Aangetekende brief versturen? Dit moet u weten!
Een aangetekende brief versturen is niet zo eenvoudig als u het nog nooit heeft gedaan. Welk type aangetekende brief kiest u best, wat is de prijs van een aangetekende brief en hoe kunt u uw aangetekende brief volgen? Onze experts vertellen u alles wat u moet weten om feilloos uw aangetekende brief te verzenden.
Waarom een aangetekende brief versturen?
Een aangetekende brief – ook wel bekend als aangetekende zending of aangetekend schrijven – is een brief waarvoor de bestemmeling een bewijs moet handtekenen vooraleer hij de brief ontvangt.
Dankzij dat bewijs en de officiële datum op de stempel kan de bestemmeling achteraf niet beweren dat hij de aangetekende zending niet of te laat heeft ontvangen. Daarom kiest men vaak voor een aangetekende zending voor belangrijke post zoals:
– Een betwisting van een factuur
– Waardevolle goederen
– Opzeg van een (huur)contract of abonnement
– Een officiële ingebrekestelling
– Versturen van attesten
– Juridische geschillen (of het voortraject ervan)
– Enz.
Aangetekende brief niet ontvangen?
Is de geadresseerde niet thuis, dan laat de postbode een document achter in de brievenbus. Met dat document kan de geadresseerde de aangetekende zending binnen de twee weken ophalen in het postkantoor of postpunt dat vermeld staat op het document. Komt niemand de brief ophalen binnen de twee weken, dan wordt hij teruggestuurd naar de afzender.
Leverde u per ongeluk uw brief af zonder barcode, met een dubbele barcode of met een verkeerde of slecht afgedrukte barcode, dan kan de verzending niet opgevolgd worden. In dat geval zal bpost u zo snel mogelijk op de hoogte brengen en u laten kiezen uit de volgende opties:
- bpost voorziet de zendingen van een nieuwe barcode te voorzien, op uw kosten
- bpost stuurt de zendingen naar u terug om de barcodes te verbeteren
- samen met bpost zoekt u een andere oplossing
In elk van deze gevallen kan de validering van de afgiftedatum en de verwerking van de zendingen op de dag zelf niet meer verzekerd worden.
Bedrijven en openbare instanties die klant zijn bij EasyPost hoeven niets te doen in zo’n situatie. Onze customer service neemt dit rechtstreeks op met bpost.
Verschillende types aangetekende brieven
Er bestaan verschillende types aangetekende zendingen met specifieke kenmerken:
1. De standaard aangetekende brief
Bij een standaard aangetekende brief is een handtekening van de bestemmeling inbegrepen, evenals Track & Trace en een standaardverzekering tot €39. Bij een standaard aangetekende brief wordt u echter niet op de hoogte gebracht wanneer de geadresseerde hem in ontvangst neemt. De zending heeft wel bewijskracht in een rechtszaak.
2. De aangetekende brief met bericht van ontvangst
Bij dit type aangetekende zending krijgt u wél een bewijs van aflevering. Hier moet u €1,35 extra voor betalen.
3. De aangetekende brief met aangetekende waarde
Is uw aangetekende post veel geld waard? Dan kunt u hem verzekeren tegen diefstal, verlies of beschadiging. Ook hier betaalt u extra voor. De te verzekeren waarde van een aangetekende zending ligt tussen €250 en €7.500.
4. De elektronische aangetekende zending
Met onze digitale oplossing EasyPost.Connect kunt u een aangetekende brief ook online versturen. Net als bij een gewone aangetekende brief ontvangt u dan ook een bewijs van verzending en/of ontvangst. Deze elektronisch aangetekende brief heeft juridisch dezelfde waarde als de papieren versie, maar is veel goedkoper.
Hoe moet u een aangetekende brief versturen?
Er bestaan geen wettelijke voorschriften over de inhoud van een aangetekende brief. Wel raden we u aan de brief duidelijk te dateren en er zowel uw adres als dat van de bestemmeling volledig in te noteren.
Daarnaast noteert u best het adres van de afzender op de enveloppe. Dat maakt het terugsturen van de brief makkelijker, mocht dat nodig zijn.
Bevestig de barcode van de aangetekende zending altijd links van het adres en vink de juiste type aan:
- RP: Ambtshalve aangetekende zending (voorbehouden voor publieke administraties en standaard voor de FOD Financiën)
- R: Aangetekende zending
- RP met AR: Ambtshalve aangetekende zending met bericht van ontvangst
- R met AR: Aangetekende zending met bericht van ontvangst
Om te vermijden dat de geadresseerde zou beweren dat hij een lege enveloppe ontving, raden we u tot slot aan een vensterenveloppe te gebruiken voor uw aangetekende zendingen.
Aangetekende brieven volgen
U kunt een aangetekende brief volgen met behulp van de track & trace code die u ontvangt wanneer u een aangetekende zending verstuurt.
Kostprijs Aangetekende zending
De prijs van een aangetekende zending hangt af van het soort brief, de afmetingen en het gewicht.
Kostprijs binnenlandse aangetekende zendingen:
*Frankering met frankeermachine, PB nummer, Uitgestelde vergoeding (UV) of Collect & Stamp
Kostprijs aangetekende zendingen binnen Europa:
*Frankering met frankeermachine, PB nummer, Uitgestelde vergoeding (UV) of Collect & Stamp
Kostprijs aangetekende zendingen rest van de wereld (buiten Europa):
*Frankering met frankeermachine, PB nummer, Uitgestelde vergoeding (UV) of Collect & Stamp
Eenvoudig een aangetekende brief versturen
Als bedrijf of openbare instantie kunt u uw aangetekende zendingen ook via EasyPost versturen. U kunt de status van uw aangetekende zendingen heel makkelijk opvolgen via het EasyPost-klantenportaal. Bovendien blijven alle elektronische afgiftebewijzen van uw aangetekende brieven gedurende 10 jaar digitaal beschikbaar op het klantenportaal, wat u heel wat administratieve rompslomp met papieren briefjes bespaart! Alweer een reden om te kiezen voor de gebruiksvriendelijke mogelijkheden van EasyPost. Klik hiervoor op onderstaande button en we nemen zo snel mogelijk contact met u op!
