UW UITGAANDE POST EFFICIËNTER VERWERKEN IN 5 EENVOUDIGE STAPPEN
Ondanks de opkomst van innovatieve digitale oplossingen maken heel wat bedrijven nog steeds gebruik van de klassieke postverwerking. Dagelijks versturen ze nog talloze documenten en pakketten naar klanten, werknemers en andere partijen.
Het gaat vaak over communicatie die niet over het hoofd gezien mag worden of die gevoelige informatie bevat. Zoals facturen, loonbrieven, aanmaningsbrieven of andere officiële documenten. Met andere woorden, documenten die niet geschikt zijn voor e-mailverkeer in een niet beveiligde omgeving. Daarnaast worden er, mede dankzij het succes van e-commerce, ook steeds meer pakketten verstuurd.
Zo’n berg post verwerken is echter een zeer tijdrovende job, die niet altijd even efficiënt verloopt. Het uitbesteden van uw postverwerking aan een externe partner kan dan wel eens de ideale oplossing zijn. Indien nodig worden uw documenten ook nog van omslag voorzien, en wordt alles gefrankeerd en afgeleverd bij een partner zoals bpost voor distributie.
Sommige externe postverwerkingsdiensten gaan zelfs nog een stapje verder. U kunt dan uw post digitaal bezorgen, waarna uw documenten voor u worden afgedrukt.
Lees daarom in deze blog meer over hoe u als bedrijf uw uitgaande post efficiënter kunt verwerken in 5 eenvoudige stappen.
De 5 stappen
STAP 1: CONTROLEER DE CORRECTE VERZENDINFORMATIE
Een eerste cruciale stap in het efficiënt verwerken van uw uitgaande post is het controleren van de verzendinformatie. Indien dit niet nauwkeurig gebeurt, kunnen documenten immers bij de verkeerde bestemmeling terechtkomen of zelf teruggestuurd worden. Aangezien het in de meeste gevallen gaat om belangrijke documenten of betalingsgegevens, kan dat zeer onaangename gevolgen hebben voor zowel uw bedrijf als voor de ontvanger. Het is dan ook belangrijk dat u aan uw partner steeds een adressenbestand bezorgd dat up-to-date is.
STAP 2: SELECTEER DE JUISTE DOCUMENTEN EN KIES DE GESCHIKTE LAY-OUT
De volgende stap is het selecteren van de juiste documenten om te versturen. Daarna is de lay-out van uw documenten en omslagen aan de beurt. Sommige partners bieden zoals eerder aangehaald een dienst aan waarbij het drukwerk digitaal kan worden doorgestuurd en voor u afgeprint wordt.
STAP 3: DE EXTERNE POSTVERWERKER ONTVANGT DE UITGAANDE POST
Uw post wordt opgehaald door of afgeleverd aan uw externe postverwerkingspartner.
STAP 4: HET VERWERKEN VAN DE UITGAANDE POST
Indien gewenst worden uw documenten nog van omslag voorzien, en wordt alles gefrankeerd. Wanneer u uw post digitaal hebt bezorgd en u kiest voor een all-in service, worden uw documenten uiteraard eerst voor u afgedrukt. Ready to go!
STAP 5: DE POST WORDT AFGELEVERD BIJ DE PARTNER VOOR AFLEVERING
Tot slot zal uw uitgaande post afgeleverd worden bij een partner zoals bijvoorbeeld bpost, die instaat voor de bezorging aan de bestemmeling.
DE VOORDELEN?
U bespaart door de outsourcing van deze stappen dus heel wat kosten en tijd. U heeft immers geen medewerkers meer nodig voor het behandelen van uw bedrijfspost en uw overheadkosten dalen aanzienlijk. Daarnaast hoeft u niet langer in te staan voor de aankoop en onderhoud van een frankeermachine, de aankoop van omslagen, enzovoort. Bovendien kunt u met een efficiënte postverwerkingsmethode als deze ook profiteren van gunstige verzendtarieven.
Voor dit volledige proces kunt u rekenen op de expertise van EasyPost. Wij ontzorgen u als professionele partner volledig voor wat betreft uw externe postverwerking.
DE VOORNAAMSTE TROEVEN OM TE WERKEN MET EASYPOST
- Tijdbesparend: u hoeft de post alleen maar klaar te zetten voor ophaling, of ons digitaal te bezorgen waarna wij integraal zorgen voor het printproces. De beschikbare tijd kan aan andere zaken besteed worden.
- Kostenbesparend: geen aanschaf/leasing frankeermachine (+onderhoudskosten) en bovendien genieten we van voordelige frankeertarieven.
- Administratief: duidelijke reporting en facturatie.
- Flexibel: EasyPost biedt ook oplossingen voor klanten wiens volume niet voldoet aan de Mail ID voorwaarden van bpost.
DE 6DE STAP? NEEM CONTACT MET ONS OP.
Wenst u meer te weten over het uitbesteden van uw postverwerking en welke mogelijkheden er beschikbaar zijn? Neem dan snel contact op met Easypost. Onze consultants geven u graag meer toelichting over de mogelijke oplossingen voor uw uitgaande bedrijfspost.
