DE VOORDELEN VAN EXTERNE POSTVERWERKING
Wie dacht dat traditionele papieren bedrijfspost verleden tijd was in dit digitaal tijdperk, vergist zich duidelijk. Nog steeds sturen heel wat bedrijven dagelijks belangrijke documenten per post naar klanten, medewerkers en andere partijen.
Om deze bedrijfspost elke dag verzendklaar te maken, investeerden bedrijven jarenlang in een uitgebreide in-house postkamer. Postverwerking omvat immers heel wat taken, zoals het afdrukken, vouwen, onder omslag steken en frankeren van alle te verzenden documenten. Manueel zou dit proces urenlang duren, maar met de hulp van enkele postverwerkingsmachines gaat het een stuk sneller.
En toch is een interne postkamer niet de meest efficiënte manier om uw bedrijfspost te verwerken en te verzenden. Het kost heel wat geld, tijd en ruimte, resources die stuk voor stuk beter ingezet kunnen worden voor de kerntaken van uw bedrijf. De oplossing is nochtans eenvoudig: externe postverwerking. Hiermee bedoelen we het uitbesteden van uw postkamer aan een expert ter zake. In deze blog informeren we u dan ook graag over de voordelen van externe postverwerking voor uw bedrijf.
Vereenvoudiging van uw postzending
Door gebruik te maken van externe postverwerking door een ervaren postpartner kan u uw dagelijkse postverzending een stuk eenvoudiger regelen. Kiest u voor postophaling door uw outsourcing partner? Dan hoeft u enkel uw te verzenden post te verzamelen in de voorziene postzakken en klaar te zetten op het afgesproken uur voor ophaling. Uw externe postpartner neemt de rest van het postverwerkingsproces voor zijn rekening, dit wil zeggen het frankeren en bezorgen aan de distributeur voor verdere aflevering.
Sommige postbedrijven, zoals EasyPost, bieden echter ook een uitgebreidere postverwerkingsdienst aan, die u volledig ontzorgt van uw dagelijkse bedrijfspost. Het enige dat u dan nog hoeft te doen is uw post digitaal te bezorgen aan uw externe partner. Deze zal de documenten vervolgens afdrukken, van omslag voorzien, frankeren en afleveren bij bpost voor distributie. Beide diensten zorgen voor een sterke vereenvoudiging van uw huidige postkamer zonder daarbij het oog op kwaliteit te verliezen.
Beter beheer van uw bedrijfsuitgaven
Een interne postkamer voorzien van de nodige postverwerkingsmachines mag dan voor heel wat bedrijven een handige oplossing zijn, het kost handenvol geld. U staat immers niet alleen in voor de aankoop en leasing van de verschillende machines, maar ook voor het onderhoud en de aankoop van andere materialen zoals inkt, enveloppen, papier, … Daarnaast moet u ook steeds het geschikte personeel voorzien voor het bedienen van de couverteer- en frankeermachines. Tel deze uitgaven op en u komt aan een stevig investeringsbudget.
Wanneer u kiest voor een externe postverwerking, hoeft u dergelijke investeringen niet meer te doen. Op de koop toe betaalt u telkens slechts voor het volume aan post dat u verzendt en wordt alle bedrijfspost gefrankeerd aan gunstige tarieven door onder meer volumekortingen. U kunt uw budget dus behouden voor bedrijfsprocessen die meer aanleunen bij uw core business.
Verhoging van de productiviteit en efficiëntie
Omdat u met externe postverwerking uw postkamer volledig uit handen geeft, hebben uw medewerkers alle tijd om zich te focussen op de kerntaken van uw bedrijf. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit van uw personeel, maar ook uw bedrijfsresultaten op lange termijn.
Expertise en innovatie
Uw postverwerking uitbesteden aan een externe postpartner heeft het grote voordeel dat u kunt genieten van jarenlange expertise. Heeft u dus bijvoorbeeld een wisselend volume aan bedrijfspost of specifieke aanvragen omtrent uw dagelijkse postverwerking? Dan vindt uw externe postpartner zeker een geschikte oplossing.
Bovendien is een professioneel postverwerkingsbedrijf steeds op de hoogte van de nieuwste innovaties in de postsector. Zo is uw postverwerking ook steeds mee met de toekomst.
Wenst u meer te weten over externe postverwerking en hoe EasyPost u kan helpen bij het verwerken van uw dagelijkse bedrijfspost? Neem dan snel contact op met ons! Onze consultants bekijken samen met u de verschillende mogelijkheden voor een optimale postverwerking.
