WAAR MOET U OP LETTEN BIJ HET UITBESTEDEN VAN UW POSTVERZENDING?

Steeds meer bedrijven opteren voor het uitbesteden van hun postverzending. Logisch, want dergelijke ondersteunende diensten vergen veel tijd en energie die beter gebruikt kunnen worden bij het uitvoeren van de kernactiviteiten van de onderneming. Nu, wanneer u ervoor kiest uw postverzending uit handen te geven en op zoek gaat naar een geschikte partner hiervoor, zijn er enkele zaken waar u best rekening mee houdt. We sommen de belangrijkste aandachtspunten even voor u op.

DE JUISTE PARTNER IN POSTVERZENDING

Dit spreekt natuurlijk voor zich, maar is toch de moeite waard om aan te halen. Al te vaak maken bedrijven een overhaaste keuze en staan ze niet stil bij alle aspecten van de outsourcing. U doet er dan ook goed aan om voldoende informatie te vergaren. De keuze van de juiste externe postpartner is namelijk onlosmakelijk verbonden met enkele belangrijke pijlers:

• Ervaring, expertise en tevreden klanten

Zoals dat geldt in alle sectoren, is de nodige ervaring met postverzending een absolute must. Een postbedrijf dat enkele jaartjes en heel wat tevreden klanten op de teller heeft staan, kent de core business en kan op een professionele manier oplossingen bieden voor tal van vragen. Of het nu gaat over het verzenden van pakketten, het verzorgen van digitale aangetekende zendingen of meerdere postophalingen per dag.

• Klantgerichtheid en mogelijkheid tot meedenken

Elke klant heeft zijn eigen noden en vragen. Het is dan ook belangrijk dat uw postpartner steeds te uwer beschikking staat en meedenkt over hoe de postverwerking en -verzending voor uw bedrijf geoptimaliseerd kan worden.

• Snelheid en flexibiliteit

Een groot deel van post binnen bedrijven omvat facturen, aanmaningsbrieven en pakketten met andere woorden poststukken waarbij een tijdige levering belangrijk is. Wanneer u op zoek gaat naar een geschikte postpartner zijn snelheid en flexibiliteit dus belangrijke factoren. Een postbedrijf dat deze pijlers hoog in het vaandel houdt, heeft een streepje voor op de concurrentie.

• Kosten en voordelen

Het is geen verrassing dat de kostprijs van de outsourcing en mogelijke voordelen ook een grote rol spelen bij de keuze van een geschikt postverwerkingsbedrijf. U doet er goed aan om het kostenplaatje van verschillende potentiële partners met elkaar te vergelijken. Bepaalde bedrijven rekenen bijvoorbeeld een verwerkingskost en een stevige ophaalkost aan, andere bedrijven zoals Easypost rekenen dan weer geen verwerkingskost aan en verlagen de ophaalkost. Daarnaast bieden sommige postbedrijven volumekortingen.

KIJK VERDER DAN ENKEL KOSTENBESPARING

Dit lijkt vanzelfsprekend, maar al te vaak kiezen bedrijven voor het uitbesteden van hun postverzending louter om kosten te besparen. Nu is het natuurlijk zo dat er bij het verwerken van uw eigen bedrijfspost met een frankeermachine heel wat kosten aan verbonden zijn, maar uitbesteding door een postpartner betekent ook een uitgave. De keuze voor outsourcing van de postverwerking kan u dus beter niet enkel laten afhangen van het kostenplaatje. Uitbesteding bespaart u immers ook tijd en zet in op een efficiëntere manier van post verwerken en verzenden. Bovendien kunnen uw medewerkers zich focussen op de kerntaken van uw onderneming. Het juiste postbedrijf kan u dus een volledige ontzorging van uw postverzending bieden.  

MAKKELIJKE OVERSTAP

Overstappen naar een nieuwe manier van werken, is altijd wat onwennig en wekt vaak heel wat praktische vragen op. Daarom is het belangrijk dat u bij een uitbesteding van uw postverzending rekening houdt bij deze overstapprocedure. Hoe lager de drempel, hoe makkelijker en aangenamer de transitie zal zijn. Een postpartner die u daarbij begeleidt en opvangt, is dan een goede keuze. Bij Easypost hebben we bijvoorbeeld een stappenplan uitgewerkt dat uw overstap van frankeermachine naar externe postverzending makkelijker maakt. Zo hoeft u zich nergens zorgen over te maken.

WEDERZIJDS VERTROUWEN IS KEY

De postverzending, net als andere taken overigens, uit handen geven aan een extern bedrijf kan voor sommige ondernemingen een moeilijke opdracht zijn. Vertrouwen speelt hierbij een belangrijke rol. Enerzijds moet u vertrouwen hebben in de expertise en professionaliteit van uw postpartner en voldoende vrijheid geven. Anderzijds moet de partner u ook voldoende vertrouwen inboezemen door een heldere communicatie en transparantie. Een eenvoudig te gebruiken klantenportaal en een duidelijke facturatie zijn daar mooie voorbeelden van. Wanneer u als klant steeds op de hoogte gehouden wordt, groeit het vertrouwen en wordt de samenwerking naar een hoger niveau getild.

Nieuwsgierig naar wat Easypost voor uw postverzending kan betekenen? Neem dan snel contact met ons op!