WANNEER IS HET INTERESSANT OM UW POSTVERWERKING UIT TE BESTEDEN?
Ondanks de huidige digitalisering en de verschuiving naar papierloze kantoren, versturen de meeste bedrijven nog steeds heel wat klassieke post. Denkt u maar aan het uitsturen van facturen, direct mailings, nieuwsbrieven, officiële documenten en aanmaningsbrieven. Daarnaast worden er ook steeds meer pakketten verstuurd. Het verwerken van al deze uitgaande en inkomende post vraagt heel wat tijd, geld en mankracht.
WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN HET UITBESTEDEN VAN UW POSTBEDELING?
Als uw bedrijf elke dag een gigantische berg aan post te verwerken heeft, kan het uitbesteden van uw postverwerking misschien wel een goede oplossing zijn. Een ervaren postverwerkingsbedrijf zorgt voor een volledige ontzorging van uw bedrijfspost, van ophaling tot het verzenden van de poststukken. U kan zich dus met een gerust hart focussen op de kernaspecten binnen uw onderneming.
Natuurlijk zijn er nog andere redenen waarom het interessant kan zijn om uw externe postbedeling uit handen te geven aan een externe postservice. In dit artikel lichten we enkele situaties toe waarin een volledige ontzorging van uw postverwerking uw bedrijf kan verbeteren.
Anticiperen op schommelingen in de hoeveelheid post
De te versturen hoeveelheid post is voor de meeste bedrijven geen constante. Het ene moment krijgt u een gigantische hoeveelheid post te verwerken, het andere moment is er bijna niets. Deze wisselingen in volume van post hebben vaak te maken met specifieke tijdstippen tijdens de week of met bepaalde momenten per maand, bijvoorbeeld bij het verzenden van facturen en loonbrieven op het einde van de maand. Voor direct mailings, folders en brochures kunnen de schommelingen dan weer te maken hebben met de seizoenen of cyclische trends van de markt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan winter- en zomercollecties of het begin van het schooljaar.
Voor veel bedrijven is het omgaan met deze voortdurende wisselingen in postvolumes een hele uitdaging. Er moet immers steeds voldoende personeel aanwezig zijn én u moet over de nodige apparatuur beschikken om de post tijdig te kunnen verwerken. Het uitbesteden van uw postverwerking kan hier een geschikte oplossingen voor zijn. Een professioneel postverwerkingsbedrijf heeft de nodige middelen in huis om de pieken in uw postverwerking op te vangen, aangezien uw te verzenden post mee opgenomen wordt in het grotere geheel.
Postverwerking optimaliseren en afstemmen op uw behoeften
In veel bedrijven verloopt de verzending van facturen, folders, brieven en pakketten niet erg vlot. Het verwerkingsproces, dit wil zeggen het sorteren, onder omslag steken, frankeren en uiteindelijk verzenden, duurt vaak te lang en de kans op fouten is bijzonder groot. In de meeste gevallen hebben de werknemers naast de verantwoordelijkheid voor de postverwerking ook andere taken en zijn ze weinig gemotiveerd om het proces van postverwerking te optimaliseren.
Het ontzorgen van uw postverwerking door een expert ter zake garandeert u een snellere en efficiëntere postverwerking. Zo’n extern postverwerkingsbedrijf beschikt tenslotte niet alleen over de nodige knowhow en middelen, maar neemt ook uw huidige postverwerking onder de loep om te kijken waar de knelpunten zitten. Na een grondige evaluatie zoekt het postverwerkingsbedrijf een oplossing die het best aansluit bij de behoeften van uw organisatie.
Ook met het oog op de digitale toekomst kan u rekenen op de expertise van uw externe postservice. Ze houden steeds de vinger aan de pols en zijn op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen op vlak van postverwerking. Denkt u bijvoorbeeld aan de komst van de digitale aangetekende zending of systemen die de post niet alleen klaarmaken voor verzending, maar bijvoorbeeld instaan voor het volledige traject van digitale aanlevering tot fysieke bezorging bij uw klant of partner.
Uitgaven efficiënter beheren met oog op bedrijfsgroei
Kostenbesparing zonder in te boeten op efficiëntie en bedrijfsgroei. Dat is een vraagstuk waar heel wat bedrijven zich tegenwoordig het hoofd over breken. Daardoor is er een alsmaar groeiend besef dat alle taken in-house uitvoeren niet de beste manier van werken is. Het kost handenvol geld dat beter elders in het bedrijf geïnvesteerd zou worden. U moet tenslotte het nodige personeel aanwerven en opleiden, net als de juiste apparatuur en middelen (frankeermachines, vouwmachines, enveloppen, …) aankopen.
Uitbesteding van de ondersteunende taken van uw bedrijf, zoals bijvoorbeeld de ontzorging van uw postverwerking, kan dan een geschikte oplossing zijn. U hoeft zelf geen machines en materiaal te voorzien en u kan mensen aanwerven voor taken die rechtstreeks te maken hebben met de essentie van uw organisatie. Een extern postverwerkingsbedrijf is op de koop toe in staat om u scherpere tarieven aan te bieden voor een snellere en meer efficiënte postverwerking, gezien de gecombineerde klanten van uw partner zorgen voor een groter volume. Hierdoor dalen de algemene verwerkingskosten en de verzendingskosten van alle klanten van de partner. U bespaart dus niet alleen op resources, maar ook nog eens op uw factuur.
Productiviteit verbeteren
We haalden het al even aan, bedrijven staan steeds meer stil bij hun werking en de mogelijkheid om de productiviteit (en het rendement) te verhogen. Time is money, en die tijd kan dus maar beter zo efficiënt mogelijk ingezet worden. Het is mede om die reden dat outsourcing van ondersteunende activiteiten zoals postverwerking aan populariteit wint. Niet alleen door het positieve kostenplaatje zoals hierboven beschreven, maar ook om zo een betere focus op de core business te kunnen behouden. Hoe minder werknemers zich moeten bezighouden met postverwerking en postbedeling, hoe meer aandacht er kan besteed worden aan zaken die rechtstreeks bijdragen tot bedrijfsgroei en een hoger rendement. Dat terwijl uw bedrijfspost op vakkundige manier verwerkt en verzonden wordt.
Ondernemen is investeren, maar enkel door op de juiste manier te investeren, kan uw bedrijf uitgroeien tot een waar succesverhaal. Outsourcing van uw postverwerking kan een eerste stap in de goede richting zijn.
