ni le destinataire ne peuvent savoir si la pièce jointe a été manipulée par un tiers durant le transfert. Ainsi, en théorie, une facture envoyée par courriel peut être rejetée par le destinataire.

Dans le cas d’un courrier électronique sécurisé, ou d’un e-RDS, la pièce jointe est dotée d’une ‘empreinte numérique’, qui donne à l’expéditeur et au destinataire la certitude absolue que la pièce jointe n’a pas été affectée.

L’envoi par eRDS (Electronic Registered Delivery Service) assure également un meilleur suivi, étant donné que le destinataire doit accepter ou refuser l’envoi. Lorsque le destinataire entreprend une action, par exemple en ouvrant le courriel ou en téléchargeant la pièce jointe, l’expéditeur sait avec certitude que le courriel a été vu.

EASYPOST VA ENCORE PLUS LOIN

Le fait que le courrier électronique sécurisé présente un énorme intérêt pour votre entreprise est incontestable, mais comment faire en sorte qu’il le soit réellement ? Un partenaire tel qu’EasyPost s’efforce de faciliter au maximum la vie de ses clients.

Grâce à une plate-forme conviviale, EasyPost permet aux clients d’inscrire leurs flux de communication dans une certaine logique ou ‘flow’. Un exemple concret : les factures sont envoyées par le biais d’un courriel sécurisé. Si la facture n’est pas payée dans un délai de x jours, un rappel est automatiquement envoyé moyennant un envoi recommandé numérique. Si cet envoi est refusé ou n’est pas ouvert après un certain temps, un second rappel est envoyé par courrier recommandé à la poste. De cette manière, tout le flux de facturation est automatisé. Et ce, de manière sûre, avec la possibilité d’un suivi détaillé.

Vous aimeriez en savoir plus sur les envois sécurisés ou la plate-forme EasyPost ? Dans ce cas, téléchargez notre One Pager ou contactez-nous ci-dessous!

Contactez-nous sans engagement
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2021/10/SB_Pagina4.jpg 800 800 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2021-10-22 14:31:192022-05-09 13:16:19COMMENT UNE ENTREPRISE PEUT-ELLE ÉVITER LA FRAUDE À LA FACTURE ?
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Charles Boland

QU’EST CE QUE LE TRAITEMENT NUMÉRIQUE DU COURRIER?

15 mai 2020/in blog /by Charles Boland

Les entreprises utilisent de plus en plus de fonctionnalités numériques différentes, le service courrier n’y fait pas exception. Si elles s’appliquent à numériser leur courrier entrant, leur courrier sortant connaît également d’importants changements. Les options peuvent aller d’un courrier d’entreprise entièrement numérisé à la numérisation des processus chronophages de traitement de courrier sortant. Dans cet article de blog, nous vous expliquons plus en détail ce qu’est le traitement numérique du courrier et comment mettre en place un tel outil.

Pourquoi opter pour le traitement numérique du courrier ?

Si nous recevons chaque jour une quantité gigantesque d’e-mails, certaines entreprises continuent d’envoyer leur courrier par le canal postal traditionnel. Il s’agit en général de documents officiels ou de messages que le destinataire ne peut certainement pas perdre de vue, comme les factures, les mailings directs, les lettres de mise en demeure ou les documents officiels de l’employeur au travailleur.

Malheureusement, le traitement et l’envoi de ce courrier d’entreprise sortant nécessitent d’y passer un temps précieux. Afin d’accélérer et d’optimiser ce processus de traitement, les entreprises optent de plus en plus souvent pour le traitement numérique de leur courrier. Ainsi, elles diminuent non seulement la charge de travail administratif, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs humaines, mais elles gagnent aussi beaucoup de temps et donc d’argent. En outre, l’externalisation du traitement numérique du courrier vous permet également de bénéficier d’une aide personnalisée lors du processus de traitement.

Comment fonctionne le traitement numérique du courrier ?

