Chez Easypost, nous assurons la plus grande flexibilité pour nos clients. C’est également le cas pour les heures d’enlèvement. Pour cela nous demandons à nos clients une tranche horaire de deux heures durant laquelle nos chauffeurs passent enlever le courrier. De cette manière nos clients peuvent savoir avec exactitude à quel moment le chauffeur compte passer.

C’est non seulement pratique pour le planning de notre client, mais également pour la planification logistique de nos chauffeurs. De ce fait, les deux parties sont gagnantes et, en même temps, plus efficaces au quotidien.

Que se passe-t-il lors d’une fermeture exceptionnelle ? Easypost essayera de trouver une solution avec le client: modification des routes, boîte au lettre chez le client pour y déposer le courrier, espace fermé auquel le chauffeur aura accès via un badge, … Si aucune des possibilités n’est réalisable, nous assurerons un enlèvement avec un chauffeur attitré pour un passage dans la tranche horaire souhaitée. Ce service engendrera un faible coût supplémentaire.

Grâce au service flexible d’Easypost vous n’avez plus à vous tracasser des heures de fermetures des bureaux de Bpost. Nous assurons l’envoi des courriers en temps et en heure selon les délais de bpost. Avez-vous d’autres questions ? Alors n’hésitez pas à nous contacter !

Les sociétés ont souvent beaucoup de courrier sortant comme notamment des factures, rappels de factures, courriers informatifs, fiches de paie. Le traitement de ce flux sortant est long et fastidieux. La machine à affranchir est déjà une grande évolution contrairement à l’apposition manuelle d’un timbre postal, cependant c’est bien loin de la solution idéale pour votre entreprise. En utilisant une machine vous pourriez provoquer l’arrêt complet de votre traitement de courrier sortant. Nous vous l’expliquons un peu plus loin.

Fonctionnement de la machine à affranchir
Commençons par le début: comment utilisez-vous exactement une machine à affranchir? Eh bien, vous avez toujours le choix d’acheter une machine à affranchir ou de la louer chez un distributeur agréé. Une fois que vous avez la machine en votre possession, un crédit mensuel vous sera facturé en fonction de votre volume d’envois et donc de la taille de la machine. Au moment où vous souhaitez préparer votre courrier en vue de son expédition, indiquez dans la machine à affranchir quel type de courrier est prêt à l’envoi (par exemple, courrier recommandé, courrier national, courrier international ou colis postaux), de manière à ce que la machine indique le tarif adéquat. La machine à affranchir pèse alors votre envoi et détermine sur base de toutes ces informations le taux standard. Après l’affranchissement, vous rendez votre courrier affranchi à votre facteur.

Perte de temps précieux
Vous pouvez donc imaginer que la préparation de votre courrier sortant prend beaucoup de temps, et ce même à l’aide d’une machine à affranchir. Il s’agit d’un processus plus rapide que les timbres, mais il faut tout de même encore allouer du temps de travail pour le traitement et l’affranchissement de ces envois postaux. Le temps dont les employés ont besoin pour préparer et affranchir le courrier sera toujours au détriment d’autres tâches et les empêche de se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise.

De plus, l’entreprise est totalement dépendante de la machine à affranchir pour envoyer le courrier. En cas de problème technique avec la machine, vous ne pouvez donc ni affranchir votre courrier, ni les envoyer. Vous devez impérativement attendre une assistance technique et les courriers importants tels que les factures et les rappels ne peuvent donc pas être envoyés à temps.

Un coût élevé
Le plus gros inconvénient lorsque vous utilisez une machine à affranchir pour traiter votre courrier est le coût élevé associé à l’appareil. Acheter une machine à affranchir ou même la louer coûte cher. En plus de l’achat vous devez également compter sur le coût annuel d’un contrat de maintenance, ainsi que sur l’achat de cartouches d’encre et d’étiquettes pour le bon fonctionnement de la machine. Lors de l’achat, certains fournisseurs facturent des frais supplémentaires si vous chargez la machine à affranchir trop souvent dans le mois. Comptabilisez ces coûts caché et vous réaliserez que c’est une très grosse dépense. Toutes les entreprises ne disposent pas d’un tel budget, ce qui signifie qu’elles doivent rechercher une autre solution pour le traitement de leur courrier. De plus, il faut aussi ajouter le coût «humain», car outre le coût de l’affranchissement et de la machine elle-même, il faut également payer le salaire du personnel qui s’en occupe.

