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LA VALEUR AJOUTÉE D’UNE DISTRIBUTION SÛRE DU COURRIER

8 avril 2020/in blog /by annelies.wuytack

Grâce à la numérisation en cours et à des régulations comme le RGPD, nous sommes de plus en plus conscients de la fréquence à laquelle nous confions des données confidentielles à des tiers. Pensez à votre adresse e-mail, votre nom, votre date de naissance ou votre adresse postale lorsque vous souhaitez télécharger ou consulter un document, par exemple.

Aujourd’hui, la vie privée et la protection des données à caractère personnel et confidentiel sont une pierre angulaire dans le monde numérique, mais aussi dans le traitement et la distribution du courrier. En effet, si vous choisissez d’externaliser le traitement de votre courrier, vous confiez votre courrier d’entreprise à un partenaire postal tiers. Il est donc important que vous teniez compte de quelques points essentiels pour garantir une distribution sûre du courrier. Nous les énumérons ici volontiers pour vous aider à choisir le partenaire d’externalisation le plus approprié.

GARANTIE D’INTÉGRITÉ DES DOCUMENTS

Lorsque vous cherchez un partenaire externe pour traiter et distribuer votre courrier d’entreprise, il est important qu’il vous offre une garantie en matière d’intégrité des documents. Une gestion fiable des documents confidentiels est un must absolu, quelle que soit la solution postale que vous choisissez. Qu’il s’agisse d’employer les bonnes enveloppes, vignettes et sacs postaux ou de fournir un portail client sûr, vos données privées doivent toujours être considérées comme une priorité absolue.

Pour que vos données confidentielles restent protégées même en cas d’utilisation de solutions postales numériques, les entreprises postales utilisent des systèmes sécurisés. Chez Easypost, nous avons par exemple opté pour une plateforme hautement sécurisée sur laquelle vous pouvez envoyer vos documents afin que nous puissions les imprimer et les traiter pour vous. Vous ne devez pas vous inquiéter que des informations confidentielles deviennent soudainement accessibles à nos collaborateurs car tout le processus se déroule in-line. Personne n’a accès au contenu de vos envois.

Même quand vous envoyez des recommandés numériques, vos données à caractère personnel restent protégées. Les systèmes sécurisés avec authentification de l’expéditeur sont en effet de plus en plus courants et le processus d’envoi se déroule toujours de manière transparente.

GESTION TRANSPARENTE DE VOTRE COURRIER D’ENTREPRISE

Il est essentiel que les données à caractère personnel soient toujours bien protégées, mais il l’est tout autant que vous soyez informé à tout moment de la quantité de courrier d’entreprise envoyé, du statut des envois recommandés ou des colis postaux, etc. Il est donc préférable d’opter pour un partenaire postal professionnel qui garantit un processus transparent de traitement du courrier, par exemple à l’aide d’un portail client bien conçu. Certaines entreprises postales, comme Easypost, proposent un portail client vous permettant de consulter les accusés de réception de vos envois recommandés numériques ou de contrôler le statut de votre colis postal jusqu’à 10 ans après la date d’envoi. Ce portail client satisfait également à la législation RGPD en vigueur et est chiffré avec une clé de protection spécifique avec laquelle vous devez vous connecter. Vous avez ainsi la certitude que vous seul avez accès à vos données d’envoi.

CONTRÔLE DE VOTRE COURRIER D’ENTREPRISE ET DES DÉPENSES ASSOCIÉES

Le troisième critère pour une distribution sûre du courrier est un contrôle permanent de vos envois postaux et des dépenses y afférentes. Comme mentionné précédemment, de nombreux partenaires postaux externes travaillent avec un portail client particulièrement sécurisé afin de vous tenir au courant du traitement et de la distribution du courrier. Le portail sert également à vous donner un récapitulatif de la quantité de courrier mensuel de l’entreprise et de la facturation associée. Sur ce portail client, vous pouvez consulter vos factures détaillées et, dans certains cas, les scinder par département. Vous gardez ainsi en permanence un aperçu et un contrôle sur vos différentes dépenses postales. Une communication transparente fait en effet partie d’un service postal fiable.

Bien entendu, l’expertise, l’expérience et la ponctualité de votre partenaire postal contribuent également à une distribution sûre du courrier. La protection de vos données confidentielles reste cependant la priorité absolue.

