WAT ZIJN DE NADELEN VAN EEN COUVERTEERMACHINE?
Bedrijven die nog altijd traditionele postverzending gebruiken voor bijvoorbeeld facturen, officiële documenten, aanmaningsbrieven en direct mailings, beschikken over een uitgeruste postkamer. Voor het verwerken van zo’n berg dagelijkse post hebben ze immers allerlei machines nodig, zo ook de couverteermachine of omslagvulmachine. Deze machines mogen dan wel het manuele postverwerkingsproces een tikje versnellen, ze bezitten ook heel wat minpunten. In deze blog geven we u graag een overzicht van de verschillende nadelen van een couverteermachine en vertellen we u hoe u deze valkuilen kunt vermijden.
Risico op fouten en defecten
De couverteermachine kan een handig hulpmiddel zijn voor het verwerken van uw bedrijfspost, maar zorgt eveneens voor een vergroot risico op fouten. De machine wordt steeds bediend door een werknemer die verantwoordelijk is voor het correct instellen en vullen van de machine. Een menselijke fout is snel gemaakt, maar kan ernstige gevolgen hebben voor de werking van de machine.
Bovendien is er altijd kans op storingen of defecten van de omslagvulmachine, wat de flow van uw dagelijkse postverwerking ernstig kan verstoren of vertragen. Dit heeft dan ook een rechtstreekse impact op uw postverzending omdat brieven niet tijdig kunnen verzonden worden.
Verhoogde kosten
Natuurlijk komen er ook heel wat kosten kijken bij het gebruik van een couverteermachine. U staat immers niet alleen in voor de aankoop van de machine, maar ook het onderhoud en de nodige herstellingen drijven het kostenplaatje van uw postverwerking op. Op de koop toe beschikken niet alle omslagvulmachines over de optie om brieven te vouwen, en moet u dus ook een vouwmachine aankopen of de nodige werkkrachten voorzien om alle uitgaande bedrijfspost manueel te vouwen. Tot slot heeft u ook de nodige enveloppen nodig, iets wat ook een extra kost met zich meebrengt. Als u een berekening maakt van deze extra voorzieningen, dan komt u al snel op een aardige som voor het onder omslag steken van uw dagelijkse post.
Ook willen we u erop wijzen dat na het couverteren van alle brieven, u deze ook nog dient te frankeren met uw frankeermachine. Dit betekent opnieuw een stevige hap uit uw postbudget.
Verlies van kostbare werkuren
Helaas werken couverteermachines niet volledig automatisch en moeten ze bediend worden door een werknemer. Het is een tijdrovende job om telkens de machine op de juiste instellingen klaar te zetten, een oogje in het zeil houden voor mogelijke storingen en het aan- en afvoeren van alle bedrijfspost. Het verlies van kostbare werktijd kan een negatieve impact hebben op de efficiëntie en bijgevolg de groei van uw bedrijf.
De oplossing? Het uitbesteden van uw postverwerking aan een ervaren postpartner. U vermijdt niet alleen bovenstaande nadelen, maar betaalt maandelijks een vast bedrag en geniet van verschillende financiële en organisatorische voordelen. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over uw postverwerking en kunt focussen op uw core business.
Nieuwsgierig naar wat het uitbesteden van uw postverwerking kan betekenen voor uw bedrijf? Neem dan snel contact op met Easypost! We bekijken samen met u de verschillende mogelijkheden voor een efficiënte en zorgeloze verzending van uw dagelijkse bedrijfspost.
