WAT IS EXTERNE POSTVERWERKING VOOR BEDRIJVEN?

In tegenstelling tot wat u zou denken, krijgen in dit digitale tijdperk nog heel wat bedrijven te maken met traditionele postverwerking. Niet alle vormen van communicatie zijn namelijk even geschikt om via e-mail te verzenden. Denk bijvoorbeeld aan rekeningen, aanmaningsbrieven, officiële documenten van een werkgever of direct mailings die niet verloren mogen gaan tussen allerlei andere mailtjes.

Nu is het zo dat er heel wat komt kijken bij het verwerken van al deze uitgaande bedrijfspost. Uw medewerkers moeten de uitgaande post verzamelen, sorteren, frankeren en versturen. Een tijdrovend proces dat een stuk efficiënter kant. Externe postverwerking biedt hiervoor de perfecte oplossing. In deze blog vertellen we u graag wat dit precies omvat en welke voordelen het u kan bieden.

Externe postverwerking voor bedrijven

Externe postverwerking voor bedrijven is eigenlijk niets meer dan uw uitgaande bedrijfspost uitbesteden aan een externe partner. U kunt daarbij kiezen tussen verschillende vormen van uitbesteding. Zo kunt u bijvoorbeeld opteren voor een ophaling van uw bedrijfspost. Het enige dat u in dit geval hoeft te doen, is uw uitgaande post verzamelen en in speciale postzakken klaarzetten voor ophaling door uw postpartner. U hoeft uw post dus niet meer te sorteren, frankeren en versturen, aangezien uw externe postverwerker dit voor u doet.

Daarnaast kunt u, afhankelijk van de dienstverlening van uw postpartner, ook kiezen voor een complete ontzorging van uw postverwerking. Dit proces verloopt in heel wat gevallen digitaal, waardoor u slechts een minimum aan tijd moet vrijmaken om uw uitgaande bedrijfspost te beheren. U verstuurt alle uitgaande post via een digitaal platform naar uw externe postpartner. Zij zorgen voor het afdrukken, onder omslag steken en frankeren. Tot slot breng uw postpartner alle verwerkte bedrijfspost tot bij de distributeur voor levering.  

Welke voordelen biedt externe postverwerking voor bedrijven?

Nu u weet wat externe postverwerking voor bedrijven juist inhoudt, is het natuurlijk ook interessant te weten welke voordelen het concreet kan bieden voor uw bedrijf. We haalden het eerste voordeel, tijdsbesparing, al even aan, maar willen hier nog even verder op ingaan. We zetten daarom alle voordelen kort voor u op een rijtje:

• Efficiënter inzetten van tijd en personeel

Externe postverwerking geeft u de mogelijkheid om de kostbare tijd van uw personeel efficiënter in te plannen. Ze hoeven zich niet meer bezig te houden met de verschillende postverwerkingsprocedures, maar kunnen zich volledig toeleggen op het uitvoeren van hun eigen taken. Dit heeft zeker een impact op de productiviteit van uw bedrijf en kan gezien worden als een onrechtstreekse investering in de groei van uw onderneming.

• Besparen op uitgaven

Naast tijdsbesparing heeft externe postverwerking voor bedrijven ook een stevige impact op de bedrijfsuitgaven. Postverwerking in eigen beheer uitvoeren betekent immers een grote kost. Zo moet u het nodige materiaal aanschaffen, waaronder een frankeermachine, enveloppen en inkt. En u moet ook instaan voor het onderhoud van de machines en het voorzien van het nodige frankeerkrediet. Daarnaast frankeert u uw uitgaande bedrijfspost aan standaardtarieven die geen rekening houden met volumekortingen.

Maakt u gebruik van externe postverwerking, dan geniet u wél van betere tarieven en verminderde uitgaven, want uw postpartner die voor zijn rekening. U betaalt enkel de maandelijkse factuur voor uw postverzending met gunstige frankeer- en verzendingskosten. 

• Professionele ondersteuning van uw bedrijfspost 

Een laatste belangrijk voordeel van externe postverwerking voor bedrijven is de mogelijkheid tot professionele ondersteuning bij uw postverwerking. Heeft u specifieke wensen inzake uitgaande bedrijfspost of bent u op zoek naar creatieve oplossingen voor uw postverwerking? Dan kan een externe postpartner de perfecte oplossing zijn. Deze beschikt immers over de nodige expertise en gaat steeds samen met u op zoek naar de meest efficiënte postverwerking voor uw bedrijf. 

Wens je meer te weten over de verschillende mogelijkheden van externe postverwerking voor uw bedrijf? Neem dan snel contact op met ons! Onze consultants adviseren u graag met de meest geschikte oplossing voor uw uitgaande bedrijfspost.