Le passage du traitement du courrier traditionnel à une solution numérique ne doit pas forcément être compliqué. La première étape consiste sans aucun doute à trouver un partenaire postal doté d’une solide expérience dans le traitement numérique du courrier. Chez EasyPost, vous pouvez par exemple profiter de notre service EasyPost.Connect, une solution numérique qui vous offre la possibilité d’envoyer votre courrier d’entreprise en quelques clics, sans avoir à assumer personnellement la responsabilité de tout le processus de traitement.

Ensuite, vous vous occupez du processus actuel de traitement de votre courrier. Utilisez-vous une machine à affranchir ? Dans ce cas, vous pouvez tout simplement la débrancher. Si vous le souhaitez, vous pouvez revendre votre appareil acheté ou résilier la location des machines concernées auprès de votre fournisseur. Faites de même avec le service d’enlèvement du courrier Collect&Send de bpost. Ce type d’accord est résiliable chaque mois par lettre recommandée ou e-mail de résiliation. Vous devrez ensuite conclure des accords et contrats administratifs avec votre nouveau partenaire postal.

La procédure de mise en place du traitement numérique de votre courrier dépend évidemment de la méthode de travail de votre partenaire postal. En règle générale, elle se déroule de la manière suivante :

  • Vous rassemblez et sélectionnez les documents à envoyer ;
  • Vous déterminez la mise en page de l’envoi, enveloppes comprises ;
  • Vous transférez les documents et communiquez vos préférences à votre partenaire postal par le biais de la plate-forme numérique sécurisée ;
  • Après réception, vos documents sont imprimés, mis sous enveloppe et affranchis dans un seul flux.
  • Ensuite, votre partenaire postal livre votre courrier d’entreprise traité à bpost, qui se chargera de le distribuer aux destinataires.

Vous ne devez donc plus assurer le traitement du courrier, et pouvez compter sur un traitement numérique sûr et efficace effectué par un expert en la matière.

Envie de savoir ce qu’EasyPost peut vous apporter en matière de traitement numérique du courrier ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nous serions ravis de discuter avec vous des différentes possibilités d’optimisation du traitement de votre courrier.

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https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_1647458758-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-15 10:21:172022-05-10 09:50:34QU’EST CE QUE LE TRAITEMENT NUMÉRIQUE DU COURRIER?
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Charles Boland

LES HEURES D’ENLÈVEMENT CHEZ EASYPOST

8 avril 2020/in blog /by Charles Boland

Chez Easypost, nous assurons la plus grande flexibilité pour nos clients. C’est également le cas pour les heures d’enlèvement. Pour cela nous demandons à nos clients une tranche horaire de deux heures durant laquelle nos chauffeurs passent enlever le courrier. De cette manière nos clients peuvent savoir avec exactitude à quel moment le chauffeur compte passer.

C’est non seulement pratique pour le planning de notre client, mais également pour la planification logistique de nos chauffeurs. De ce fait, les deux parties sont gagnantes et, en même temps, plus efficaces au quotidien.

Que se passe-t-il lors d’une fermeture exceptionnelle ? Easypost essayera de trouver une solution avec le client: modification des routes, boîte au lettre chez le client pour y déposer le courrier, espace fermé auquel le chauffeur aura accès via un badge, … Si aucune des possibilités n’est réalisable, nous assurerons un enlèvement avec un chauffeur attitré pour un passage dans la tranche horaire souhaitée. Ce service engendrera un faible coût supplémentaire.

Grâce au service flexible d’Easypost vous n’avez plus à vous tracasser des heures de fermetures des bureaux de Bpost. Nous assurons l’envoi des courriers en temps et en heure selon les délais de bpost. Avez-vous d’autres questions ? Alors n’hésitez pas à nous contacter !

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https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/MobileSchool_duwmee-5-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-04-08 16:48:032022-05-10 09:41:36LES HEURES D’ENLÈVEMENT CHEZ EASYPOST
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Charles Boland

LA MACHINE À AFFRANCHIR: COMMENT FONCTIONNE-T-ELLE?

8 avril 2020/in blog /by Charles Boland

Affranchir le courrier avec une machine à affranchir est une manière de travailler qui est encore toujours très courante. Mais comment cela fonctionne-t-il ? Cette méthode de travail est-elle encore efficace ?

