WAT IS DIGITALE POSTVERWERKING EN HOE BEGIN JE ERMEE?
Bedrijven maken steeds vaker gebruik van verschillende digitale functionaliteiten en dat is in hun postkamer zeker niet anders. Zo digitaliseren ze niet alleen binnenkomende bedrijfspost, maar ook uitgaande postverwerking kent grote veranderingen.
Opties variëren van volledig gedigitaliseerde bedrijfspost tot het digitaliseren van tijdrovende postverwerkingsprocessen voor uitgaande post. In deze blog geven we graag meer toelichting over digitale postverwerking en hoe u ermee kunt starten.
Waarom digitale postverwerking?
Ondanks de gigantische hoeveelheid e-mails die we dagelijks ontvangen, sturen veel bedrijven nog vaak klassieke post. Het gaat dan vooral over officiële documenten of berichten die de ontvanger zeker niet over het hoofd mag zien, zoals facturen, direct mailings, aanmaningsbrieven of officiële documenten van de werkgever aan de werknemer.
Helaas vraagt het verwerken en verzenden van deze uitgaande bedrijfspost heel wat kostbare tijd. Om dit verwerkingsproces niet alleen sneller maar ook efficiënter te laten verlopen, schakelen organisaties steeds vaker over naar een digitale postverwerking. Zo minimaliseren ze niet alleen hun administratie, wat de kans op menselijke fouten beduidend vermindert, maar ze sparen ook een pak tijd en geld uit. Bovendien biedt het uitbesteden van digitale postverwerking het bijkomende voordeel van persoonlijke ondersteuning tijdens het verwerkingsproces.
Hoe werkt digitale postverwerking?
Het overschakelen van traditionele postverwerking naar een digitale oplossing hoeft niet complex te zijn. Eerst en vooral gaat u op zoek naar een ervaren postpartner die actief is in digitale postverwerking. Bij EasyPost bieden we bijvoorbeeld EasyPost.Connect aan, een digitale oplossing die u de mogelijkheid biedt uw bedrijfspost in slechts enkele muisklikken te verzenden, zonder zelf voor het hele verwerkingsproces in te staan.
Vervolgens neemt u uw huidig postverwerkingproces onder handen. Maakt u gebruik van een frankeermachine? Dan hoeft u enkel de stekker eruit te trekken. Een aangekocht toestel kunt u opnieuw verkopen indien gewenst, de huur van een leasingtoestel kunt u opzeggen bij uw leverancier.
Hetzelfde geldt voor postophaling volgens de formule van Collect&Send van bpost. Zo’n overeenkomst is altijd maandelijks opzegbaar via een aangetekende brief of een opzegmail. Daarna volgen natuurlijk de administratieve overeenkomsten en afspraken met uw nieuwe postpartner.
Hoe de digitale postverwerking zelf in zijn werk gaat, hangt natuurlijk af van de werkwijze van uw postpartner, maar meestal gaat het als volgt:
- U verzamelt en selecteert de te verzenden documenten
- U bepaalt daarbij de lay-out van de verzending, inclusief enveloppen
- U verzendt de documenten en voorkeuren via een beveiligd digitaal platform naar uw postpartner
- Na goede ontvangst worden uw documenten in één flow afgedrukt, onder omslag gestoken en gefrankeerd
- Vervolgens levert uw postpartner de verwerkte bedrijfspost af bij bpost, die de brieven zal uitleveren aan de bestemmeling.
U hoeft dus niet langer zelf in te staan voor uw postverwerking, maar kunt vertrouwen op een veilige en efficiënte digitale postverwerking door een expert ter zake.
Bent u nieuwsgierig naar wat EasyPost.Connect voor u kan betekenen op vlak van digitale postverwerking? Neem dan snel contact op met ons! We bespreken graag met u de verschillende mogelijkheden om uw postverwerking te optimaliseren.
