WAAROM ALS BEDRIJF UW POSTVERWERKING UITBESTEDEN?

Ondanks de opkomst van innovatieve digitale oplossingen maken heel wat bedrijven nog steeds gebruik van de klassieke postverwerking. Dagelijks versturen ze nog talloze documenten en pakketten naar klanten, werknemers en andere partijen.

Het gaat vaak over communicatie die niet over het hoofd gezien mag worden of die gevoelige informatie bevat. Met andere woorden, documenten die niet geschikt zijn voor e-mailverkeer met spamfilters en een overvolle inbox.

Zo’n grote hoop post verwerken op dagelijkse basis is echter een zeer tijdrovende job die niet altijd even efficiënt verloopt. Het uitbesteden van uw postverwerking aan een expert ter zake kan dan de ideale oplossing zijn. Nog niet helemaal overtuigd? Lees in deze blog meer over de verschillende redenen waarom u als bedrijf beter uw postverwerking uitbesteedt. 

Toenemend of wisselend volume aan uitgaande post

Een belangrijke reden om uw postverwerking uit te besteden aan een professionele partner is een toenemend of wisselend volume in uw dagelijkse uitgaande bedrijfspost. Wanneer uw bedrijf het goed doet en steeds meer groeit tot een succesvolle onderneming, is de kans groot dat ook uw uitgaande post mee evolueert. Het gevolg? Uw postkamer kan de hoeveelheid te verwerken post niet meer aan.

Of misschien heeft uw bedrijf te maken met een wisselend volume in uitgaande post? Denkt u bijvoorbeeld aan sectoren die onderhevig zijn aan bepaalde seizoenstrends of specifieke perioden van het jaar.

In beide gevallen biedt het uitbesteden van uw postverwerking de perfecte oplossing. U hoeft zelf geen extra investeringen meer te doen voor uw postverwerking, uw postpartner ontzorgt uw bedrijf van het hele postverwerkingsproces.

Lagere foutmarge bij frankeren

Daarnaast is de kans op fouten bij het manuele postverwerkingsproces in uw bedrijf zeer groot. Grote postvolumes laten verwerken door uw werknemers, van sorteren tot frankeren, en dat tegen een strakke deadline, is vragen om een hoge foutmarge.

Wanneer u uw postverwerking uit handen geeft aan een ervaren postpartner, verlaagt deze marge beduidend en kan u er zelfs voor zorgen dat fouten in postverwerking verleden tijd zijn. Een professioneel postverwerkingsbedrijf staat er immers op om elk document of pakket zo efficiënt en snel mogelijk te verwerken en tot bij de ontvanger te krijgen.

Meer focus op kernactiviteiten van uw bedrijf

Het opzetten van een interne postkamer vergt niet alleen de juiste infrastructuur en materialen, maar ook het nodige personeel. Een vrij dure aanpak voor het bemannen van een louter ondersteunende dienst binnen uw bedrijf, niet?

Het uitbesteden van uw uitgaande postverwerking kan ook hier de geschikte oplossing voor zijn. U hoeft niet meer te investeren in ondersteunend personeel, maar kunt uw resources gebruiken voor het uitvoeren van de kernactiviteiten van uw bedrijf.

Efficiënte postverwerking door expertise

Net omdat postverwerking niet meteen deel uitmaakt van uw core business, is het ook niet altijd mogelijk om voortdurend op de hoogte te blijven van nieuwigheden binnen de postsector. U voert uw manuele postverwerking uit zoals u dat altijd gedaan heeft, maar dat is misschien niet de meest efficiënte manier van werken. Of misschien botsten uw postverwerkers regelmatig op bepaalde problemen die maar niet opgelost raken?

In zee gaan met een professioneel postbedrijf die de uitgaande postverwerking van uw bedrijf van u overneemt, kan dan een goed idee zijn. Deze partner heeft immers heel wat expertise en kennis in huis om elk probleem omtrent het verwerken van uw post in no time het hoofd te bieden. Daarnaast houdt het bedrijf steeds de vinger aan de pols inzake innovaties in de postsector. U kunt uw bedrijfspost dus met een gerust hart overlaten aan de expert ter zake.

Gunstigere tarieven

Manuele postverwerking in uw postkamer gebeurt meestal aan de hand van een frankeermachine die alle uitgaande post frankeert voor verzending. Een dergelijke machine kost helaas niet alleen handenvol geld, maar frankeert ook steeds aan standaardtarieven en houdt hierbij geen rekening met het dagelijks postvolume. Of misschien maakt u reeds gebruik van de postverwerking van bpost, en betaalt u bijgevolg heel wat verwerkingskosten.

Uitbesteding van uw postverwerking aan een externe postpartner kan u ook op financieel vlak heel wat opbrengen. Uw post wordt in dat geval niet alleen gefrankeerd aan voordelige tarieven door het dagelijks te verwerken postvolume, u wordt in heel wat gevallen ook vrijgesteld van de verwerkingskosten 

Meer controle over budget

Tot slot willen we ook meegeven dat door het uitbesteden van uw uitgaande postverwerking u meer controle en inzicht heeft in uw maandelijkse postuitgaven. Uw postpartner voorziet immers elke maand een gedetailleerde factuur van alle verwerkte bedrijfspost en bijbehorende uitgaven. U kunt zelfs kiezen voor het opsplitsen van uw facturen in verschillende kostencenters, om zo een onderscheid te maken tussen de verschillende afdelingen binnen uw bedrijf. Dit is niet alleen handig om een duidelijk overzicht te bewaren over uw budgetten, maar ook een goed hulpmiddel voor uw boekhouding.

Het uitbesteden van de postverwerking kan voor bedrijven dus heel wat voordelen betekenen en de efficiëntie van de interne werking bevorderen.

Wenst u meer te weten over het uitbesteden van uw postverwerking en welke mogelijkheden er beschikbaar zijn? Neem dan snel contact op met Easypost. Onze consultants geven u graag meer toelichting over de mogelijke oplossingen voor uw uitgaande bedrijfspost.