  1. Vous louez ou achetez une machine à affranchir via un revendeur agréé.
  2. En fonction de votre volume d’envois vous rechargez votre machine à affranchir en ligne de manière hebdomadaire.
  3. Quand vous affranchissez votre courrier vous définissez le type d’envoi : National, international, paquet ou recommandé.
  4. La machine à affranchir pèse l’enveloppe et l’affranchit au tarif adéquat pour vous éviter un travail de recherche de tarifs.
  5. Vous affranchissez toujours à la date à laquelle vous envoyez votre courrier.
  6. Le courrier est déposé par vos soins à la boite aux lettres la plus proche où le courrier est retiré par une société externe dans vos bureaux.

Suivi des données d’utilisations
Grâce à une machine à affranchir, il est plus facile de garder un œil sur l’utilisation de la machine. Vous obtenez mensuellement un détail avec le nombres et types d’envois affranchis durant le mois. À l’aide de ce document il vous est possible de modifier votre façon de travailler ou du moins de l’améliorer si nécessaire.

EasyPost versus machine à affranchir
Une machine à affranchir est la première étape pour optimiser le traitement de votre courrier, mais cela peut être amélioré davantage. Lorsque vous confiez votre courrier à EasyPost, vous bénéficiez d’un tarif réduit sur le prix du timbre mais également d’un bon nombres d’optimisations opérationnels et financiers :

  • Vous n’avez plus besoin d’affranchir votre courrier, seulement à le préparer pour l’enlèvement
  • Votre courrier est retiré chaque jour dans vos bureaux à l’heure convenue
  • EasyPost vous accorde des réductions supplémentaires sur le prix du timbre en fonction de votre volumétrie annuelle
  • En outre, easyPost ne facture aucun frais de traitement
  • Vous ne devez plus vous soucier de l’entretien de la machine ainsi que des cartouches d’encres, nécessaires pour le bon fonctionnement de la machine
  • Le préfinancement n’est plus d’actualité avec EasyPost. Vous recevez chaque mois une facture avec un détail journalier de vos envois Vous recevrez une facture mensuelle
  • La facturation fournit un aperçu détaillé de vos envois quotidiens
  • Sur demande, EasyPost propose également une facture avec une vue d’ensemble détaillée pour chaque centre de coûts. La facturation avec centres de coûts facilite grandement la refacturation en interne

Curieux de savoir ce que Easypost peut signifier pour votre entreprise ? Organisez un rendez-vous sans engagement pour parcourir les différents avantages. Après une évaluation approfondie de votre situation actuelle, nous explorerons pour vous les possibilités d’optimisation du traitement de votre courrier.

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https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/Easypost_601007444-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-04-08 16:42:512022-05-10 09:39:00LA MACHINE À AFFRANCHIR: COMMENT FONCTIONNE-T-ELLE?
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Charles Boland

LES TIMBREUSES: BEAUCOUP DES COÛTS, PEU DES RÉSULTATS

8 avril 2020/in blog /by Charles Boland

Les sociétés ont souvent beaucoup de courrier sortant comme notamment des factures, rappels de factures, courriers informatifs, fiches de paie. Le traitement de ce flux sortant est long et fastidieux. La machine à affranchir est déjà une grande évolution contrairement à l’apposition manuelle d’un timbre postal, cependant c’est bien loin de la solution idéale pour votre entreprise. En utilisant une machine vous pourriez provoquer l’arrêt complet de votre traitement de courrier sortant. Nous vous l’expliquons un peu plus loin.

Fonctionnement de la machine à affranchir
Commençons par le début: comment utilisez-vous exactement une machine à affranchir? Eh bien, vous avez toujours le choix d’acheter une machine à affranchir ou de la louer chez un distributeur agréé. Une fois que vous avez la machine en votre possession, un crédit mensuel vous sera facturé en fonction de votre volume d’envois et donc de la taille de la machine. Au moment où vous souhaitez préparer votre courrier en vue de son expédition, indiquez dans la machine à affranchir quel type de courrier est prêt à l’envoi (par exemple, courrier recommandé, courrier national, courrier international ou colis postaux), de manière à ce que la machine indique le tarif adéquat. La machine à affranchir pèse alors votre envoi et détermine sur base de toutes ces informations le taux standard. Après l’affranchissement, vous rendez votre courrier affranchi à votre facteur.

