FRANKEERMACHINES: GROTE KOSTEN, WEINIG RESULTAAT

Bedrijven hebben vaak heel wat uitgaande post te verwerken, denk bijvoorbeeld aan het versturen van facturen, aanmaningsbrieven, nieuwsbrieven, loonfiches of direct mails. Het verwerken van deze berg post is dan ook een langdurig en omslachtig proces. Een frankeermachine biedt al een hele verbetering tegenover het manuele plakken van een postzegel, maar is verre van de ideale oplossing voor de uitgaande postverwerking van uw bedrijf. Het kan er zelfs voor zorgen dat die postverwerking helemaal stil komt te vallen. We lichten het u even verder toe.

Werking frankeermachine
Laten we beginnen bij het begin: hoe gebruikt u zo’n frankeermachine nu juist? Wel, u heeft steeds de keuze om een frankeermachine aan te kopen of te huren bij een gecertificeerde verdeler. Eens u de machine in uw bezit heeft, kan u ermee aan de slag. Afhankelijk van het volume van uw uitgaande post, laadt u maandelijks een frankeertegoed op. Op het moment dat u uw post verzendklaar wil maken, geeft u in de frankeermachine aan over welk type post het gaat (bijvoorbeeld aangetekende zendingen, binnenlandse post, internationale post of pakketpost) zodat de machine het juiste bedrag frankeert. De frankeermachine weegt vervolgens uw zending en bepaalt op basis van al deze informatie over welk standaardtarief het gaat. Na het frankeren bezorgt u de uitgaande post aan uw postverdeler.

Verlies van kostbare tijd
U kan zich dus wel inbeelden dat het voorbereiden van uw uitgaande post een tijdrovende taak is, zelfs met de hulp van een frankeermachine. Het is dan wel een sneller proces dan het manuele postzegels kleven, maar u moet nog steeds medewerkers voorzien om alle poststukken door de frankeermachine te laten behandelen en te frankeren. De tijd die uw werknemers nodig hebben om de postverzending klaar te maken, gaat steeds ten koste van andere taken die meer met uw core business te maken hebben.

Daarnaast bent u volledig afhankelijk van de frankeermachine om uw post te verzenden. In geval van een technisch probleem met de machine kan u dus geen post meer frankeren noch verzenden. U moet wachten op technische hulp, met als gevolg dat belangrijke post als facturen en aanmaningen niet tijdig de deur uit kunnen.

Een hoog kostenplaatje
Het grootste minpunt bij het gebruiken van een frankeermachine om uw post te verwerken, is de hoge kosten die aan het toestel verbonden zijn. Een frankeermachine aankopen of zelfs huren kost al gauw een stevige duit. Daar moet u eveneens de jaarlijkse kost van een onderhoudscontract bij rekenen, net als de aankoop van de nodige inktpatronen en etiketten. Op de koop toe rekenen sommige leveranciers een extra kost aan wanneer u te vaak per maand frankeertegoed op de frankeermachine oplaadt. Tel deze verborgen kosten samen en dan komt u toch aan een erg grote uitgave. Niet alle bedrijven beschikken over dergelijk budget waardoor ze op zoek moeten naar een andere oplossing voor hun postverwerking. Zeker omdat er ook nog de ‘menselijke’ kost moet bijgeteld worden, want naast de kosten van de frankering en de machine zelf, moet ook het loon van het verwerkend personeel betaald worden.

Daarnaast werkt een frankeermachine met standaard posttarieven waarbij geen rekening gehouden wordt met het volume van uw uitgaande post. Dit betekent dat u met zo’n machine niet kan genieten van specifieke kortingen of volumevoordelen. Bovendien kunnen er ook menselijke fouten gebeuren in het proces. Het komt geregeld voor dat de frankerings-instellingen van de vorige zending niet worden aangepast naar de nieuwe zending, en dat er of te veel (onnodige meerkost) of te weinig (grote kans op terugkerende post, dus zowel tijdsverlies als extra kosten) gefrankeerd wordt.

Het aankopen of huren van een frankeermachine kan op het eerste zicht een goede investering lijken, maar biedt eigenlijk weinig meerwaarde aan een veel te hoge prijs. Het uitbesteden van uw postverwerking kan in dat geval een mooi alternatief zijn. Geen verborgen hoge kosten meer en een volledige ontzorging van uw postverwerking waardoor uw medewerkers geen kostbare tijd meer verliezen. Zo kunnen ze zich concentreren op de kernactiviteiten van uw onderneming met een verhoging van de productiviteit als kers op de taart.

Benieuwd naar hoe Easypost uw postverwerking kan ontzorgen? Neem dan snel contact met ons op voor een aanpak op maat!