5 TIPS OM UW BEDRIJFSPROCESSEN TE OPTIMALISEREN

Het verwerken en verzenden van bedrijfspost is een arbeidsintensieve maar belangrijke taak binnen een bedrijf. Uw medewerkers moeten niet alleen alle documenten verzamelen, ze moeten ze ook op een correcte manier verzendklaar maken. Dit omvat onder meer het afdrukken, onder omslag steken en frankeren.

Daarnaast moeten uw werknemers er ook op toezien dat uw bedrijfspost tijdig bij de bestemmeling aankomt . Dit is vooral belangrijk bij het verzenden van facturen en aanmaningen. Want hoe sneller de documenten bij de klant raken, hoe sneller u betaald wordt.

Het is dan ook belangrijk dat u de verschillende stappen van uw postverwerking goed op elkaar afstemt en verbetert waar nodig. In deze blog geven we u graag 5 tips mee om de postprocessen binnen uw bedrijf te optimaliseren.

1. Gebruik gepersonaliseerde documenten 

De eerste tip gaat niet zozeer over een bepaald proces binnen uw postverwerking, maar heeft te maken met de manier waarop u documenten naar klanten verstuurd. Door steeds gebruik te maken van gepersonaliseerde documenten, dit wil zeggen documenten die in lijn liggen met uw specifieke huisstijl, vergroot u de betrokkenheid van uw bedrijfspost. Klanten zullen deze professionele aanpak positief onthalen en uw post als betrouwbaar en correct beschouwen . Dit heeft als gevolg dat ze in heel wat gevallen sneller actie zullen ondernemen, zoals het correct en tijdig betalen van uw facturen. En ze zullen tevreden zijn over de manier waarop u hen benadert en ze blijven klant.

2. Bescherm de privacy van uw documenten

Heel wat bedrijven maken nog altijd gebruik van klassieke postverzending voor het versturen van officiële documenten, facturen, betalingsaanmaningen, enzovoort. De inhoud van deze documenten kan gevoelig zijn en verdient een zekere privacy. Voor uw postprocessen kiest u dan ook best voor een werkwijze die de privacy van uw bedrijfspost garandeert. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van digitale oplossingen, zoals het uploaden van documenten op een beveiligd platform, .dit zorgt ervoor dat geen enkele medewerker toegang heeft tot de inhoud van de te verzenden documenten.

3. Kies een oplossing met traceermogelijkheden

We hoeven u waarschijnlijk niet te vertellen hoe makkelijk post verloren kan gaan, zeker wanneer u de post manueel verwerkt. De te verzenden post wordt bijvoorbeeld niet correct verzameld, blijft ergens liggen of wordt niet correct gefrankeerd. Wanneer u uw postverwerkingsprocessen wil optimaliseren, is dit dus een belangrijk aandachtspunt.

Gelukkig bestaan er postverwerkingssystemen waarbij u de mogelijkheid heeft om uw verzonden bedrijfspost te traceren. Zo bent u altijd op de hoogte van de status van uw brieven en pakketten.

4. Besteed taken uit en bespaar kosten

Tenzij u, net zoals Easypost, werkzaam bent in de postsector, zijn postbeheerprocessen geen prioriteit binnen uw bedrijf. Helaas vormen ze wel een grote kost en kruipt er heel wat tijd in die postverwerking. Het kan daarom interessanter zijn om uw postverwerking en -verzending uit handen te geven aan een ervaren partner.

Zo’n postpartner zal niet u niet enkel de kosten voor materiaal, machines en werkkracht besparen, maar kan ook heel wat financiële voordelen bieden. Een professioneel postverwerkingsbedrijf werkt namelijk voor verschillende ondernemingen en kan op die manier gunstige print- en verzendtarieven aanbieden.

Daarnaast krijgen uw medewerkers de kans om zich te concentreren op hun kerntaken in plaats van in de postkamer te vertoeven .

5. Beheer uw postproces met één enkele muisklik

Uw bedrijfspost verwerken en verzendklaar maken is dus zoals gezegd een heuse opdracht. Bovendien is de kans ook groot dat er in de loop van dit proces iets misloopt. Het is daarom een voordeel als uw postbeheerprocessen in één vlotte flow kunnen worden uitgevoerd. Een externe postpartner, zoals Easypost, biedt deze mogelijkheid aan: een geautomatiseerd systeem waarbij u enkel de te verzenden post digitaal naar het bedrijf stuurt. De rest van de postverwerking (printen, onder omslag steken, sorteren, …) wordt door de postpartner uitgevoerd in één vlotte beweging. Makkelijker kan haast niet!

Wenst u graag meer informatie over hoe Easypost u kan helpen bij het optimaliseren van uw postbeheerprocessen? Neem dan snel contact op. Onze consultants adviseren u met plezier over de verschillende mogelijkheden zoals EasyPrint, onze totaaloplossing voor de verwerking van uw bedrijfspost.