Perte de temps précieux
Vous pouvez donc imaginer que la préparation de votre courrier sortant prend beaucoup de temps, et ce même à l’aide d’une machine à affranchir. Il s’agit d’un processus plus rapide que les timbres, mais il faut tout de même encore allouer du temps de travail pour le traitement et l’affranchissement de ces envois postaux. Le temps dont les employés ont besoin pour préparer et affranchir le courrier sera toujours au détriment d’autres tâches et les empêche de se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise.

De plus, l’entreprise est totalement dépendante de la machine à affranchir pour envoyer le courrier. En cas de problème technique avec la machine, vous ne pouvez donc ni affranchir votre courrier, ni les envoyer. Vous devez impérativement attendre une assistance technique et les courriers importants tels que les factures et les rappels ne peuvent donc pas être envoyés à temps.

Un coût élevé
Le plus gros inconvénient lorsque vous utilisez une machine à affranchir pour traiter votre courrier est le coût élevé associé à l’appareil. Acheter une machine à affranchir ou même la louer coûte cher. En plus de l’achat vous devez également compter sur le coût annuel d’un contrat de maintenance, ainsi que sur l’achat de cartouches d’encre et d’étiquettes pour le bon fonctionnement de la machine. Lors de l’achat, certains fournisseurs facturent des frais supplémentaires si vous chargez la machine à affranchir trop souvent dans le mois. Comptabilisez ces coûts caché et vous réaliserez que c’est une très grosse dépense. Toutes les entreprises ne disposent pas d’un tel budget, ce qui signifie qu’elles doivent rechercher une autre solution pour le traitement de leur courrier. De plus, il faut aussi ajouter le coût «humain», car outre le coût de l’affranchissement et de la machine elle-même, il faut également payer le salaire du personnel qui s’en occupe.

Par ailleurs, une machine à affranchir fonctionne avec des tarifs postaux standard qui ne tiennent pas compte du volume de votre courrier sortant. Cela signifie qu’avec une telle machine, vous ne pouvez pas bénéficier de rabais spécifiques ni d’avantages en termes de volume. De plus, des erreurs humaines peuvent également survenir dans le processus. Il arrive souvent que les nouveaux paramètres d’affranchissement de la machine (mise à jour annuelle) ne soient pas adaptés et que l’affranchissement soit trop élevé (coûts supplémentaires inutiles) ou trop peu affranchi (probabilité élevée de retour du courrier, c’est-à-dire perte de temps et coûts supplémentaires).

L’achat ou la location d’une machine à affranchir peut sembler être un bon investissement à première vue, mais offre en réalité peu de valeur ajoutée à un prix beaucoup trop élevé. L’externalisation complet du traitement et de l’affranchissement du courrier est une alternative intéressante. Plus de coûts cachés et une décharge totale du traitement de votre courrier, pour que vos employés ne perdent plus un temps précieux. La cerise sur le gâteau est qu’ils peuvent se concentrer sur les activités principales de votre entreprise avec une augmentation de la productivité.

Curieux de savoir comment Easypost peut alléger le traitement de votre courrier ? Alors contactez-nous pour une approche sur mesure!

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https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/Easypost_459788632-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-04-08 16:40:182022-05-10 09:36:08LES TIMBREUSES: BEAUCOUP DES COÛTS, PEU DES RÉSULTATS
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LA VALEUR AJOUTÉE D’UNE DISTRIBUTION SÛRE DU COURRIER

8 avril 2020/in blog /by Charles Boland

Grâce à la numérisation en cours et à des régulations comme le RGPD, nous sommes de plus en plus conscients de la fréquence à laquelle nous confions des données confidentielles à des tiers. Pensez à votre adresse e-mail, votre nom, votre date de naissance ou votre adresse postale lorsque vous souhaitez télécharger ou consulter un document, par exemple.

