UW POSTVERWERKING VEREENVOUDIGEN EN OPTIMALISEREN
Wat een externe postverwerker voor uw bedrijf kan betekenen
Ondanks de opkomst van innovatieve digitale oplossingen maken heel wat bedrijven nog steeds gebruik van de klassieke postverwerking. Dagelijks versturen ze nog talloze documenten en pakketten naar klanten, werknemers en andere partijen.
Het gaat vaak over communicatie die niet over het hoofd gezien mag worden of die gevoelige informatie bevat. Zoals facturen, loonbrieven, aanmaningsbrieven of andere officiële documenten. Met andere woorden, documenten die niet geschikt zijn voor e-mailverkeer in een niet beveiligde omgeving. Daarnaast worden er, mede dankzij het succes van e-commerce, ook steeds meer pakketten verstuurd.
Het verwerken van al deze uitgaande post vraagt op dagelijkse basis heel wat tijd, geld en mankracht. Bovendien verloopt dit proces niet altijd even efficiënt.
Het uitbesteden van uw postverwerking aan een externe partner kan dan wel eens de ideale oplossing zijn. Lees in deze blog waarom u als bedrijf uw postverwerking beter kunt uitbesteden aan een team van experten.
Van in-house naar externe postverwerking
Om bedrijfspost elke dag verzendklaar te maken, investeren bedrijven al jarenlang in een uitgebreide in-house postkamer. Postverwerking omvat immers heel wat taken, zoals het afdrukken, vouwen, onder omslag steken en frankeren van alle te verzenden documenten. Manueel een tijdrovend proces, maar met behulp van enkele postverwerkingsmachines gaat het een stuk sneller.
En toch is een interne postkamer niet de meest efficiënte manier om uw bedrijfspost te verwerken. Zeker als er elke dag een gigantische berg post buiten moet. Het kost heel wat geld, tijd en ruimte. Resources die stuk voor stuk beter ingezet kunnen worden voor de kerntaken van uw bedrijf.
De oplossing is nochtans eenvoudig: externe postverwerking door een expert ter zake. Een professioneel team dat gespecialiseerd is in de volledige ontzorging van uw bedrijfspost, van ophaling en verwerking tot het afleveren van de poststukken bij een partner zoals bpost.
En dat is nu net wat EasyPost dagdagelijks doet voor meer dan 3400 klanten.
Werken met EasyPost: 8 straffe voordelen
Vereenvoudiging van uw postzending
EasyPost biedt een uitgebreide postverwerkingsdienst aan, die u volledig ontzorgt van uw dagelijkse bedrijfspost. U hoeft ons alleen uw post te bezorgen, en wij zorgen voor al de rest. Indien nodig voorzien wij uw documenten ook van omslag, en wordt alles gefrankeerd en afgeleverd bij bpost voor distributie. En wij gaan zelfs nog een stapje verder. Indien u geen ophaling wenst, kunt u ons uw post ook gewoon digitaal bezorgen waarna wij uw documenten voor u afdrukken.
Onze all-in service zorgt dus voor een vereenvoudiging van uw huidige postverwerking zonder daarbij het oog op kwaliteit te verliezen.
Postverwerking optimaliseren
In veel bedrijven verloopt de verzending van facturen, brieven en pakketten niet zo vlot. Het verwerkingsproces, dit wil zeggen het sorteren, onder omslag steken, frankeren en uiteindelijk verzenden, neemt vaak te veel tijd in beslag.
Lagere foutenmarge
Grote postvolumes laten verwerken door uw werknemers, van sorteren tot frankeren, en dat tegen een strakke deadline, is vragen om fouten. EasyPost staat er op om elk document of pakket zo efficiënt en snel mogelijk te verwerken en tot bij de ontvanger te krijgen. De foutenmarge is laag door automatisering en machines. Wij zorgen ervoor dat fouten verleden tijd zijn.
Optimaal beheer van uw bedrijfsuitgaven
Wanneer u kiest voor EasyPost, vallen een aantal ingrijpende investeringen volledig weg. Denk daarbij aan de inzet van personeel, de aankoop of huur van couverteer- of frankeermachines, en materialen zoals inkt, enveloppen en papier. Bovendien betaalt u telkens slechts voor het effectieve volume post dat u verzendt. Alle post wordt gefrankeerd aan gunstige tarieven en u geniet mee van onze exclusieve volumekortingen. Hierdoor zijn er geen algemene verwerkingskosten en de verzendingskosten dalen voor al onze klanten. U bespaart dus niet alleen op resources, maar ook nog eens op uw factuur.
Een beter overzicht en meer controle
Dankzij EasyPost krijgt u meer controle over en inzicht in uw maandelijkse postuitgaven. U krijgt van ons maandelijks een gedetailleerde factuur van alle verwerkte bedrijfspost en bijbehorende uitgaven. Ook het opsplitsen van uw facturen in verschillende kostencenters, om zo een onderscheid te maken tussen de verschillende afdelingen binnen uw bedrijf, is uiteraard geen probleem.
Verhoging van de productiviteit en efficiëntie
Omdat u uw externe postverwerking volledig uit handen geeft, hebben uw medewerkers alle tijd om zich te focussen op hun kerntaken binnen uw bedrijf. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit van uw personeel, maar ook de bedrijfsresultaten op lange termijn.
Ondernemen is investeren. Door op de juiste manier te investeren, kan uw bedrijf uitgroeien tot een waar succesverhaal. Outsourcing van uw postverwerking is alvast een stap in de goede richting.
Expertise en innovatie
Bij EasyPost geniet u mee van onze jarenlange expertise. Heeft u bijvoorbeeld een wisselend volume aan bedrijfspost of specifieke vragen omtrent uw dagelijkse postverwerking? Dan vindt u bij ons zeker een geschikte oplossing. Bovendien zijn onze experts steeds op de hoogte van alle trends en innovaties in de postsector.
Ook met het oog op de digitale toekomst kunt u op ons rekenen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de opkomst van de digitale aangetekende zending.
Anticiperen op schommelingen in de hoeveelheid post
Voor veel bedrijven is het omgaan met deze voortdurende wisselingen in postvolumes een hele uitdaging. Het is vaak geen constante. Bijvoorbeeld bij het verzenden van facturen en loonbrieven op het einde van de maand. Of bij schommelingen die te maken hebben met bepaalde seizoenstrends of specifieke perioden van het jaar.
Wanneer uw bedrijf het goed doet en steeds meer groeit tot een succesvolle onderneming, is de kans groot dat ook uw uitgaande post meegroeit. EasyPost heeft de nodige middelen in huis om de pieken in uw postverwerking op te vangen, dankzij een ultramodern machinepark.
Benieuwd naar hoe EasyPost u kan helpen om uw postverwerking te optimaliseren?
Wenst u meer te weten over externe postverwerking en hoe EasyPost u kan helpen bij het verwerken van uw dagelijkse bedrijfspost? Neem dan snel contact op met ons! Onze consultants bekijken samen met u de verschillende mogelijkheden voor een optimale postverwerking.
