DE NADELEN VAN EEN FRANKEERMACHINE
Met uitzondering van enkele kleine organisaties doen bedrijven tegenwoordig nog maar weinig aan manuele postverzending in een postkamer. Steeds vaker maken bedrijven gebruik van frankeermachines.
Deze toestellen kunnen tenslotte een groot volume brievenpost aan een snel tempo verwerken en frankeren. Maar er is ook een keerzijde aan de medaille, want frankeermachines hebben enkele niet te onderschatten nadelen. We zetten ze graag voor u op een rijtje, zo beschikt u over alle informatie om de beste keuze te maken voor uw postverwerking.
Stevig kostenplaatje
Een frankeermachine mag dan wel handig zijn om sneller bedrijfspost te verwerken, het kost ook veel geld. U staat immers niet alleen zelf in voor de aankoop of leasing van een dergelijk toestel, u moet ook het onderhoud, de inkt en ander materiaal bekostigen. Daarnaast wordt de betaling voor het frankeergeld uitgevoerd via een voorfinanciering, die telkens bijgevuld moet worden wanneer uw krediet op is.
Verlies van kostbare tijd
Een ander belangrijk nadeel van frankeermachines is dat ze niet volledig geautomatiseerd werken. Dit betekent dat u nog steeds personeel moet voorzien om de machine te bedienen en de post erdoor te halen. Dat heeft als gevolg dat de werknemer in kwestie heel wat kostbare tijd verliest. Tijd die efficiënter besteed kon worden aan taken die beter aansluiten bij uw core business.
Kans op fouten
Bij het bedienen van de frankeermachine kunnen er nog zaken verkeerd lopen. Zo kan het gebeuren dat een medewerker een heleboel brieven moet frankeren aan een bepaald tarief en achteraf vergeet om de machine correct af te sluiten. Dit betekent dat de volgende werknemer die brieven frankeert dat misschien aan de verkeerde tarieven doet.
Geen volumekorting
Een gebrek aan flexibele tarieven en volumekortingen is eveneens een groot minpunt aan het gebruik van een frankeermachine. Het maakt niet uit hoeveel post je dagelijks verwerkt en frankeert, er worden steeds dezelfde standaard tarieven aangerekend. U haalt er met andere woorden dus geen enkel financieel voordeel uit, wat bij een externe postpartner wel het geval is.
Risico op defecten
Tot slot is er nog het risico op defecten en storingen die gepaard kunnen gaan met het gebruik van een frankeermachine. In geval van een defect aan uw machine, zal u alle postverzending noodgedwongen moeten stopzetten tot de storing is opgelost. Dit impliceert een verstoorde bedrijfspost, wat grote gevolgen kan hebben indien het gaat om belangrijke officiële documenten, facturen of aanmaningsbrieven.
Neemt u liever geen enkele van deze risico’s, dan kan u steeds kiezen voor het gedeeltelijk of volledig uit handen geven van uw postverwerking. U geniet in dat geval van volumekortingen, specifieke tarieven en u hoeft geen enkele onderhoudskost meer zelf te financieren. Bovendien kunnen uw medewerkers zich volledig toeleggen op de kerntaken van uw bedrijf zonder het verliezen van kostbare tijd.
Bent u nieuwsgierig naar wat EasyPost kan betekenen voor uw postverwerking? Neem dan snel contact op! We helpen u met veel plezier in het organiseren en optimaliseren van de meest efficiënte postverzending.