Aujourd’hui, la vie privée et la protection des données à caractère personnel et confidentiel sont une pierre angulaire dans le monde numérique, mais aussi dans le traitement et la distribution du courrier. En effet, si vous choisissez d’externaliser le traitement de votre courrier, vous confiez votre courrier d’entreprise à un partenaire postal tiers. Il est donc important que vous teniez compte de quelques points essentiels pour garantir une distribution sûre du courrier. Nous les énumérons ici volontiers pour vous aider à choisir le partenaire d’externalisation le plus approprié.

GARANTIE D’INTÉGRITÉ DES DOCUMENTS

Lorsque vous cherchez un partenaire externe pour traiter et distribuer votre courrier d’entreprise, il est important qu’il vous offre une garantie en matière d’intégrité des documents. Une gestion fiable des documents confidentiels est un must absolu, quelle que soit la solution postale que vous choisissez. Qu’il s’agisse d’employer les bonnes enveloppes, vignettes et sacs postaux ou de fournir un portail client sûr, vos données privées doivent toujours être considérées comme une priorité absolue.

Pour que vos données confidentielles restent protégées même en cas d’utilisation de solutions postales numériques, les entreprises postales utilisent des systèmes sécurisés. Chez Easypost, nous avons par exemple opté pour une plateforme hautement sécurisée sur laquelle vous pouvez envoyer vos documents afin que nous puissions les imprimer et les traiter pour vous. Vous ne devez pas vous inquiéter que des informations confidentielles deviennent soudainement accessibles à nos collaborateurs car tout le processus se déroule in-line. Personne n’a accès au contenu de vos envois.

Même quand vous envoyez des recommandés numériques, vos données à caractère personnel restent protégées. Les systèmes sécurisés avec authentification de l’expéditeur sont en effet de plus en plus courants et le processus d’envoi se déroule toujours de manière transparente.

GESTION TRANSPARENTE DE VOTRE COURRIER D’ENTREPRISE

Il est essentiel que les données à caractère personnel soient toujours bien protégées, mais il l’est tout autant que vous soyez informé à tout moment de la quantité de courrier d’entreprise envoyé, du statut des envois recommandés ou des colis postaux, etc. Il est donc préférable d’opter pour un partenaire postal professionnel qui garantit un processus transparent de traitement du courrier, par exemple à l’aide d’un portail client bien conçu. Certaines entreprises postales, comme Easypost, proposent un portail client vous permettant de consulter les accusés de réception de vos envois recommandés numériques ou de contrôler le statut de votre colis postal jusqu’à 10 ans après la date d’envoi. Ce portail client satisfait également à la législation RGPD en vigueur et est chiffré avec une clé de protection spécifique avec laquelle vous devez vous connecter. Vous avez ainsi la certitude que vous seul avez accès à vos données d’envoi.

CONTRÔLE DE VOTRE COURRIER D’ENTREPRISE ET DES DÉPENSES ASSOCIÉES

Le troisième critère pour une distribution sûre du courrier est un contrôle permanent de vos envois postaux et des dépenses y afférentes. Comme mentionné précédemment, de nombreux partenaires postaux externes travaillent avec un portail client particulièrement sécurisé afin de vous tenir au courant du traitement et de la distribution du courrier. Le portail sert également à vous donner un récapitulatif de la quantité de courrier mensuel de l’entreprise et de la facturation associée. Sur ce portail client, vous pouvez consulter vos factures détaillées et, dans certains cas, les scinder par département. Vous gardez ainsi en permanence un aperçu et un contrôle sur vos différentes dépenses postales. Une communication transparente fait en effet partie d’un service postal fiable.

Bien entendu, l’expertise, l’expérience et la ponctualité de votre partenaire postal contribuent également à une distribution sûre du courrier. La protection de vos données confidentielles reste cependant la priorité absolue.

Vous souhaitez de plus amples informations sur nos solutions et services postaux sûrs ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous fournir de plus amples informations sur le fonctionnement professionnel de notre entreprise postale.

