Wanneer is het interessant om je postverwerking uit te besteden?
Ondanks de digitalisering en verschuiving naar papierloze kantoren versturen de meeste bedrijven nog altijd heel wat klassieke post: facturen, direct mailings, nieuwsbrieven, officiële documenten, aanmaningsbrieven ... Maar ook almaar meer pakketten. Het verwerken van al die post vraagt heel wat tijd, geld en mankracht.
Heeft je bedrijf elke dag een gigantische berg aan post te verwerken? Dan kan je postverwerking uitbesteden zeker een goed idee zijn. Een ervaren postverwerkingsbedrijf ontzorgt je compleet: van het ophalen tot het verzenden van poststukken. Zo kan jij je met een gerust hart focussen op de kernaspecten van je onderneming. Maar er zijn nog redenen waarom het interessant kan zijn om je post door een externe postservice te laten verwerken. We overlopen enkele cruciale argumenten:
Anticiperen op schommelingen in de hoeveelheid post
Bij de meeste ondernemingen schommelt de te versturen hoeveelheid post. Het ene moment krijg je een enorme hoeveelheid post te verwerken, het andere moment is er bijna niets. Het volume post wisselt vaak naargelang het moment van de week of de maand. Bijvoorbeeld wanneer je op het einde van de maand massaal facturen en loonbrieven verzendt. Het aantal te verzenden direct mailings, folders en brochures kan dan weer schommelen volgens de seizoenen of cyclische trends van de markt. Denk bijvoorbeeld aan winter- en zomercollecties of het begin van het schooljaar.
Voor veel bedrijven is het omgaan met die voortdurende wisselingen in postvolumes een hele uitdaging. Er moet immers altijd genoeg personeel aanwezig zijn én je moet over de nodige apparatuur beschikken om de post tijdig te verwerken.
Je postverwerking uitbesteden kan daar dan een geschikte oplossing voor zijn. Een professioneel postverwerkingsbedrijf heeft namelijk de nodige middelen in huis om de pieken in je postverwerking op te vangen, aangezien je te verzenden post bij de externe partner deel uitmaakt van een groter geheel.
Postverwerking optimaliseren, volgens je noden
In veel ondernemingen verloopt de verzending van facturen, folders, brieven en pakketten niet zo vlot als ze zouden wensen. Het proces duurt vaak lang, met een erg grote kans op fouten. Meestal hebben de werknemers immers meer taken dan alleen de postverwerking. Ze zijn ook niet altijd even gemotiveerd om het proces te optimaliseren.
Een extern postverwerkingsbedrijf focust daarentegen compleet op je postverwerking. Daarbij neemt het je huidige proces onder de loep om te kijken waar de knelpunten zitten. Na een grondige evaluatie zoekt het dan de oplossing die het best aansluit bij de behoeften van je organisatie. Voor een gegarandeerd snelle, efficiënte én correcte postverwerking.
Altijd mee zijn met de laatste digitale innovaties
Met je externe postservice blijf je ook helemaal mee met de digitale toekomst. Hij houdt de vinger aan de pols en is op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen op het vlak van postverwerking. Denk bijvoorbeeld aan de komst van de digitale aangetekende zending of aan systemen die de postverwerking voor jou helemaal digitaliseren.
Uitgaven efficiënter beheren voor bedrijfsgroei
En dan is er nog dat grote vraagstuk waarover heel wat bedrijven zich het hoofd breken: hoe kan je kosten besparen zonder aan efficiëntie en bedrijfsgroei in te boeten? Almaar meer ondernemingen beseffen dat alle taken in-house uitvoeren niet de beste manier van werken is. Het kost handenvol geld. Dat budget investeer je liever elders in het bedrijf. Je moet tenslotte het nodige personeel aanwerven en opleiden, net als de juiste apparatuur en middelen (frankeermachines, vouwmachines, enveloppen …) aankopen.
De ondersteunende taken van je bedrijf, zoals je postverwerking, uitbesteden kan dan een geschikte oplossing zijn. Je hoeft zelf geen machines en materiaal te voorzien en je kan mensen aanwerven voor taken die rechtstreeks met de essentie van je organisatie te maken hebben.
Een extern postverwerkingsbedrijf kan op de koop toe scherpere tarieven aanbieden voor een snellere en efficiëntere postverwerking, gezien de gecombineerde klanten voor een groter volume zorgen. Daardoor dalen de verwerkings- en verzendingskosten van al die klanten. Je bespaart dus niet alleen op resources, maar ook nog eens op je factuur.
Productiviteit verbeteren
We haalden het al even aan: bedrijven staan steeds meer stil bij hun werking en de mogelijkheid om hun productiviteit (en rendement) te verhogen. Time is money, en die tijd kan je dus maar beter zo efficiënt mogelijk inzetten. Ook daarom wint outsourcing van ondersteunende activiteiten zoals postverwerking aan populariteit. Omdat je zo ook meer op je corebusiness kan focussen.
Hoe minder werknemers zich moeten bezighouden met postverwerking en postbedeling, hoe meer aandacht ze kunnen besteden aan zaken die rechtstreeks bijdragen tot bedrijfsgroei en een hoger rendement. Dat terwijl wij je bedrijfspost vakkundig verwerken en verzenden.
Ondernemen is investeren, maar alleen door op de juiste manier te investeren, kan je bedrijf uitgroeien tot een waar succesverhaal. Je postverwerking outsourcen is een eerste stap in de goede richting.
Benieuwd hoe we je postverwerking optimaliseren?
