COUVERTEERMACHINE: WAT ZIJN DE ALTERNATIEVEN?
Heel wat bedrijven maken nog steeds gebruik van traditionele postverzending om belangrijke informatie of documenten te versturen naar werknemers, klanten en andere externe partijen. Deze dagelijkse postverwerking wordt vaak in eigen beheer gedaan met behulp van een uitgebouwde postkamer. De werknemers verantwoordelijk voor het behandelen van deze uitgaande post zorgen voor het sorteren, onder omslag steken, frankeren en verzenden.
Postverwerking is echter een tijdrovend proces, zeker wanneer het manueel uitgevoerd wordt. Om medewerkers in de postkamer te helpen bij dit gehele proces, investeren heel wat bedrijven in allerhande professionele apparatuur. Denkt u bijvoorbeeld aan de couverteermachine of omslagvulmachine. U kunt zich wel indenken dat het voorzien in de juiste resources een stevige hap uit uw budget neemt. We willen dan ook graag enkele alternatieven voor een couverteermachine aanreiken.
Digitalisatie van de postkamer
Een mogelijk alternatief voor de stevige investering in een couverteermachine is uw uitgaande bedrijfspost digitaliseren. Digitalisatie van de postkamer is een groeiende trend binnen de ondernemerswereld, aangezien bedrijven ook vaak uit ecologisch standpunt willen afstappen van het papier- en inktverbruik.
Dat klinkt allemaal mooi, maar een digitale postkamer kent helaas ook enkele nadelen. Vertrouwelijke of gevoelige documenten die u elektronisch opslaat, zijn immers een stuk kwetsbaarder voor bedreigingen van buitenaf. Er bestaat altijd de kans dat vertrouwelijke gegevens in de verkeerde handen terechtkomen of dat uw digitale systemen gehackt worden. Een digitale postkamer kan dan wel ecologisch verantwoord zijn, het biedt geen risicovrije methode voor uw postverwerking.
Postverzending uitbesteden aan een professionele postpartner
Een beter alternatief is uw postverzending uitbesteden aan een ervaren postpartner. U bespaart op die manier niet alleen heel wat tijd en geld, maar geniet ook nog eens van een volledige ontzorging van uw dagelijkse bedrijfspost. Een expert in postverzending zal immers niet alleen het gehele verwerkingsproces in uw plaats uitvoeren, maar ook zelf uw uitgaande post afdrukken is verleden tijd.
Aan de hand van een beveiligd digitaal platform kunt u uw documenten selecteren, de juiste lay-out kiezen voor zowel het document als de omslag en doorsturen naar uw externe postpartner. Deze zal uw uitgaande post afdrukken op de gewenste manier (papier, lay-out, briefhoofd en logo, enveloppen, …), onder omslag steken, frankeren en aan bpost afgeven voor de verdere distributie.
Geen aankoop en onderhoud van uw couverteermachine meer, noch uitgaven voor andere resources zoals personeel, printmateriaal, omslagen en dergelijke. Uw dagelijkse post wordt van a tot z digitaal verzorgd door uw outsourcingspartner zodat uw medewerkers zich kunnen toeleggen op de kerntaken van uw bedrijf.
Kiest u voor een uitbesteding van uw postverzending, dan ontvangt u maandelijks een gedetailleerde factuur van uw dagelijkse uitgaande post. Bij EasyPost gaan we daarin nog een stukje verder en bieden we u ook de mogelijkheid om uw overzicht op te splitsen per afdeling. Dit kan een handige oplossing zijn voor uw boekhouding.
Er bestaan dus interessante alternatieven voor een couverteermachine en zelfs om uw gehele postverzending op een professionele manier uit handen te geven. Bent u het hoge kostenplaatje van uw postkamer beu en wilt u uw post op een kostenefficiënte manier verzenden? Dan is een volledige ontzorging door een ervaren postpartner dé oplossing. U geniet van heel wat interessante voordelen én u kunt zich focussen op uw core business zonder u zorgen te maken over uw dagelijkse bedrijfspost.
Wenst u meer informatie over het uitbesteden van uw postverzending aan EasyPost? Of bent u nieuwsgierig naar EasyPrint, onze totaaloplossing voor uw dagelijkse bedrijfspost? Neem dan snel contact op met ons! Onze consultants geven u graag de nodige toelichting.