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https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/Easypost_691212949-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-04-08 14:09:322022-05-10 09:22:01LA VALEUR AJOUTÉE D’UNE DISTRIBUTION SÛRE DU COURRIER
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Charles Boland

ACCÉLÉRER LE TRAITEMENT DU COURRIER AVEC EASYPOST

12 mars 2020/in blog /by Charles Boland

Votre entreprise continue d’envoyer beaucoup de courrier « physique » ? Dans ce cas, vous connaissez sans nul doute les inconvénients du traitement du courrier en interne : des frais élevés pour le matériel et le personnel, et une perte de temps précieux et d’énergie. Ce dernier point concerne surtout le processus fastidieux de préparation du courrier en vue de son envoi. En effet, il faut imprimer et plier les documents, les mettre sous pli, affranchir les enveloppes et emporter le courrier.

EasyPost a développé quelques solutions intéressantes pour vous aider à accélérer le traitement du courrier. Celles-ci vous permettent de mieux gérer vos budgets et d’utiliser votre personnel de façon optimale afin qu’il puisse consacrer son temps aux tâches principales de votre entreprise. Dans ce blog, nous vous donnons avec plaisir un complément d’information concernant les différents services d’EasyPost qui peuvent vous aider à accélérer le traitement de votre courrier. De l’enlèvement du courrier au traitement intégral et à la numérisation de votre courrier sortant avec EasyPost.Connect.

Enlèvement et traitement du courrier par EasyPost

La spécialité d’EasyPost est d’enlever le courrier sortant dans des entreprises. Il vous suffit d’imprimer celui-ci, de le rassembler et de le préparer pour son enlèvement. EasyPost se charge du reste du processus de traitement du courrier : enlèvement, affranchissement et préparation pour l’expédition. Une fois que nous avons préparé votre courrier pour l’envoi, nous le déposons chez bpost en vue de sa distribution.

EasyPost.Connect: traitement qualitatif du courrier dans un seul flux

Si vous décidez de sous-traiter intégralement le traitement de votre courrier, EasyPost.Connect est la solution idéale à cet effet. Il ne vous reste plus qu’à mettre en page correctement le courrier sortant et nous le transmettre via une plateforme numérique sécurisée. Nous nous chargeons de l’impression, du traitement et de l’expédition. En d’autres termes, votre courrier est traité et expédié dans un seul flux accéléré.

EasyPost.Connect vous fait dès lors économiser beaucoup de temps étant donné que vos collaborateurs ne doivent plus s’occuper de l’impression, de la mise sous pli et de l’affranchissement du courrier sortant. Ils peuvent se concentrer sur les tâches réellement importantes de votre entreprise. Il en résulte un gain d’efficacité énorme, certainement si vous envoyez une grande quantité de factures chaque jour. Avantage supplémentaire intéressant : vous réalisez une économie considérable. Grâce aux volumes importants qu’EasyPost traite chaque jour, nous pouvons vous offrir des tarifs intéressants pour l’impression et l’expédition.

Vous souhaitez en savoir plus sur EasyPost.Connect ou d’autres services d’EasyPost ? Ou vous êtes convaincu(e) qu’EasyPost peut vous aider à accélérer le traitement de votre courrier et aimeriez vous lancer immédiatement ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nos consultants étudieront avec vous la meilleure solution pour le courrier sortant de votre entreprise.

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https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/03/Easypost_156790661.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-03-12 11:00:372022-05-10 09:14:42ACCÉLÉRER LE TRAITEMENT DU COURRIER AVEC EASYPOST
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Charles Boland

5 CONSEILS POUR OPTIMISER LE GESTION DU COURRIER

13 février 2020/in blog /by Charles Boland

Le traitement et l’expédition du courrier constituent une tâche importante dans une entreprise, qui nécessite néanmoins beaucoup de main-d’œuvre. Les collaborateurs doivent non seulement rassembler tous les documents, mais également les préparer correctement pour leur expédition, ce qui inclut, entre autres, l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement. Par ailleurs, ils doivent également veiller à ce que le courrier parvienne à leur destinataire en temps utile : un critère qui est particulièrement important pour les factures et mises en demeure. Car plus vite le client reçoit les documents, plus vite vous serez payé.

