DE WAARDE VAN BETROUWBARE POSTBEDELING
Door de huidige digitalisering en termen als GDPR zijn we ons steeds meer bewust van hoe vaak we vertrouwelijke gegevens toevertrouwen aan derde partijen. Denkt u maar aan uw e-mailadres, naam, geboortedatum of postadres wanneer u bijvoorbeeld een document wil downloaden of raadplegen.
Nu, privacy en het beschermen van persoonlijke en vertrouwelijke gegevens is niet alleen een belangrijk aspect in de digitale wereld, maar ook binnen postverwerking en -bedeling. Wanneer u kiest voor het outsourcen van uw postverwerking, vertrouwt u uw bedrijfspost immers toe aan een externe postpartner. Het is dan ook belangrijk dat u rekening houdt met enkele belangrijke aandachtspunten omtrent betrouwbare postbedeling. We sommen ze graag even voor u op zodat u zeker de meest geschikte outsourcingspartner kiest.
GARANTIE VAN DOCUMENTEN-INTEGRITEIT
Wanneer u op zoek gaat naar een externe partner om uw bedrijfspost te verwerken en te bedelen, is het belangrijk dat deze u garantie biedt in documentenintegriteit. Het betrouwbaar omspringen met vertrouwelijke documenten is een absolute must bij om het even welke postoplossing u kiest. Of het nu gaat om het zorgen voor de correcte omslagen, vignetten, postzakken of het voorzien van een betrouwbaar klantenportaal, uw privacy moet steeds als topprioriteit behandeld worden.
Om ervoor te zorgen dat uw vertrouwelijke gegevens ook tijdens digitale postoplossingen beschermd blijven, maken postbedrijven gebruik van goed beveiligde systemen. Zo kozen wij bij Easypost bijvoorbeeld voor een sterk beveiligd platform waar u uw documenten naartoe kan sturen zodat wij ze voor u kan afdrukken en verwerken. U hoeft zich geen zorgen te maken dat vertrouwelijke informatie plots voor onze medewerkers openbaar wordt want het gehele proces gebeurt in-line. Niemand heeft dus toegang tot de inhoud van uw zendingen.
Ook wanneer u gebruik maakt van digitale aangetekende zendingen, zullen uw persoonlijke gegevens beschermd blijven. Er wordt immers steeds gebruik gemaakt van beveiligde systemen met authenticatie van de afzender en het verzendingsproces verloopt steeds op een transparante manier.
TRANSPARANTE INFORMATIE OVER UW VERZONDEN BEDRIJFSPOST
Het is niet alleen belangrijk dat persoonlijke gegevens steeds goed beschermd zijn, maar ook dat u te allen tijde op de hoogte bent van de hoeveelheid verzonden bedrijfspost, de status van verzending bij aangetekende zendingen of postpakketten en dergelijke. U kiest daarom best voor een professionele postpartner die een transparant postverwerkingsproces garandeert bijvoorbeeld aan de hand van een goed uitgebouwd klantenportaal. Sommige postbedrijven, zoals Easypost, bieden een klantenportaal aan waarbij u de mogelijkheid heeft om tot 10 jaar na datum de afgiftebewijzen van uw digitale aangetekende zendingen te raadplegen of de status van uw postpakket te controleren. Zo’n klantenportaal voldoet ook aan de huidige GDPR-wetgeving en is gecodeerd met een specifieke beveiligingssleutel waarmee u moet inloggen. Zo bent u zeker dat enkel u aan uw verzendingsgegevens kan.
BEHOUD VAN CONTROLE OVER UW BEDRIJFSPOST EN BIJBEHORENDE UITGAVEN
Een derde aandachtspunt omtrent betrouwbare postbedeling is het behoud van controle over uw postverzending en de bijbehorende uitgaven. We haalden daarnet al even aan dat heel wat externe postpartners werken met een specifiek beveiligd klantenportaal om u op de hoogte te houden van de postverwerking en -bedeling. Het portaal wordt ook gebruikt om u een stand van zaken te geven over de hoeveelheid maandelijkse bedrijfspost en bijbehorende facturatie. U kan in zo’n klantenportaal uw gedetailleerde facturen raadplegen en in sommige gevallen zelfs laten opsplitsen per departement. Zo behoudt u voortdurend een overzicht van en de controle over uw verschillende postuitgaven. Een transparante manier van communiceren hoort immers bij een betrouwbare postservice.
Natuurlijk dragen zaken als de expertise en ervaring van uw postpartner en stiptheid ook bij aan de waarde van een betrouwbare postbedeling, maar bescherming van uw vertrouwelijke gegevens is een absolute topprioriteit.
Wenst u meer informatie over onze betrouwbare postoplossingen en service? Neem dan snel contact op met ons. We geven u graag meer toelichting bij de professionele werking van ons postbedrijf.
