Werking met een frankeermachine: kan het niet makkelijker?

Verwerk je je bedrijfspost zelf in een eigen postkamer? Dan is de kans groot dat je post frankeert met een frankeermachine. Dat maakt het werk al een stuk makkelijker. Werk je er nog niet mee? Dan leggen we je graag de werking uit … en hoe het nog efficiënter kan met minder tijd- en geldverlies.

Werken met een frankeermachine maakt de postverwerking al een stuk eenvoudiger. Een frankeermachine huur of koop je via een gecertificeerde verdeler. Naargelang het volume post dat je wekelijks denkt te verwerken, schaf je dan maandelijks een frankeertegoed aan. Vervolgens kan je aan de slag!

Frankeermachine: werking?

Eerst geef je het type zending aan. Gaat het om een brief of een pakket? Moet de brief naar het binnen- of buitenland? Is de zending aangetekend? Vervolgens weegt de frankeermachine de zending en bepaalt het toestel het juiste tarief. Zo hoef je dat zelf niet op te zoeken. Daarop frankeer je de zending met de datum van de dag waarop je verstuurt. Ten slotte bezorg je de gefrankeerde post aan je postverdeler of laat je die ophalen.

Maandelijks krijg je dan een overzicht van alle frankeringen die je met de frankeermachine deed, per type. Zo kan je je werking snel schakelen en bijsturen waar nodig. Tot zover het goede nieuws, maar zelf frankeren heeft ook enkele nadelen.

Zoals een hoge kost

Met een frankeermachine werken kost je nog altijd veel. Het prijskaartje is nog steeds te groot. Alleen al om de frankeermachine te kopen, te huren en te onderhouden. Maar daar blijft het niet bij, want je betaalt ook voor inktpatronen, etiketten, enveloppes … En je loopt financiële voordelen mis: een frankeermachine rekent geen volumekortingen aan. Integendeel, alleen maar standaardtarieven die ook nog eens geregeld toenemen.

En veel, véél tijd

Bovendien vergt deze werking met een frankeermachine tijd, véél tijd. Je moet immers nog altijd medewerkers inschakelen om alle poststukken met het toestel te behandelen. En valt je apparaat stil door een technisch probleem? Dan kan je zelfs helemaal geen post meer verwerken en versturen, waardoor belangrijke bedrijfspost blijft liggen.

Foutje is snel gebeurd

Daarbovenop komt dat een menselijke fout zó gebeurd is. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker de frankeermachine niet correct afsloot. Als dan iemand anders het toestel gebruikt en de instellingen niet aanpast, frankeert hij of zij die post mogelijk te duur (of te goedkoop, waardoor je brieven dreigen terug te keren).

Met andere woorden

De werking met een frankeermachine lijkt op het eerste gezicht een goede keus, maar dat is het uiteindelijk niet. Uiteindelijk biedt het toestel weinig meerwaarde, tegen een te hoge prijs. Maar er bestaat een nog veel efficiëntere oplossing voor je postverwerking, die je bovendien veel minder kost: je postverwerking uitbesteden aan EasyPost.

Minder kosten, meer tijd, zelfde kwaliteit

Wanneer je jouw uitgaande post aan EasyPost toevertrouwt, win je heel wat tijd. Je hoeft je post alleen nog klaar te leggen voor afhaling door onze EasyPost-chauffeur, op de afgesproken plaats en tijdstip. Daarna doen wij al de rest: sorteren, frankeren en bij bpost afleveren. Indien gewenst zelfs het afdrukken en onder omslag steken, via EasyPost Connect. Nog veel efficiënter dan de werking met je frankeermachine.

Maar ook heel wat goedkoper. We halen je post tegen een voordelig ophaaltarief op, waarna we geen verwerkingskosten aanrekenen. Bovendien geven we extra korting, aangezien we zelf korting krijgen bij bpost omdat we zo’n grote volumes post afleveren. Tegelijk kan je heel wat uitgaven schrappen, zoals alle kosten voor je frankeermachine.

Het enige wat je nog betaalt

Dat is één maandelijkse factuur. Met een gedetailleerd overzicht van je dagelijkse zendingen. En, indien gewenst, een overzicht per departement, om je interne doorfacturatie eenvoudiger te laten verlopen.

Zet je je frankeermachine buiten werking?

Benieuwd hoeveel voordeel je bedrijf zou kunnen doen, mocht je je postverwerking aan EasyPost uitbesteden? Plan een vrijblijvend gesprek in om de voordelen te overlopen. Via een grondige evaluatie van je huidige situatie onderzoeken we hoe we je poststromen kunnen optimaliseren.