Il est dès lors important de bien coordonner les différentes étapes du traitement du courrier et de l’améliorer si nécessaire. Dans ce blog, nous vous présentons cinq conseils pour optimiser les processus de traitement du courrier au sein de votre entreprise.

1. Utilisez des documents personnalisés

Le premier conseil ne porte pas particulièrement sur un processus déterminé du traitement du courrier, mais concerne la façon dont vous envoyez les documents aux clients. En utilisant systématiquement des documents personnalisés, c’est-à-dire des documents en phase avec votre identité graphique, vous renforcez l’implication du courrier de votre entreprise. Les clients apprécieront cette approche professionnelle et considéreront votre courrier comme fiable et correct. Dans de nombreux cas, ils passeront plus rapidement à l’action (un paiement correct et à temps de vos factures par exemple). Ils seront satisfaits de la manière dont vous les contactez et vous resteront fidèles.

2. Protégez la confidentialité de vos documents

Un grand nombre d’entreprises continuent d’envoyer leur courrier de la manière classique, par exemple pour des documents officiels, factures, rappels de paiement, etc. Le contenu de ces documents peut être sensible et mérite une certaine confidentialité. Pour vos processus liés au traitement du courrier, choisissez dès lors de préférence une méthode qui garantit la confidentialité de celui-ci. Un exemple : l’utilisation de solutions numériques, comme le chargement de documents sur une plateforme sécurisée, qui empêchent les collaborateurs d’accéder au contenu des documents à envoyer.

3. Choisissez une solution qui offre des possibilités de traçage

Inutile de vous dire que le courrier peut se perdre facilement, certainement si vous le traitez manuellement. Par exemple, le courrier à envoyer n’est pas rassemblé correctement, est oublié quelque part ou est affranchi de manière incorrecte. C’est un point qui mérite toute votre attention si vous comptez optimiser vos processus de traitement du courrier.

Heureusement, il existe des systèmes de traitement du courrier qui offrent la possibilité de tracer le courrier envoyé et vous permettent de rester en permanence au courant du statut de vos lettres et colis.

4. Sous-traitez les tâches et réduisez les coûts

À moins que vous ne soyez actif dans le secteur postal, comme EasyPost, les processus de gestion du courrier ne sont pas une priorité dans votre entreprise. Malheureusement, ils représentent un coût important, sans compter que le traitement de tout ce courrier est une activité chronophage. C’est pourquoi il peut être plus intéressant de confier le traitement et l’envoi de votre courrier à un partenaire expérimenté.

Non seulement celui-ci vous évite les coûts liés au matériel, aux machines et à la main-d’œuvre, mais il peut également vous offrir une quantité d’avantages financiers. Étant donné qu’une entreprise professionnelle de traitement du courrier travaille pour différents clients, elle est à même de vous proposer des tarifs intéressants pour l’impression et l’expédition.

Par ailleurs, vos collaborateurs ont l’opportunité de se concentrer sur leurs tâches principales au lieu de travailler au service courrier.

5. Gérez votre processus de traitement du courrier en un clic

Comme nous l’avons expliqué, le traitement du courrier de votre entreprise et sa préparation pour l’expédition représentent une tâche colossale. De plus, une erreur risque toujours de se produire durant ce processus. C’est dès lors un avantage si vos processus de gestion du courrier peuvent être exécutés en un seul flux. Un partenaire postal externe, comme EasyPost, offre cette possibilité et vous propose un système automatisé qui vous permet de lui faire parvenir, par voie numérique, le courrier à envoyer. Il se charge ensuite du traitement (impression, mise sous pli, tri…) dans un processus fluide. On ne peut plus simple !

Vous aimeriez de plus amples informations sur la façon dont EasyPost peut vous aider à optimiser vos processus de gestion du courrier ? Contactez-nous sans plus tarder. Nos consultants se feront un plaisir de vous présenter les différentes possibilités telles qu’EasyPost.Connect, notre solution globale pour le traitement du courrier de votre entreprise.

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https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/Easypost_459788632-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-02-13 13:00:252022-05-10 09:11:265 CONSEILS POUR OPTIMISER LE GESTION DU COURRIER
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