WAAROM FRANKEERMACHINES EEN KOST ZIJN EN GEEN INVESTERING

Ondanks de digitalisering maken veel bedrijven nog altijd gebruik van klassieke, fysieke post, bijvoorbeeld voor het versturen van facturen, loonbrieven en aanmaningsbrieven. 

Heel wat organisaties verwerken dus nog hun post manueel in een postkamer. En om grotere hoeveelheden post te verwerken, wordt vaak een frankeermachine ingezet. Deze toestellen kunnen post op een relatief snelle manier zendklaar maken door automatisch te frankeren volgens soort en gewicht. 

Maar is een frankeermachine wel degelijk de meest efficiënte manier om uw post te verwerken? Welke nadelen zijn eraan verbonden? En hoe kan externe postverwerking een meerwaarde bieden? Een antwoord op al deze vragen leest u in deze blog. 

NIET TE ONDERSCHATTEN OVERHEADKOSTEN

Hoewel een frankeermachine grote volumes post kan verwerken en frankeren, zijn er ook kosten aan verbonden. U staat immers niet alleen in voor de aankoop of leasing van zo’n toestel, er moet ook rekening gehouden worden met het onderhoud, de inkt en andere overheadkosten. Als u de optelsom maakt, komt u al gauw aan een stevig bedrag.

Dankzij een externe postverwerker kunnen deze grote bedrijfsuitgaven grotendeels vermeden worden, zodat u uw budget efficiënter kunt inzetten voor andere kernactiviteiten.

BESPAAR TIJD EN GELD

Het inzetten van een frankeermachine betekent dat u personeel moet voorzien om de machine te bedienen en de post erdoor te halen. Dat kost natuurlijk tijd. Tijd die efficiënter besteed zou kunnen worden aan taken die beter aansluiten bij uw corebusiness.

EEN FOUT IS SNEL GEMAAKT

Er kan vanalles verkeerd lopen bij het bedienen van een frankeermachine zonder automatische weegschaalfunctie. Zo kan een medewerker bijvoorbeeld brieven frankeren aan een bepaald tarief, en vergeten om de machine correct af te sluiten. Met als gevolg dat de volgende werknemer die post moet frankeren dat misschien aan de verkeerde tarieven doet.

DEFECTEN EN STORINGEN

In geval van een defect aan uw frankeermachine moet alle postverwerking noodgedwongen stopgezet worden tot de storing is opgelost. Dat kan grote gevolgen hebben voor bedrijven indien het gaat om belangrijke en dringende documenten, zoals aanmaningsbrieven.

INDEXATIE VAN BPOST IN 2022

Door de indexatie van bpost kan de prijs van uw uitgaande post vanaf 1 januari 2022 stijgen tot wel 20%.

Concreet? 

• Prior: + 20,00%
• Non prior: + 3,16%
• Europese zending: + 17,98%
• Zending buiten Europa: + 16,00%

De precieze prijsstijging is uiteraard afhankelijk van uw huidige werkwijze. Zeker als u werkt met een frankeermachine bestaat de kans dat het uiteindelijke kostenplaatje nog hoger uitvalt. Indien u in 2022 hetzelfde volume aan brieven en uitgaande communicatie uitstuurt als in 2021, zit u sowieso met een stevige extra kost. Daarnaast kunt u niet genieten van volumekortingen, ongeacht de hoeveelheid post die u verwerkt. Dit is wel het geval bij een externe postpartner.

EXTERNE POSTVERWERKING: VOLLEDIGE ONTZORGING

Een frankeermachine is zeker een handige tool om uw bedrijfspost te verwerken, maar het kan een stuk efficiënter en goedkoper. Externe postverwerking biedt u de mogelijkheid om uw inspanningen en uitgaven beter af te stemmen op uw corebusiness, zonder in te boeten op kwalitatieve postverwerking. 

Meer nog: u kunt met een gerust hart uw bedrijfspost uit handen geven en de focus behouden waar nodig. 

U geniet in dit geval ook van volumekortingen en specifieke tarieven. Daarnaast hoeft u geen enkele onderhoudskost meer zelf te financieren en investeren in extra materiaal is niet meer aan de orde. Bovendien kunnen uw medewerkers zich volledig toeleggen op de kerntaken van uw bedrijf. Externe postverwerking kan u dus heel wat zorgen besparen.

EASYPOST: UW IDEALE PARTNER

EasyPost helpt u met expertise in het optimaliseren van uw postverzending. We zorgen bovendien voor een rechtstreekse besparing op uw frankeertarieven door een kortingspercentage te bieden in functie van uw volume. Dit percentage kan oplopen tot wel 20%. Benieuwd naar hoeveel u kunt besparen? Bereken het hier! 

Bovenop deze rechtstreekse korting kunt u ook besparen op uw ophaalkosten en wint u tijd. Zo houdt uw bedrijf meer tijd over om te focussen op uw corebusiness.

Wist u dat bij EasyPost zelfs de mogelijkheid bestaat om ons uw post digitaal aan te leveren voor druk en verwerking?

Bent u benieuwd naar wat EasyPost nog allemaal kan betekenen voor uw bedrijf? Neem dan snel contact op!