EFFICIËNTE POSTVERWERKING: FRANKEERMACHINE OF EXTERNE POSTVERWERKING?

Heel wat bedrijven maken gebruik van een frankeermachine om hun dagelijkse bedrijfspost te verwerken. Zo’n machine zou ervoor zorgen dat medewerkers sneller het grote volume aan post kunnen verwerken en dat zonder gebruik te maken van postzegels. Maar is een frankeermachine wel degelijk de meest efficiënte manier van postverwerking? En hoe kan externe postverwerking een meerwaarde bieden? We leggen het u in deze blog graag uit.

FRANKEERMACHINE: SNELLER OF TIJDROVEND?

Ondanks de digitalisering maken veel bedrijven nog steeds gebruik van klassieke post, bijvoorbeeld voor het versturen van facturen, direct mailings en aanmaningsbrieven. Om deze hoeveelheid post te verwerken, maken ze gebruik van een frankeermachine. Zo’n machine kan post op een snellere manier zendklaar maken dan manuele postverwerking en frankeert automatisch de post volgens volume en gewicht. Maar er zijn wel degelijk enkele nadelen verbonden aan deze frankeermachine. Zo heeft u bijvoorbeeld nog steeds medewerkers nodig om de post door de frankeermachine te halen, een tijdrovende taak die uw werknemers van hun kerntaken weerhoudt. Niet echt de meest efficiënte manier van werken, toch?

Externe postverwerking kan hier een oplossing voor bieden. Uw medewerkers hoeven enkel de dagelijkse post klaar te zetten waarna het externe postbedrijf deze op een afgesproken tijdstip komt ophalen. Het postbedrijf neemt het hele postverwerkingsproces van u over en bezorgt de verwerkte post aan Bpost voor distributie. Uw werknemers kunnen zich concentreren op de core business van uw bedrijf en uw post wordt op een professionele manier verwerkt en bezorgt. Efficiënter kan haast niet.

BESPAREN OP DE JUISTE MANIER

De frankeermachine kan dan wel grote volumes post verwerken en frankeren, maar daar zijn natuurlijk ook kosten aan verbonden. Zo’n machine is geen goedkope uitgave want er komt heel wat bij kijken. Zo moet u budget voorzien voor de leasing, het onderhoud en de nodige materialen zoals inkt en enveloppen. Daarnaast rekent een frankeermachine u steeds standaard posttarieven aan en houdt geen rekening met volumekortingen. Als u deze optelsom maakt, komt u al gauw aan een stevige uitgave.

Externe postverwerking kan ervoor zorgen om deze grote bedrijfsuitgave een stuk te reduceren zodat u uw budget efficiënter kan inzetten. We denken dan bijvoorbeeld aan projecten die tot de kernactiviteit van uw bedrijf behoren. Een externe postpartner kan uw bedrijfspost aan een voordelig tarief verwerken en frankeren. Dit omdat het post verzamelt van verschillende bedrijven en daardoor volumekortingen kan hanteren. Bovendien neemt het postbedrijf de onderhoudskosten en dergelijke voor haar rekening. Wanneer u kiest voor externe postverwerking, bespaart u dus zowel op tijd als op uitgaven.

POSTVERWERKING ZONDER ZORGEN

Het spreekt dus voor zich dat externe postverwerking u heel wat zorgen bespaart. Uw bedrijfspost wordt professioneel verwerkt en bedeeld en dat voor een mooi prijsje. Maar sommige externe postbedrijven, zoals Easypost, gaan zelfs een stukje verder in deze ontzorging van uw postverwerking. Zo bestaat er bijvoorbeeld de mogelijkheid om uw post digitaal aan uw postpartner te bezorgen voor druk en verwerking. 

Externe postverwerkingsbedrijven houden ook steeds de vinger aan de pols op vlak van innovatie en duurzaamheid. Op die manier zijn ze op de hoogte van de nieuwste technologieën en kunnen ze u steeds een op maat gemaakte postservice bieden.

Een frankeermachine is dus wel degelijk een handige tool om uw bedrijfspost te verwerken, maar het kan een stuk efficiënter en goedkoper. Externe postverwerking biedt u de mogelijkheid om uw inspanningen en uitgaven beter af te stemmen op uw core business zonder in te boeten op kwalitatieve postverwerking. Meer nog, u kan met een gerust hart uw bedrijfspost uit handen geven en focus behouden waar nodig.