Par ailleurs, une machine à affranchir fonctionne avec des tarifs postaux standard qui ne tiennent pas compte du volume de votre courrier sortant. Cela signifie qu’avec une telle machine, vous ne pouvez pas bénéficier de rabais spécifiques ni d’avantages en termes de volume. De plus, des erreurs humaines peuvent également survenir dans le processus. Il arrive souvent que les nouveaux paramètres d’affranchissement de la machine (mise à jour annuelle) ne soient pas adaptés et que l’affranchissement soit trop élevé (coûts supplémentaires inutiles) ou trop peu affranchi (probabilité élevée de retour du courrier, c’est-à-dire perte de temps et coûts supplémentaires).

L’achat ou la location d’une machine à affranchir peut sembler être un bon investissement à première vue, mais offre en réalité peu de valeur ajoutée à un prix beaucoup trop élevé. L’externalisation complet du traitement et de l’affranchissement du courrier est une alternative intéressante. Plus de coûts cachés et une décharge totale du traitement de votre courrier, pour que vos employés ne perdent plus un temps précieux. La cerise sur le gâteau est qu’ils peuvent se concentrer sur les activités principales de votre entreprise avec une augmentation de la productivité.

Curieux de savoir comment Easypost peut alléger le traitement de votre courrier ? Alors contactez-nous pour une approche sur mesure!

Votre entreprise continue d’envoyer beaucoup de courrier « physique » ? Dans ce cas, vous connaissez sans nul doute les inconvénients du traitement du courrier en interne : des frais élevés pour le matériel et le personnel, et une perte de temps précieux et d’énergie. Ce dernier point concerne surtout le processus fastidieux de préparation du courrier en vue de son envoi. En effet, il faut imprimer et plier les documents, les mettre sous pli, affranchir les enveloppes et emporter le courrier.

EasyPost a développé quelques solutions intéressantes pour vous aider à accélérer le traitement du courrier. Celles-ci vous permettent de mieux gérer vos budgets et d’utiliser votre personnel de façon optimale afin qu’il puisse consacrer son temps aux tâches principales de votre entreprise. Dans ce blog, nous vous donnons avec plaisir un complément d’information concernant les différents services d’EasyPost qui peuvent vous aider à accélérer le traitement de votre courrier. De l’enlèvement du courrier au traitement intégral et à la numérisation de votre courrier sortant avec EasyPost.Connect.

Enlèvement et traitement du courrier par EasyPost

La spécialité d’EasyPost est d’enlever le courrier sortant dans des entreprises. Il vous suffit d’imprimer celui-ci, de le rassembler et de le préparer pour son enlèvement. EasyPost se charge du reste du processus de traitement du courrier : enlèvement, affranchissement et préparation pour l’expédition. Une fois que nous avons préparé votre courrier pour l’envoi, nous le déposons chez bpost en vue de sa distribution.

EasyPost.Connect: traitement qualitatif du courrier dans un seul flux

Si vous décidez de sous-traiter intégralement le traitement de votre courrier, EasyPost.Connect est la solution idéale à cet effet. Il ne vous reste plus qu’à mettre en page correctement le courrier sortant et nous le transmettre via une plateforme numérique sécurisée. Nous nous chargeons de l’impression, du traitement et de l’expédition. En d’autres termes, votre courrier est traité et expédié dans un seul flux accéléré.

EasyPost.Connect vous fait dès lors économiser beaucoup de temps étant donné que vos collaborateurs ne doivent plus s’occuper de l’impression, de la mise sous pli et de l’affranchissement du courrier sortant. Ils peuvent se concentrer sur les tâches réellement importantes de votre entreprise. Il en résulte un gain d’efficacité énorme, certainement si vous envoyez une grande quantité de factures chaque jour. Avantage supplémentaire intéressant : vous réalisez une économie considérable. Grâce aux volumes importants qu’EasyPost traite chaque jour, nous pouvons vous offrir des tarifs intéressants pour l’impression et l’expédition.

Vous souhaitez en savoir plus sur EasyPost.Connect ou d’autres services d’EasyPost ? Ou vous êtes convaincu(e) qu’EasyPost peut vous aider à accélérer le traitement de votre courrier et aimeriez vous lancer immédiatement ? Contactez-nous sans plus tarder ! Nos consultants étudieront avec vous la meilleure solution pour le courrier sortant de votre entreprise.