Vous souhaitez de plus amples informations sur nos solutions et services postaux sûrs ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous fournir de plus amples informations sur le fonctionnement professionnel de notre entreprise postale.

LE COURIER SORTANT TRAITÉ PLUS EFFICACEMENT EN 5 ÉTAPES

8 avril 2020/in blog /by annelies.wuytack

En dépit de l’avènement de différents moyens de communication modernes et numériques, certaines entreprises continuent d’envoyer leur courrier de la manière classique. Le traitement de cette montagne de documents officiels, factures et lettres de mise en demeure leur coûte malheureusement énormément de temps et d’argent, qu’elles pourraient consacrer aux tâches principales de leur activité. Il y a quelques années, le Centre for Economics and Business Research Ltd (Cebr) a publié un rapport selon lequel les entreprises pourraient économiser en moyenne 5 400 millions d’euros en sous-traitant certaines tâches d’impression. Il en va de même pour l’impression du courrier sortant.

L’externalisation des tâches liées au courrier de votre entreprise permet de traiter celui-ci plus efficacement et de façon plus avantageuse. Chez EasyPost, nous avons mis au point, par exemple, EasyPrint, une solution de traitement du courrier efficace, par laquelle vous sous-traitez quelques tâches comme l’impression de votre courrier. Dans ce blog, nous passons en revue les 5 étapes du processus de traitement du courrier.

1. Vérifiez l’exactitude des informations d’expédition

Cela paraît logique, mais cette étape est essentielle pour traiter efficacement votre courrier sortant. En effet, les documents risquent de ne pas arriver chez le bon destinataire ou d’être renvoyés si les informations d’expédition sont incorrectes. Étant donné qu’il s’agit, dans la plupart des cas, de documents importants ou de données de paiement, il peut en résulter des conséquences très désagréables tant pour l’entreprise que pour le destinataire. Il est dès lors important que votre fichier clients soit mis à jour en permanence.

2. Sélectionnez les documents exacts et choisissez une mise en page appropriée

L’étape suivante du processus de traitement du courrier consiste à sélectionner les documents exacts à envoyer. Vient ensuite la mise en page de vos documents et enveloppes. Vous avez toujours la possibilité d’apporter des modifications à votre identité graphique. Le cas échéant, vous devez uniquement fournir le résultat final à votre partenaire d’externalisation.

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3. L’entreprise postale externe reçoit le courrier sortant

Après avoir sélectionné les documents à expédier ainsi que leur mise en page, vous les envoyez par le biais d’un système numérique à votre partenaire pour la gestion du courrier. Celui-ci reçoit toujours votre courrier sortant dans un environnement sécurisé : le processus est intégralement in-line et aucun collaborateur n’a accès au contenu de votre courrier sortant.

4. Traitement du courrier sortant par votre partenaire d’externalisation

L’entreprise postale commence à traiter votre courrier sortant dès sa réception. Les documents sont imprimés avec soin dans un seul flux et glissés dans une enveloppe qui est ensuite affranchie.

5. Le courrier est transmis au fournisseur en vue de sa distribution

Pour terminer, votre courrier sortant est transmis à bpost qui en assure la distribution au destinataire.

L’externalisation de ces étapes vous permet de gagner du temps et de l’argent. En effet, vous n’avez plus besoin de collaborateurs pour traiter le courrier de l’entreprise et vos coûts d’impression baissent considérablement. Par ailleurs, vous ne devez plus acheter et entretenir vous-même une machine à affranchir, vous procurer des enveloppes, etc. De plus, une méthode de traitement du courrier efficace comme celle-ci vous permet de profiter de tarifs d’impression et d’expédition intéressants chez votre partenaire postal.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon de traiter plus efficacement votre courrier sortant avec une solution comme EasyPrint ? Ou vous êtes à la recherche d’un partenaire postal expérimenté pour traiter et expédier le courrier de votre entreprise ? Contactez-nous vite ! Nos consultants se feront un plaisir d’examiner avec vous les différentes options permettant de traiter le plus efficacement possible le courrier sortant.

