12 februari 2023

Vijf cruciale tips om het proces van je bedrijfspost te optimaliseren!

Vijf cruciale tips om het proces van je bedrijfspost te optimaliseren!

Post verwerken en verzenden: het is een belangrijk, maar arbeidsintensief bedrijfsproces. Je medewerkers moeten niet alleen alle documenten verzamelen, maar die ook correct verzendklaar maken én erop toezien dat de bedrijfspost tijdig bij de juiste bestemmelingen aankomt. Zeker als het om facturen gaat. Want hoe sneller die bij je klanten raken, hoe sneller je wordt betaald, niet? Dus hoe optimaliseer je je postverwerking nu juist?

1. Personaliseer je documenten

Deze eerste tip gaat niet zozeer over een bedrijfsproces binnen je postverwerking, maar heeft alles te maken met de manier waarop je documenten naar je klanten stuurt. Als je je verzendingen personaliseert, met documenten en enveloppes in je huisstijl, beschouwen je klanten je bedrijfspost als betrouwbaar en correct. Bijgevolg zijn ze tevreden over de manier waarop je hen benadert, blijven ze klant en ... reageren ze sneller, door bijvoorbeeld correct en tijdig je facturen te betalen (interessant!).

2. Verzeker je bedrijfspost

Officiële documenten, facturen, betalingsaanmaningen ... De inhoud ervan kan gevoelig zijn. Het best laat je je bedrijfspost dus verwerken op een werkwijze die de privacy garandeert. Zoals via ons digitaal platform EasyPost Connect, waarlangs je je post in enkele kliks naar je postpartner doorstuurt. Eenvoudig, goedkoop én uiterst veilig: geen enkele medewerker heeft toegang tot de inhoud van de te verzenden documenten.

Of je e-mailt je documenten beveiligd naar je ontvanger, via onze oplossing daarvoor. Daarbij is je bijlage voorzien van een digitale handtekening, waarmee zowel de verzender als de ontvanger 100% zeker zijn dat de bijlage niet gemanipuleerd werd.

Laten we samen je bedrijfsproces optimaliseren

3. Kies een oplossing met tracering

Bedrijfspost kan zo makkelijk verloren gaan, zeker als je die manueel verwerkt. Omdat de post bijvoorbeeld ergens bleef liggen of niet correct gefrankeerd werd. Gelukkig bestaan er systemen voor postverwerking waarbij je je bedrijfspost gedeeltelijk kan traceren. Zoals onze oplossing om documenten beveiligd te mailen bijvoorbeeld. De ontvanger moet je e-mail dan namelijk ook expliciet accepteren of weigeren. Zo kan je je verzending perfect opvolgen.

4. Besteed taken uit en bespaar kosten

Tenzij je, zoals Easypost, actief bent in de postsector, is het bedrijfsproces voor de verwerking van je post geen prioriteit binnen je onderneming. Wat overigens volstrekt normaal is. Maar dat neemt niet weg dat postverwerking veel geld en tijd vergt. Dus geef je die beter uit handen, aan een ervaren partner.

Zo’n postpartner bespaart je niet alleen kosten voor materiaal, machines en werkkracht, maar levert ook heel wat financiële voordelen op. Een postverwerkingsbedrijf werkt immers voor verschillende ondernemingen. Zo kan het erg gunstige print- en frankeertarieven bieden.

Daarnaast kunnen je medewerkers zich voortaan ten volle op hun kerntaken concentreren, buiten de postkamer!

5. Beheer dit bedrijfsproces met één muisklik

Je bedrijfspost verwerken en verzendklaar maken is een heuse opdracht, met een grote kans dat er iets misloopt. Dus wordt je leven des te makkelijker als je dit bedrijfsproces in één vlotte flow kan laten uitvoeren. Zoals via EasyPost Connect, waarbij jij enkel je bedrijfspost digitaal naar ons moet versturen. Al de rest (printen, onder omslag steken, sorteren, frankeren …) nemen wij voor onze rekening, in één beweging. Makkelijker kan het bijna niet!

Meer weten over onze ondersteuning?

Benieuwd naar hoe EasyPost je postbeheerprocessen kan helpen optimaliseren? Neem vandaag nog contact op met onze consultants. Zij adviseren je graag over de verschillende mogelijkheden. Zoals EasyPost Connect, waarmee je vanaf dag één tijd en geld bespaart, door het proces van je bedrijfspost volledig aan ons over te laten.

<button>

Laten we samen je bedrijfsprocessen optimaliseren

Gerelateerde artikels

Bekijk alle inzichten