UITGAANDE POST EFFICIËNTER VERWERKEN IN 5 STAPPEN
Ondanks de komst van verschillende moderne en digitale communicatiemiddelen versturen bedrijven nog steeds klassieke post. Het verwerken van die berg officiële documenten, facturen en aanmaningsbrieven kost hen helaas heel wat tijd en geld, middelen die ze beter kunnen inzetten voor de kerntaken van hun business. Het Centre for Economics and Business Research Ltd, kortweg Cebr genoemd, publiceerde enkele jaren geleden zelfs een rapport waarin staat dat bedrijven gemiddeld zo’n 5400 miljoen euro kunnen besparen door bepaalde print functies uit te besteden. Dit geldt ook voor het afdrukken van uitgaande bedrijfspost.
Om uw uitgaande post efficiënter en voordeliger te verwerken, kan u beroep doen op het outsourcen van uw bedrijfspost. Bij Easypost ontwikkelden we bijvoorbeeld EasyPrint, een oplossing voor een efficiënte postverwerking waarbij u enkele taken, zoals het afdrukken van uw post, uit handen geeft. In deze blog overlopen we de 5 stappen die uw post doorloopt in een dergelijk postverwerkingsproces.
1. Controleer de juiste verzendinformatie
Dit klinkt vanzelfsprekend, maar is een cruciale stap in het efficiënt verwerken van uw uitgaande post. Documenten kunnen bij foutieve verzendinformatie immers bij de verkeerde persoon terechtkomen of zelf teruggestuurd worden. Aangezien het in de meeste gevallen gaat om belangrijke documenten of betalingsgegevens, kan dat zeer onaangename gevolgen hebben voor zowel uw bedrijf als voor de ontvanger. Het is dan ook belangrijk dat u steeds beschikt over een klantenbestand dat up-to-date is.
2. Selecteer de juiste documenten en kies de geschikte lay-out
De volgende stap in dit postverwerkingsproces is het selecteren van de juiste documenten om te versturen. Vervolgens komt de lay-out van uw documenten en omslagen aan de beurt. U kan ook steeds wijzigingen aanbrengen in uw huisstijl. In dat geval hoeft u enkel het eindresultaat te bezorgen aan uw outsourcingpartner.
3. Extern postbedrijf ontvangt uitgaande post
Na het selecteren van de te versturen documenten en de keuze in lay-out, verstuurt u ze via een digitaal systeem naar uw postpartner. Deze ontvangt uw uitgaande post steeds in een beveiligde omgeving. Dit wil zeggen dat het hele verwerkingsproces in-line verloopt en geen enkele medewerker toegang heeft tot de inhoud van uw uitgaande post.
4. Verwerken van de uitgaande post door outsourcingspartner
Wanneer het postbedrijf uw uitgaande post ontvangen heeft, begint de postverwerking. De documenten worden zorgvuldig en in een enkele flow afgedrukt, onder omslag gestoken en gefrankeerd.
5. Post wordt geleverd bij provider voor aflevering
Tot slot zal uw uitgaande post afgeleverd worden bij de post provider, bpost, voor bezorging aan de bestemmeling.
U bespaart door de outsourcing van deze stappen heel wat kosten en tijd. U heeft immers geen medewerkers meer nodig voor het behandelen van uw bedrijfspost en uw printkosten dalen aanzienlijk. Daarnaast hoeft u niet langer meer in te staan voor de aankoop en onderhoud van een frankeermachine, de aankoop van omslagen, enzovoort. Bovendien kan u met een efficiënte postverwerkingsmethode als deze ook profiteren van gunstige print- en verzendtarieven aangeboden door uw postpartner.
Wenst u meer te weten over hoe u uw uitgaande post efficiënter kan verwerken met een oplossing zoals EasyPrint? Of bent u op zoek naar een ervaren postpartner om uw bedrijfspost te verwerken en verzenden? Neem dan gauw contact op met ons! Onze consultants bekijken graag met u de verschillende mogelijkheden om uw uitgaande post zo efficiënt mogelijk te verwerken.