IMPRIMEZ ET ENVOYEZ VOS FACTURES D’UN SEUL GESTE GRÂCE À EASYPRINT

13 février 2020/in blog /by sonjaDB

Nous vivons à une époque où la communication numérique prédomine. Chaque jour, les entreprises envoient des e-mails à leurs collaborateurs, partenaires et clients. Cela dit, toute la communication ne peut être envoyée par voie numérique. Il en est le cas des factures, documents officiels, amendes ou lettres de mise en demeure émanant d’administrations financières, de sociétés de recouvrement ou de la police qui, la plupart du temps, les envoient encore par la poste classique.

Malheureusement, l’expédition manuelle traditionnelle de ce type de documents coûte du temps et de l’argent, de l’impression des factures et documents officiels jusqu’à leur préparation pour l’envoi. Pour aider les entreprises et instances à accomplir cette tâche fastidieuse, nous avons développé EasyPrint, une solution globale pour le traitement et l’expédition, par exemple, de factures. Dans ce blog, nous vous expliquons comment vous pouvez imprimer et envoyer toutes vos factures d’un seul geste grâce à EasyPrint.

COMMENT EASYPRINT FONCTIONNE-T-IL EXACTEMENT ?

Nous savons que l’envoi de factures et d’autres communications officielles est un processus fastidieux et, pour cette raison, nous voulions mettre au point une solution globale pour le traitement et l’envoi du courrier. EasyPrint se charge dès lors de tout le processus d’expédition pour vous. Il vous suffit de nous transmettre numériquement les documents à envoyer et EasyPost se charge du reste. Le processus de traitement du courrier avec EasyPrint se déroule comme suit :

Étape 1 : vous sélectionnez les documents que vous désirez envoyer.
Étape 2 : vous déterminez la mise en page des documents et enveloppes. Votre entreprise modifie son identité graphique ? Pas de souci : vous apportez vous-même les changements nécessaires à la mise en page actuelle et aux systèmes internes. Vous nous envoyez ensuite le résultat final par voie numérique en vue du traitement.
Étape 3 : EasyPost reçoit ces documents dans un environnement numérique sécurisé.
Étape 4 : les documents sont imprimés et glissés dans des enveloppes qui sont ensuite affranchies.
Étape 5 : EasyPost transmet le courrier traité à notre fournisseur, bpost.
Étape 6 : bpost distribue votre courrier via son réseau.
Étape 7 : votre courrier arrive à destination.

Vos factures et votre communication officielle sont traitées dans un seul processus fluide et remises au destinataire. Vous ne devez donc plus vous préoccuper du traitement du courrier lié à la facturation. Avec EasyPrint, nous nous en chargeons intégralement.

LES AVANTAGES D’EASYPRINT

Le traitement efficace et rapide de vos factures avec EasyPrint offre également à votre entreprise une foule d’avantages :

MEILLEURE UTILISATION DU TEMPS ET MEILLEURE CONCENTRATION SUR LES TÂCHES PRINCIPALES

Étant donné que nous nous chargeons de l’impression et du traitement de documents officiels et factures avec EasyPrint, votre entreprise ou bureau économise un temps précieux. Vos travailleurs peuvent se concentrer sur les tâches importantes qui relèvent de votre activité principale.

RÉDUCTION DES COÛTS

Par ailleurs, vous réalisez une importante économie au niveau des coûts de traitement de la correspondance liée à votre facturation (impression, enveloppes, machines de traitement du courrier, etc.). De plus, EasyPost peut vous facturer un tarif plus intéressant pour l’impression et l’expédition étant donné que nous traitons chaque jour de gros volumes de correspondance pour différents clients.

GARANTIE DU RESPECT DE LA VIE PRIVÉE

Le respect de la vie privée est fondamental pour nous. C’est pourquoi nous voulons insister sur notre conformité totale avec les dispositions du RGPD. Personne n’a dès lors accès au contenu des factures et documents à envoyer.

SUPPORT NÉCESSAIRE

EasyPost délivre à votre entreprise, 7 jours sur 7, l’assistance nécessaire pour l’expédition de votre correspondance. Vous avez même à votre disposition un collaborateur EasyPost dédié. Par ailleurs, vous pouvez toujours consulter notre page de support sur notre site Web où vous trouverez une réponse aux questions les plus fréquentes.

Vous avez envie de savoir en quoi EasyPrint peut être utile pour votre entreprise ou bureau ? Prenez vite contact avec EasyPost. Nos consultants vous donneront avec plaisir les conseils nécessaires pour envoyer vos factures plus rapidement et efficacement.