22 mars 2023

À quel moment est-il intéressant d’externaliser le traitement de votre courrier ?

À quel moment est-il intéressant d’externaliser le traitement de votre courrier ?

Malgré la numérisation et l’évolution vers des bureaux sans papier, la plupart des entreprises envoient encore beaucoup de courrier de manière traditionnelle : factures, publipostage, bulletins d’information, documents officiels, lettres de rappel... Mais aussi de plus en plus de colis. Le traitement de tout ce courrier requiert beaucoup de temps, d’argent et de main-d’œuvre.

Votre entreprise a une énorme montagne de courrier à traiter chaque jour ? Dans ce cas, l’externalisation du traitement de votre courrier peut certainement être intéressante. Une société de traitement du courrier expérimentée vous soulagera de tous vos soucis : de la collecte à l’envoi du courrier. Vous pouvez donc vous concentrer sur les aspects essentiels de votre activité en toute sérénité. Mais il existe d’autres raisons pour lesquelles il peut être intéressant de confier le traitement de son courrier à un service de courrier externe. Passons en revue quelques arguments cruciaux :

Anticiper les fluctuations du volume du courrier

Dans la plupart des entreprises, la quantité de courrier à envoyer fluctue. Tantôt, vous recevez une énorme quantité de courrier à traiter, tantôt vous n’en avez pratiquement pas. Le volume du courrier change souvent en fonction de la période de la semaine ou du mois. Par exemple, lorsque vous envoyez beaucoup de factures et de fiches de paie à la fin du mois. Le nombre de publipostages, de dépliants et de brochures à envoyer peut également fluctuer en fonction des saisons ou des tendances cycliques du marché. Songez par exemple aux collections d’hiver et d’été ou au début de l’année scolaire.

Pour de nombreuses entreprises, gérer ces fluctuations constantes de volumes de courrier relève du défi. Car elles doivent toujours prévoir suffisamment de personnel et disposer de l’équipement nécessaire pour traiter le courrier à temps.

L’externalisation du traitement de votre courrier peut alors se révéler une solution adaptée. Une entreprise de traitement du courrier professionnelle dispose des ressources nécessaires pour faire face aux pics de traitement de votre courrier, ce dernier faisant partie d’un ensemble plus vaste.

Optimiser le traitement du courrier en fonction de vos besoins

Dans de nombreuses entreprises, l’envoi de factures, de dépliants, de lettres et de colis n’est pas toujours aussi fluide. Le processus est souvent long, et induit un risque d’erreurs très élevé. Les employés ont en effet généralement d’autres tâches que le simple traitement du courrier. Ils ne sont pas non plus toujours motivés pour une optimisation du processus.

Une société de traitement de courrier externe, en revanche, se concentre entièrement sur le traitement de votre courrier. Ce faisant, elle examine de près votre processus actuel pour déterminer les problèmes. Après une évaluation poussée, elle recherche ensuite la solution la plus adaptée aux besoins de votre organisation. Pour garantir un traitement rapide, efficace et correct du courrier.

Toujours au fait des dernières innovations numériques

Votre service de courrier externe vous permettra également de rester en phase avec l’ère numérique. Elle est à la pointe de l’actualité et connaît les derniers développements en matière de traitement du courrier. Songez par exemple à l’arrivée du courrier recommandé numérique ou aux systèmes qui numérisent entièrement le traitement du courrier à votre place.

Une gestion plus efficace des dépenses pour la croissance de l’entreprise

Sans oublier la grande question qui préoccupe de nombreuses entreprises : comment réduire les coûts sans sacrifier l’efficacité et la croissance de l’entreprise ? De plus en plus d’entreprises ont conscience du fait que l’exécution de toutes les tâches en interne n’est pas la meilleure façon de procéder. On l’explique par le coût élevé qui en découle. Vous préférez investir ce budget ailleurs dans l’entreprise. En effet, vous devez recruter et former le personnel nécessaire et acheter les équipements et ressources adéquats (machines à affranchir, plieuses, enveloppes, etc.).

L’externalisation des tâches de support de votre entreprise, comme le traitement de votre courrier, peut alors être une solution adaptée. Vous ne devez pas prévoir vous-même les machines et le matériel et pouvez affecter votre personnel à des tâches directement liées à l’essence de votre organisation.

D’un autre côté, une entreprise externe de traitement du courrier peut offrir des tarifs plus compétitifs pour un traitement plus rapide et plus efficace du courrier, car la combinaison de clients implique des volumes plus élevés. Ce qui réduit les coûts de traitement et d’envoi de tous ces clients. Ainsi, vous réalisez des économies non seulement au niveau des ressources, mais aussi si votre facture.

Amélioration de la productivité

Nous l’avons déjà brièvement évoqué : les entreprises se concentrent de plus en plus sur leur fonctionnement et sur la possibilité d’accroître leur productivité (et leur rentabilité). Le temps, c’est de l’argent, et mieux vaut utiliser ce temps aussi efficacement que possible. C’est une autre raison pour laquelle l’externalisation des activités de support telles que le traitement du courrier gagne en popularité. Car elle permet également de vous concentrer davantage sur votre activité principale.

Moins les collaborateurs ont à s’occuper du traitement et de la distribution du courrier, plus ils peuvent se consacrer à des choses qui contribuent directement à la croissance de l’entreprise et à l’augmentation du rendement. Pendant ce temps, nous traitons et expédions votre courrier professionnel de manière experte.

Faire des affaires, c’est investir, mais ce n’est qu’en investissant de la bonne manière que votre entreprise pourra vraiment réussir. L’externalisation du traitement de votre courrier est un premier pas dans la bonne direction.

Vous vous demandez comment nous optimisons le traitement de votre courrier ?

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